Background

Sous les conseils et la supervision du Directions pays Adjoint/Opérations, l’Assistant aux Asset a pour tâche:

• La gestion de l’actif;
• Apporte un appui à la gestion globale et au contrôle des actifs non durables et durables du PNUD;
• Administre l’élimination des actifs et le renouvellement ultérieur des données d’inventaire;
• Administre et exécute les processus et transactions en assurant un travail de haute qualité et de précision.
• L’Assistant aux Asset favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant collabore étroitement avec les équipes d’Appui à la Gestion et au Développement des Affaires, de programme et d’opérations du Bureau extérieur, le personnel de projet et le personnel des autres institutions de l’ONU afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service homogène.

Duties and Responsibilities

L’Assistant aura  comme principales tâches :

Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, focalisant son action sur l’obtention des résultats suivants :

• Plein respect de la gestion administrative du matériel, en veillant à ce que la bonne gestion de l’actif soit conforme aux règles, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et à ce que toutes les unités du Bureau extérieur se conforment aux procédures d’inventaire.

Gérer les actifs en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Mise à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier en collaboration avec le staff, le Projet ou l’Unité concerné.
• Saisie  des données dans la base de données de gestion de l’actif (système);
• Appui à la gestion de la sortie d’inventaire des biens matériels;
• Examen des actifs et recommandations concernant la sortie de biens matériels;
• Établissement d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens;
• Préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire;
• Effectuer toute autre tâche assignée par le Directeur des opérations ou le superviseur direct.

Les résultats principaux auront un effet sur l’efficacité de l’unité. Une analyse précise et la présentation d’informations renforcent la capacité et la responsabilité du bureau en ce qui concerne la gestion de l’actif.

L’initiative est un facteur qui contribue de façon décisive aux résultats du travail et à son achèvement en temps voulu.

Competencies

Compétences de base :

• L’Assistant Asset devra avoir un paquet minimum de compétence (Informatique) de manière à pouvoir évoluer de façon autonome avec les outils informatiques.

Ethique et Valeurs :

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité.

Connaissance de l’organisation :

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement.

Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat :

• Auto développement, prise d’initiatives.

Travail en équipe :

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées :

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquée efficacement.

Autogestion et intelligence émotionnelle :

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi;
• Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords;
• Partage de la connaissance / Apprentissage continue;
• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Aptitude à l’encadrement et à l’autogestion :

• Se concentre sur des résultats pour le client et répond de manière positive aux informations reçues
• Aborde le travail régulièrement avec enthousiasme ainsi qu’une attitude favorable et constructive
• Reste calme, maître de la situation et garde sa bonne humeur même sous pression

Required Skills and Experience

Education:

• Avoir un niveau d’études secondaires en administration ou logistique;
• La possession d'un diplôme de niveau universitaire est un atout.

Expérience:

• Au moins 2 années d'experience au niveau national ou international dans le domaine de l’administration, logistique ou la gestion des stocks;
• Expérience  dans une ONG ou une organisation internationale est souhaitée;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langue:

• Très grande maitrise du français parlé et écrit est requise;
• La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.