UNDP Jobs - 72006- Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) du

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) du projet Soutien au Cycle Electoral de Madagascar (SACEM) - (Poste réservé uniquement aux ressortissants Malagasy)

Location :

Antananarivo, MADAGASCAR

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

10-May-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

Un an (renouvelable après évaluation satisfaisante)

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Les élections présidentielles et législatives tenues en décembre 2013 ont sorti Madagascar d’une longue période de crise sociopolitique et abouti au retour à l’ordre constitutionnel. Bien que les résultats aient été acceptés par toutes les parties prenantes et n’ont pas fait l’objet de contestation majeure, il n’en reste pas moins que des observations ont été soulevées concernant notamment la liste électorale, le Code électoral et la participation aux votes.

Les prochaines échéances électorales sont prévues pour 2018 et il importe non seulement de consolider les acquis de 2013 mais aussi d’améliorer ce qui pourrait l’être, vu que des contestations pourraient remettre en cause les avancées obtenues jusqu’ici et freiner l’élan de la promotion de la démocratie.

En se basant sur les acquis du projet d’appui au cycle électoral précèdent, le SACEM vise notamment :

La fiabilité et l’exhaustivité de la liste électorale avec un focus sur l’inscription des femmes et des jeunes ;
La révision du cadre légal pour, d’une part, corriger les défaillances ayant émaillé le processus électoral post conflit et, d’autre part, promouvoir la gouvernance électorale ;
L’amélioration de la communication institutionnelle et de l’éducation civique électorale pour la mobilisation de tous les acteurs et l’appropriation du processus électoral par tous les Malgaches, en particulier les électeurs ;
L’appui aux opérations électorales au cours de toutes les phases du processus, dont l’amélioration du système de transmission des résultats, la formation du personnel électoral et l’appui logistique ;
Une assistance technique pour que la CENI (Commission Electorale Nationale Indépendante) puisse disposer d’experts internationaux pour des besoins spécifiques.

Pour assurer la gestion quotidienne du Projet et garantir l’obtention des résultats attendus selon les normes de qualité requise, il est retenu de recruter du personnel de soutien à l’Unité de Gestion du Projet dont un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e). Ses missions et attributions sont les suivantes :

Duties and Responsibilities

Sous l’Autorité du Conseiller Technique Principal du projet, et la supervision opérationnelle de l’Expert Financier, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) a pour mission :

Veiller à l’administration et la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles, adapter les processus et les procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Conformité des activités financières, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie des Nations Unies et du PNUD ; mise en place d’un système de contrôle interne efficace ; conception d’un système fonctionnel de gestion des ressources financières.
Elaboration d’un cadre et des conditions des contributions relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du projet.
Elaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts, en collaboration avec la Direction du projet.

Veille à l’administration des budgets et au fonctionnement du système de recouvrement des coûts optimal, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Participation proactive dans la planification du budget du projet, suivi des niveaux autorisés de dépenses du projet, en rapport avec le Bureau du PNUD.
Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi de la préparation et des modifications du budget,
Présentation d’informations analysées en profondeur pour la planification de ressources financières du projet, et pour les rapports d’analyse de la situation financière.
Préparation à temps dans Atlas des factures de recouvrement des coûts ;
Elaboration et mise en œuvre d’un système de suivi des revenus, et suivi du recouvrement.

Fournit un appui comptable et administratif au Département des Finances, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Contrôle adéquat des documents de supports des paiements ; revue des rapports financiers du projet;
Maintien d’un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ; que les états de salaire sont dûment préparés ; que les MPOs, demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traités;
Correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées;
Maintien des Comptes Débiteurs et suivi des contributions des partenaires.

Garantit le bon fonctionnement de la gestion de la trésorerie, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Mise à jour régulière de l’information sur les procédures et règlements relatifs aux comptes et transactions;
Saisie régulière des transferts bancaires dans Atlas (Gestion de la Trésorerie/Paiements), sélection du transfert bancaire, notification du « Manager Level 2 » pour approbation;
Préparation à temps des rapprochements bancaires.

Competencies

Professionnalisme :

Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

Leadership :

Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d'un groupe de travail.

Planification et organisation :

Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail.

Communication :

Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique :

Bonne maîtrise de l'outil informatique.

Travail en groupe :

Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Required Skills and Experience

Qualifications académiques :

Niveau de fin d’études secondaires avec certificat en comptabilité et/ou finances;
Diplôme universitaire en Gestion souhaitable.

Expériences :

Au moins 6 ans d’expérience dans les domaines de l’administration et des finances, avec des responsabilités graduelles ;
Connaissance des systèmes de gestion sur internet ;
Grande maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies ;
Expérience en gestion des fonds fiduciaires fortement souhaitable.

Langues requises :

Ecrire et parler couramment le français;
La connaissance de l’Anglais serait un atout.