UNDP Jobs - 73011- Un(e) Stagiaire en Administration et Programme

Un(e) Stagiaire en Administration et Programme

Location :

Bujumbura, BURUNDI

Type of Contract :

Internship

Starting Date :

15-Jul-2017

Application Deadline :

03-Jul-17 (Midnight New York, USA)

Post Level :

Intern

Duration of Initial Contract :

6 mois

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous la responsabilité générale de la Directrice Pays, et la supervision directe du Chargé du Programme VNU, le/la stagiaire aura à accomplir avec soin les services d’appui administratif et programmatique à l’Unité VNU avec efficacité. Il/Elle doit démontrer une approche orientée vers le client, un sens de responsabilité, courtoisie, etc…. et être capable de travailler dans un environnement multi social et multi ethnique. Le/la préposé(e) à ce poste est à la disposition de l’Unité VNU.

Duties and Responsibilities

Appui administratif, Financière, sécuritaire et logistique est assuré dans le respect des procédures et dans les délais :

Appui à la gestion des dossiers de tous les volontaires de l'ONU ;
Appui à la gestion de toutes les correspondances et rapports périodiques (en-ligne) ;
Appui à la gestion des autorisations de voyage des volontaires de l'ONU ;
Appui aux paiements des frais de voyages, des frais d’installations, et des indemnités d’apprentissage ;
Appui à a la logistique relative à l’accueil et l’installation des volontaires ;
Appui aux micro- achats pour l’Unité VNU ;
Appui à a la gestion de toutes les évacuations médicales (éventuels) ;
Appui à la gestion des inventaires des équipements de propriété du programme VNU ;
Appui au classement des dossiers administratifs de tous les volontaires.

Appui en gestion des Ressource humaines est assuré régulièrement :

Appui à la gestion de tous les contrats et le rapatriement ;
Appui aux renouvellements d'affectations, des rapatriements et des remplacements ;
Appui au maintien et suivi des enregistrements dans ATLAS des statuts contractuels de tous les volontaires ;
Appui à la gestion des congés de tous les volontaires ;

Appui effectif à la gestion des programmes est assuré :;

Appui à la gestion et le suivi des programmes ;
Appui au maintien des informations financières sur les dépenses en assistant à l’assistante au Programme VNU dans la préparation du budget des projets et des révisions finales.

Appui aux Agences par la mobilisation des volontaires est assuré :

Appui à la mobilisation des volontaires ;
Appui au traitement des DOA provenant des Agences ;
Appui au suivi pour des remplacements des volontaires rapatries ;
Appui au suivi des affectations des VNU avec les agences partenaires ;
Appui à la gestion des informations sur les modalités de recrutement et gestion des volontaires ;
Appui à la Journée International du Volontariat et à la retraite des volontaires.

Impact des Résultats :

L’accomplissement des résultats principaux a un impact sur les compétences et l'efficacité de l'unité programme VNU, et renforce la capacité du bureau pour promouvoir l'image du programme VNU / PNUD comme contributeur efficace au développement du pays.

Competencies

Compétences professionnelles :

Excellentes compétences rédactionnelles, orthographe irréprochable;
Esprit analytique et de synthèse;
Maîtrise des programmes informatiques de la suite MS Office;
Capacité à organiser des évènements publics;
Connaissance du paysage médiatique burundais.

Compétences générales :

fait preuve d’un esprit positif et créatif ;
Fait preuve/préserver les valeurs d’éthique et d’intégrité ;
Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement ;
Fait preuve d’auto développement et de prise d’initiative ;
Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe ;
Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
Gère les conflits ;
Démontre le sens d’apprentissage et de partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel ;
Adhère aux prises de décisions transparentes et éclairées.

Required Skills and Experience

Education :

Etre inscrit dans un Programme de Master en Administration, Sciences Economiques, Comptabilité et/ou Finance ou dans tout autre domaine similaire ; ou avoir récemment (moins de 12 moins) obtenu un diplôme de fin du premier cycle universitaire (Niveau Baccalauréat) et être disposé à commencer le stage immédiatement.

Expérience :

Avoir des connaissances dans l’administration et programme ;
Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ;
Une bonne maîtrise du système internet est fortement préférable.

Langues Requises :

Parfaite maitrise de la langue Française et bonne connaissance de l’Anglais.

Note :

Cette opportunité de stage est uniquement ouverte aux candidat(e)s de nationalité burundaise;

Conditions:

Le PNUD ne me paiera pas pour mon stage et que tous les frais qui y sont liés doivent être pris en charge par moi ou l’institution qui me parraine;
Le PNUD n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours de mon stage et que je dois, par conséquent, fournir une preuve de mon inscription à un régime d'assurance-santé;
Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin de mon stage.

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.