Background

ONU Femmes est l’Entité des Nations-Unies chargée de la Promotion de l’Egalité des Sexes et de l’autonomisation des Femmes. Au Mali comme dans les autres pays en conflit et en contexte post-conflit, la thématique sur les femmes, la paix et la sécurité est l’un des principaux axes d’intervention de ONU Femmes.

Pour répondre à ces défis, plusieurs projets sont mis en œuvre dans les zones affectées par le conflit, notamment dans les régions du Nord et du Center affectées par le conflit, dans le cadre de son Projet Femmes, Paix et Sécurité. Ce Projet se veut être un appui des Nations Unies aux efforts de consolidation de la paix au Mali.

L’Assistant au Projet à recruter travaillera avec le Coordinateur de Projet de renforcement de la résilience et de la prévention des conflits communautaires pour la cohésion sociale et la paix dans les Régions de Mopti et Ségou. L’Assistant(e) et sera basé(e) à ONU Femmes.

Le Projet sera mis en œuvre en partenariat avec des Agences des NU, des organisations de la société civile, les Ministères de la Réconciliation, de la Promotion de la Femme et de la Jeunesse.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Coordinateur de Projet, le/la Volontaire National des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

Appui administratif au Projet en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Apporter un appui administratif à l’équipe du Projet dans l’organisation des événements, meetings et autres ateliers ;
• Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe du Projet dans la préparation des plans de travail, budgets et propositions dans le processus de mise en œuvre des activités ;
• Appuyer l’organisation et participer aux réunions avec les partenaires du Projet ; en rédiger les minutes, ordres du jour et comptes rendus ;
• Préparer les PowerPoint et d’autres présentations du Projet, assembler les documents de briefing sous l’orientation de la hiérarchie;
• Faire un classement rigoureux de tous les documents programmatiques, relatifs au budget et de support des transactions financières sous la direction du Coordinateur de Projet ;
• Assurer la préparation et le suivi du paiement de perdiems pour le staff du Projet ;
• Identifier les sources, collecter et compiler les données et informations pour la préparation des documents, guidelines, discours et interventions des membres du staff du Projet ;
• Faire des arrangements pour les missions officielles par la préparation des réquisitions et claims y afférents ;
• Rédiger les projets de correspondances non substantielles ;
• Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès facile tout en veillant sur la confidentialité ;
• Organiser et coordonner le classement des correspondances/documents et s’assurer de leur mise à jour régulière ;
• Maintenir à la fois les copies dures et électroniques des classements du bureau en identifiant clairement les différents types de dossiers ;
• Créer et maintenir convenablement les références des dossiers reçus électroniquement ;
• Rédiger les projets de parties de rapports sur l'avancée des activités à la demande du superviseur ou de la direction ;
• Assurer le suivi des dossiers de paiements, de voyages et des courriers aux niveau des partenaires ;
• Soutenir le Projet dans l’examen et la vérification de l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements.

Assister la gestion financière du Projet en mettant l’accent sur les résultats suivants :

• Appuyer l’équipe du Projet dans la gestion financière du Projet ;
• Enregistrer des données dans ATLAS liées à la mise en œuvre et au suivi des activités du Projet et faire le suivi du statut des réquisitions faites dans ATLAS ;
• Préparer les bons d’achat et autres ordres de paiement relatifs aux activités ;
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets quant à la production de pièces justificatives de dépenses liées aux activités du Projet ;
• Organiser, compiler des renseignements des donateurs, de l’équipe du Projet en termes d’inputs des différents documents et bases de données ;
• Appuyer l’équipe du Projet dans le suivi et production de rapports pour les ressources mobilisées ;
• Assister l’équipe du Projet dans le cadre de l’audit et appuyer la mise en œuvre des recommandations des audits ;
• Appuyer l’équipe du Projet en apportant de l’assistance aux partenaires d’exécution dans les processus de mise en œuvre des projets et le suivi de l’utilisation des ressources financières ;
• Appuyer le Coordinateur du Projet en matière de suivi budgétaire ;
• Appuyer le Projet dans la rédaction des rapports d’activités et financiers.

Assister la gestion et la mise en œuvre du Projet en mettant l’accent sur les résultats suivants :

• Assister à la mise en œuvre du Projet conformément au plan d'action ;
• Assurer un appui dans la préparation des documents de partenariats, suivre leur mise en œuvre sur la base des plans d’opérationnalisation et entretenir une bonne des relations avec les différents acteurs impliqués ;
• Appuyer le Projet dans la préparation administrative des dossiers d’appels d’offre et le suivi des processus de sélection des prestataires ;
• Faciliter les relations avec les consultants/tes spécialisé/es dans l’exécution diligente des activités ;
• Appuyer le Projet dans les actions destinées à accroître la visibilité du Projet avec l’appui de l’équipe de communication ;
• Assurer la diffusion régulière et élargie de tous les documents produits dans le cadre de l’exécution du Projet à l’équipe d’ONU Femmes et aux partenaires concernés sous la direction du Coordinateur de Projet ;
• Réaliser toutes autres activités pouvant permettre l’atteinte des résultats du Projet au niveau de l’appui administratif, budgétaire et financier.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le Projet VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du Projet VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), chaque 5 décembre ;
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil ;
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles ;
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du Projet VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Projet d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays ;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

• Une assistance technique a été offerte aux différents partenaires impliqués dans la mise en œuvre du Projet ;
• Un travail d’organisation et de suivi des interventions sur terrain realisé;
• Un appui dans la communication sur le projet sur la paix et la sécurité effectué ;
• Un appui de qualité a été donné dans le cadre de la gestion financière du projet en suivant les normes et standards des Nations-Unies en la matière. 

Competencies

Compétences et valeurs :

• Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service;
• Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation;
• Engagement à l'apprentissage continu : fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail;
• Planification et organisation : fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais ; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et de gérer plusieurs projets / activités;
• Le travail d'équipe et le respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l’égalité ;
• Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;
• Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; la volonté d’être déployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire ;
• Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU. 

Required Skills and Experience

Etude :

• Diplôme universitaire (BAC + 4) en Sciences sociales, Sciences de l’éducation, Droit, Développement local/Rural/Communautaire ou tout autre domaine connexe.

Expérience:

• Une expérience avérée d'au moins 2 ans dans la gestion de Projet;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, , etc.) et une connaissance approfondie d'une base de données, expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet;
• Compétences techniques en communication, production des rapports et procès-verbaux des réunions;
• Habileté à travailler en équipe et conduire des activités avec un degré de supervision limitée;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Etre familier à travailler avec plusieurs partenaires et dans le cadre des Projets conjoints;
• Bonnes connaissances en matière de paix et sécurité et dans la lutte contre les Violences Basées sur le Genre (VBG);
• Une bonne connaissance des règles et procédures des Nations Unies ou une Organisation Internationale serait un atout;
• Etre excellent dans la rédaction, la facilitation et la présentation.

Langues :

• Maitrise orale et écrite du Français est obligatoire ;
• Connaissance de travail de l’anglais écrit et oral ;
• Parler couramment la langue locale de la zone d’affectation. 

Capacité informatique : 

• Maitrise des logiciels informatiques de base et connaissance du logiciel Microsoft package (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de communication sociaux (réseaux sociaux). 

Conditions de vie :

Le Mali est un pays en sortie de crise se relevant d’un conflit au Nord et d’un coup d’Etat. Les conditions de vie et le niveau de sécurité´ varient d’une région à une autre du pays et il est recommander de respecter scrupuleusement les mesures sécuritaires émises par les agents de la sécurité´ du SNU. Le volontaire sélectionné´ devra suivre dès le début de son affectation l’ensemble des formations relatives a` la sécurité´ obligatoires pour tout le personnel des Nations Unies.

Conditions de Service : (National UNV COS_FRE):

La durée de votre affectation est jusqu’au 31 mars 2018, éventuellement renouvelable selon la disponibilité du financement, nécessité opérationnelle et/ou performance satisfaisante. Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à 390,000 FCFA vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable) ; une assurance médicale (avec 3 dépendants maximum), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée. 

NB: les candidatures feminines sont fortement encouragées.