Background

Ethical Fashion Initiative est un programme phare du Centre du Commerce International (International Trade Centre – ITC), une agence conjointe de l’Organisation Mondiale du Commerce et des Nations Unies qui a pour but de rendre les entreprises des pays en développement plus compétitives sur les marchés mondiaux, d’accélérer le développement économique, et de contribuer à la réalisation des Objectifs du Millénaire pour le développement des Nations Unies. Au Burkina Faso et au Mali, l’Ethical Fashion Initiative travaille spécifiquement dans la chaîne de valeur du tissage artisanal, de l’égrenage du coton jusqu’à la transformation des tissus en produits finis. Un réseau d’ateliers textiles a travers le Burkina Faso et le Mali est rassemblé sous l’administration d’un consortium basé à Ouagadougou.

Afin de permettre à l’équipe Ethical Fashion Initiative d’atteindre ses objectifs opérationnels, ITC aimerait recruter un/une Assistante Administrative

Duties and Responsibilities

Fonctions/ Principaux Résultats Attendus :

Résumé des fonctions principales:

  • Appui à la formation des documents de projets ainsi qu’à la mise en œuvre du Workplan du Programme EFI au Burkina Faso et au Mali ;
  • Assistance administrative du Programme EFI au Burkina Faso et au Mali ; 
  • Appui à la mobilisation des ressources.
  • Participation à la diffusion et au partage de l’information et des connaissances ;
  • Gestion de la documentation Programme EFI au Burkina Faso et au Mali.

Fonctions/Principaux résultats attendus :

  1. Appui à la formulation et de la la mise en œuvre du Workplan du Programme EFI au Burkina Faso et au Mali : soutenir la recherche, les analyses et la présentation des informations nécessaires à la formulation et au suivi des programmes et projets.
  2. Assistance administrative Programme EFI au Burkina Faso et au Mali 
  • Assurer les transactions financières entre l’ITC et le PNUD, notamment les Autorisations Financières (AF) et les autres types de transactions financières (par exemple petite caisse) ;
  • Assurer un suivi et un contrôle interne des dépenses, y inclus les actions correctives appropriées relatives aux factures non postées et la revue de toutes les erreurs de saisie ;
  • Effectue les vérifications de budget nécessaires lors des réquisitions, engagements de fonds et facturations ;
  • Assurer un suivi précis des ressources humaines engagés par le projet, y compris suivre la remise des livrables, les évaluations et les paiements.

Appui à la mobilisation des ressources ; assurer le suivi et la revue des accords de contributions et gère les contributions reçues.

Participation à la diffusion et au partage de l’information et des connaissances en se focalisant sur les résultats ci-après :

  • Organisation et suivi administratif des formations Programme EFI au Burkina Faso et au Mali
  • Participation aux réseaux de partage de connaissances et de pratiques
  • Gestion documentaire du Programme EFI au Burkina Faso et au Mali 
  • Suivi du courrier et autre correspondances.

Soutenir l’administration des partenaires secteur privé (ateliers, GIE, etc.) du Programme EFI au Burkina Faso et au Mali, afin de créer des rapports fluides et efficaces entre le projet EFI et les partenaires locaux ;

  • Suivre les fournisseurs locaux pour assurer leur enregistrement auprès du PNUD et les soutenir dans leurs taches administratives ;
  • Suivre le GIE ou autres partenaires locaux dans l’organisation de formations, réunions, conseils d’administrations, comité de pilotage, et visites de clients internationaux ;
  • Soutenir les partenaires dans les taches relatives à la rédaction de rapports et collecte de données (financières, indicateurs de développement, etc.)

Competencies

Compétences générales :

  • Démontre un engagement envers la mission, la vision et les valeurs du ITC/EFI.
  • Fait preuve d’adaptabilité et d’aptitude à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel

Compétences fonctionnelles :

Gestion des connaissances et de l’apprentissage :

  • Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
  • Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.

Développement et Efficacité opérationnelle :

  • Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, le traitement des AFE, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations ;
  • Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.

Gestion et Leadership :

  • Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques.
  • Travaille de manière dynamique et constructive.
  • Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats

Required Skills and Experience

Formation:

  • Etre titulaire d’un diplôme universitaire en Gestion, ou dans le domaine du Secrétariat (Bac + 3 ans), Administration Publique, Economie, Finances, sera un atout et donnera un avantage aux candidats qui en sont titulaires.  

Expérience  professionnelle:

  • Avoir au minimum entre 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans les domaines précités ;
  • Posséder une excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’Internet ;
  • Une expérience des procédures administratives et des outils de gestion du ITC/EFI serait un atout, notamment le système UMOJA ;

Langues :

Excellente maîtrise du Français. La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.