Background

Préambule :

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

11.  Contexte organisationnel :

Les unités de terrain des VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représentent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et rapprochent les services et les solutions des VNU de ses partenaires, des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé

Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies. 

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : 

• Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; 
• Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte?; 
• Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance?; 

• L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; 
• L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte?; 

L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; 

• La gestion de ses congés ; 
• Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; 

• Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies. 

Duties and Responsibilities

Description des tâches :

Sous la supervision directe de  l’Analyste programme VNU, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

Mobilisation des volontaires et appui au déploiement

• Soutenir le déploiement et la gestion des affectations de toutes les modalités des Volontaires des Nations Unies;
• Soutenir le recrutement de Volontaires des Nations Unies nationaux, y compris la mise à jour et l’entretien d'une réserve de talents locaux au niveau national de Volontaires des Nations Unies;
• Tenir les dossiers de tous les Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance et tous les rapports périodiques (en ligne) soient correctement conservés et que les questions connexes nécessitant une action soient portées à la connaissance de son supérieur;
• Surveiller et conserver le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et signaler à son superviseur les mesures de suivi concernant les prolongations d’affectation, les renouvellements et les remplacements;
• Tenir à jour les registres des congés des volontaires et veiller à ce que tous les Volontaires des Nations Unies gèrent les absences conformément aux conditions de service des volontaires des Nations Unies;
• Tenir à jour les registres de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues;
• S'assurer que les documents contractuels initiaux, les formulaires des bénéficiaires et les inventaires des effets personnels des Volontaires des Nations Unies sont à jour et soumis au siège du programme VNU en temps utile, conformément aux dispositions pertinentes du Manuel de sécurité des Nations Unies et les conditions de service des volontaires de l'ONU;
• Assurer la liaison avec le siège du programme VNU et / ou le pays de recrutement en ce qui concerne les arrangements logistiques et de voyage des Volontaires des Nations Unies à l’arrivée et de leurs personnes à charge reconnues;
• Faciliter l’autorisation ou approbation du gouvernement et les visas d’entrée des Volontaires des Nations Unies et de leurs personnes à charge reconnues;
• Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, ouvrir des comptes bancaires et remplir les formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
• Entreprendre des actions pour le soutien local des Volontaires des Nations Unies et des personnes à charge reconnues dans le pays, notamment dans les cas d’évacuation sanitaire, d’évacuation de sécurité ou de décès d’un Volontaire des Nations Unies;
• S'assurer que toutes les conditions sont remplies avant le paiement des droits définitifs aux Volontaires des Nations Unies à la fin de leur mission.

Soutien Administratif et logistique

• Tenir des inventaires de tout le matériel non consommable fourni par le programme VNU et veiller à ce que les registres de tous les articles achetés pour les projets exécutés par le programme VNU soient soumis au siège du programme VNU;
• Tenir à jour les fichiers du bureau général et conserver les informations et les documents de référence de manière à faciliter leur consultation et leur récupération.
• Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins

Appui aux ressources humaines du PNUD

• Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ;
• Assurer le suivi de la gestion des fiches de présences et de congé ;
• Mise en œuvre d’un système de classement des dossiers des Ressources Humaines pour une exploitation plus simplifiée et rapide ;
• Appui administratif dans l’Organisation des processus de recrutement, préparer la matrice de sélection des candidats, participer à la rédaction du PV d’interview ;
• Maintenance des listes du personnel du Bureau Pays, y compris les listes électroniques ainsi que la liste de candidats inscrits dans le roster ;
• Maintenance du classement des dossiers du personnel en collaboration avec la spécialiste ressources humaines

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

• Le déploiement et la gestion des affectations de toutes les modalités des Volontaires des Nations Unies sont soutenus;
• Le recrutement de Volontaires des Nations Unies nationaux, y compris la mise à jour et l’entretien d'une réserve de talents locaux au niveau national de Volontaires des Nations Unies est soutenu;
• Les dossiers de tous les Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays sont tenus, de sorte que toute la correspondance et tous les rapports périodiques (en ligne) sont correctement conservés et que les questions connexes nécessitant une action sont portées à la connaissance du supérieur;
• Le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service  est surveillé et conservé et les mesures de suivi concernant les prolongations d’affectation, les renouvellements et les remplacements sont signalées au superviseur;
• Les registres des congés des volontaires sont tenus à jour et tous les Volontaires des Nations Unies gèrent les absences conformément aux conditions de service des volontaires des Nations Unies;
• Les registres de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues sont tenus à jour;
• Les documents contractuels initiaux, les formulaires des bénéficiaires et les inventaires des effets personnels des Volontaires des Nations Unies sont à jour et soumis au siège du programme VNU en temps utile, conformément aux dispositions pertinentes du Manuel de sécurité des Nations Unies et les conditions de service des volontaires de l'ONU;
• La liaison avec le siège du programme VNU et / ou le pays de recrutement en ce qui concerne les arrangements logistiques et de voyage des Volontaires des Nations Unies à l’arrivée et de leurs personnes à charge reconnues est assurée;
• L’autorisation ou l’approbation du gouvernement et les visas d’entrée des Volontaires des Nations Unies et de leurs personnes à charge reconnues est facilitée;
• Le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée est fourni pour l’ouverture des comptes bancaires et le remplissage des formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
• Des actions pour le soutien local des Volontaires des Nations Unies et des personnes à charge reconnues dans le pays, notamment dans les cas d’évacuation sanitaire, d’évacuation de sécurité ou de décès d’un Volontaire des Nations Unies sont entreprises;
• Un appuie est apporté aux ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU en temps ;
• Le suivi de la gestion des fiches de présences et de congé est assuré et mise à jour ;
• Un système de classement des dossiers des Ressources Humaines pour une exploitation plus simplifiée et rapide est faite ;
• Un appui est apporté à l’administration dans l’Organisation des processus de recrutement, la préparation de la matrice de sélection des candidats et à la rédaction du PV d’interview ;
• Les listes du personnel du Bureau Pays, y compris les listes électroniques ainsi que la liste de candidats inscrits dans le roster sont mise à jour ;
• Maintenance du classement des dossiers du personnel en collaboration avec la spécia-liste ressources humaines.

Competencies

• Intégrité et professionnalisme: expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à formuler un jugement sûr; niveau d'autonomie très élevé, sens de l'initiative personnelle et  capacité à prendre ses responsabilités; volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en faisant preuve de discernement, et en gardant son impartialité et sa neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; réactivité et sens du service.
• Responsabilité : maturité et sens des responsabilités ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.
• Engagement à l'apprentissage continu : esprit d'initiative et volonté d'apprendre de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.
• Planification et organisation : efficacité organisationnelle et aptitude à résoudre des problèmes avérés, capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et dans les délais impartis ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et faire le suivi de son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs projets / activités en parallèle.
• Travail d'équipe et respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; capacité avérée à établir et à maintenir des partenariats efficaces ainsi que des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel et multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de 
• Communication: compétences interpersonnelles confirmées; bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité à effectuer des présentations, à formuler de manière claire et précise différentes options; capacité à faire des recommandations et à les défendre; capacité à communiquer et à faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et à rester serviable avec le personnel, tout en étant objectif, sans montrer d'intérêt personnel; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles;
• Flexibilité, adaptabilité, capacité et volonté de travailler dans les environnements difficiles, éloignés et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des conditions de vie difficiles et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; disponibilité à être déployé(e) /transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire ;
•  Adhésion manifeste aux principes d’engagement volontaire, incluant la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; ainsi qu’aux valeurs fondamentales de l'ONU.

Required Skills and Experience

Niveau de qualifications : Diplôme techniques

 Formation :

• Licence (BAC+3) minimum en administration, comptabilité ou finance ou tout autre domaine similaire souhaitable
• Certification en administration, comptabilité ou finance sera un atout.

Nombre d’année d’expérience :

• 2 ans d’expérience pertinente en administration et/ou services d’appui au programme.

Langue(s) :

• La maîtrise du francais, de l'anglais et de la langue nationale du lieu d'affectation;
• La maîtrise d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Permis de conduire : Non

Capacité informatique :

• Expérience dans l'utilisation d'ordinateur et de logiciels (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
• Une expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web est hautement souhaitable.

Conditions de vie :

La Guinée est située en Afrique de l'Ouest et sa capitale est Conakry qui est la plus grande ville et le centre principal d’activités financiers et économiques avec une forte densité de population. Climat : Guinée dispose la plupart du temps un climat de mousson tropicale, et d’une saison des pluies suivie d’une saison sèche. La saison sèche est influencée par le harmattan. La température moyenne est de 29 °C à 30 °C ; La saison de pluie est de Juin à Octobre. Population : La population de Guinée est d'environ 12.093.349 d’habitants. La population de la Guinée contient environ 24 groupes ethniques différents, avec les Peuls qui constituent 40% de la population. Les autres groupes ethniques comprennent le mandingue, Soussou, Kissi, Kpelle et les groupes non-africains. Religion : Environ 85% de la population est musulmane. Les autres religions pratiquées dans le pays sont chrétiennes, Bouddhistes, hindoues et autres. Sécurité : La Guinée est un pays généralement sûr à visiter, mais il est à noter des moments socio-politiques persistants et de cas de crime surtout à Conakry. Il est sage de ne pas voyager la nuit puisque le vol à main armée a augmenté dans le sud. Nous vous prions de vous référer aux directives de sécurité fournie par le Bureau de UNDSS. Monnaie : la monnaie locale est le Franc Guinée (GNF). 1GNF = 0,0001 USD Santé : Aucune épidémie n’est en cours dans le pays actuellement. Cependant la prise de tous les vaccins prioritaires est exigée.

Conditions de Service : (National UNV COS_FRE) 

Le contrat couvre la periode ci-dessus indiquée, renouvelable selon la disponibilité des fonds, nécessités opérationnelles et performance satisfaisante. cependant il n’y a aucune guarantie soit prolongé au-delà du contrat initial.  Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à 4,961,585.58 GNF  vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale (avec dépendants, maximum trois), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un billet pour le voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée.

En plus de ce qui precede, pour les lieux d’affectation sans famille classifiés sous catégories D ou E selon la classification de ICSC, une indemnité de bien-être sera versée chaque mois ; à raison de 15% de VLA pour le bien-être niveau A et  30% de VLA pour le bien-être niveau B respectivement.

Le programme VNU  est un programme  qui promeut l'égalité des chances et encourage les candidatures de professionnels qualifiés. Le Programme VNU s’engage à assurer la diversité en termes de genre, de nationalités et de cultures.

Pour candidats

Les candidats intéressés devront déposer un dossier de candidature comprenant un formulaire P11 dument rempli à télécharger sur le site www.gn.undp.org, une lettre de motivation, un curriculum vitae actualisé, la copie des diplômes et attestations adressés à : Mr Titus Osundina, Directeur Pays Adjoint (Opérations) Maison Commune des Nations Unies, Corniche de Coléah, Conakry au plus tard le 17/02/2019 à la réception du PNUD. L’enveloppe devra porter la mention Poste : Candidature Assistant Programme VNU