Historique

Le Togo est actuellement à la Vème Législature de la lVème République. Cette Législature est issue des élections libres, démocratiques et transparentes du 25 juillet 2013, jugées satisfaisantes par le peuple togolais et par la communauté internationale. La présente Législature ambitionne de jouer pleinement ses missions régaliennes de législation, de contrôle de l’action du gouvernement et de représentation dans un contexte politique devenu plus favorable à la consolidation d’un Etat démocratique.

Cette Assemblée est composée de députés issus de deux partis politiques, de deux  regroupements de partis politiques et de deux députés non-inscrits. Au titre des partis politiques, on enregistre l’Union pour la République (UNIR) dont le groupe parlementaire compte 62 députés et l’Union des forces du Changement (UFC)  avec 2 députés. Pour ce qui est des regroupements des partis politiques, figurent le collectif sauvons le Togo (CST) avec son groupe parlementaire ANC/ ADDI qui rassemble 19 députés et la coalition Arc-en-ciel qui compte 6 députés.

L’Assemblée nationale ainsi constituée aspire à plus de visibilité  à tous les niveaux; elle doit pour ce faire s’inscrire dans la dynamique de la gouvernance démocratique afin  d’améliorer ses relations avec les électeurs, communiquer sur ses activités en faveur d’un public plus large, développer et favoriser le processus de consultation publique.

Objectif général

L’objectif général de cette activité est de doter l’Assemblée nationale de processus automatisés et rationalisés qui renforcent ses capacités de travail et sa visibilité à travers une amélioration formalisée de son site Web

Objectifs spécifiques

De façon spécifique, il s’agira de:

• Assurer à l’Assemblée nationale l’apport de technologies de l’information et de la communication adaptées à ses missions ;
• Utiliser pour le site de l’Assemblée nationale, un système de gestion des contenus (CMS) plus robuste et plus sécurisé ou qui s’aligne sur celui du projet de refonte de l’écosystème digital togolais  et permettant une plus grande rapidité dans le traitement des textes présentés au Parlement;
• Finaliser sur la base des améliorations apportées par rapport aux contenus Web, une charte Web institutionnalisée et  appropriée à l’Assemblée nationale;
• Assurer à l’endroit du personnel de l’Assemblée nationale, des formations orientées vers la rédaction de contenus Web, le traitement d’image et l’administration du site en vue d’une gestion plus professionnelle.

Devoirs et responsabilités

La conception et la réalisation du site web devraient inclure les tâches suivantes:

• Collecte et analyse des besoins;
• Conception et maquettage de la solution;
• Proposition et validation des propositions techniques et logistiques (Choix du CMS open source, bases de données, plate forme, charte graphique, plate forme d’hébergement  etc..);
• Développement et réalisation du site suivi de test;
• Migration du contenu du site actuel;
• Mise en ligne et référencement;
• Formation des acteurs;
• Maintenance et suivi.

Résultats attendus de la mission

Les résultats attendus sont les suivants:

• Des informations pour l'intégration du contenu du site web sont collectées;
• La maquette du site avec 3 prototypes est réalisée et validée avec un choix ;
• Les propositions techniques et logistiques du consultants sont réalisées et sont validées ;
• La conception graphique du site web est réalisée et validée;
• Le site web est réalisé conformément aux spécifications ;
• L’hébergement du site est assuré;
• Le site web est référencé;
• Le code source est disponible;
• Les documents techniques sont disponibles (conception, exploitation, maintenance, support de formation);
• La formation de l’équipe des éditeurs et des administrateurs est réalisée;
• La maintenance et le suivi sont réalisés pendant au moins 3 mois.

Compétences

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook)

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Qualifications et expériences requises

Education

• Diplôme universitaire de niveau minimum  Bac + 3 dans le domaine des TIC.

Expérience

• Avoir une expérience des 3 dernières années dans le développement de sites et portails Web avec au moins 3 projets déployés;
• Etre spécialisé dans les domaines de développement de logiciels orientés Web.

Langue:

• Parfaite maîtrise du français; et
• Connaissance de l’anglais.

Durée de la mission:

Les délais fixés pour la mise en œuvre sont fixés à deux  (02) mois (hors délais de validation par les services concernés).
Le fournisseur doit proposer un planning détaillé d’implantation et de mise en œuvre ainsi qu’un chronogramme par phase et par intervenant.
La cellule  mettra à la disposition du Consultant toutes les informations et les contacts disponibles nécessaires à l’accomplissement de la mission.
Le Consultant retenu travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe projet de l’Assemblée Nationale sous la supervision du 4ème Vice-président.

Fonctionnalités du site:

Il s’agit d’améliorer les aspects fonctionnel, ergonomique et  graphique du  site de l’Assemblée Nationale  afin que le rendre plus attrayant pour les usagers tout en restant conforme avec la Charte graphique des sites issus de la refonte de l’écosystème digital du Togo et de leurs objectifs de  communication (à savoir intégrable dans un portail pays avec les sites des institutions).

La proposition du nouveau design inclura si nécessaire un meilleur agencement des rubriques sur la page d’accueil et dans les sous-rubriques par rapport à l’architecture actuelle ci-dessus détaillée.

L’optimisation de la page d’accueil pour afficher l’essentiel des informations est recherchée. En somme un équilibre entre l’esthétique et l’ergonomie est souhaité. Il faudra intégrer de nouvelles fonctionnalités au présent site pour être à l’affût de nouvelles technologies telles que :

Flux RSS
Le flux RSS est certainement une des fonctionnalités les plus utiles sur Internet pour permettre de s’abonner afin de recevoir les mises à jour du site.

Fonction mobile
Intégrer une interface mobile sur le site pour favoriser la navigation sur les interfaces mobiles

Médias sociaux
Intégrer des boutons des médias sociaux majeurs (Facebook, tweeter etc..) pour d’une part permettre aux internautes de partager le contenu des pages et d’autres part, d’avoir accès aux publications de de la cellule  sur ces médias.
Outre cette fonction, le prestataire est invité à proposer des outils qui permettront d’intégrer davantage de médias sociaux dans le site.

Module flexible pour l’ajout de formulaire en ligne
Permettre la création au besoin de formulaires sur mesure pour récolter des données avec la possibilité pour les répondants de s’abonner d’office aux services du site.

Statistiques d’accès au site
Quel que soit la plateforme  d’hébergement du site, il est souhaité que le système de gestion du contenu offre une fonction d'analyse complète d'audience du site qui présenterait les données sur la fréquentation du site, de ces pages et la provenance des visiteurs, etc.

Ergonomie et éléments graphiques de base

• La ligne graphique et de l’ergonomie du site doivent être conforment à la charte graphique en vigueur dans le cadre de la refonte de l’écosystème digital du Togo. Toutefois, cette ligne doit respecter  certaines exigences notamment:
• Le site doit être à la fois léger, bien organisé et très attractif;
• L’habillage graphique doit tenir compte de l’aspect institutionnel du site;
• Les différents services et fonctions proposés sur le site (recherche rapide, abonnement, plan du site, fonction d’impression) à prendre en compte doivent être accessibles aux internautes depuis toutes les pages;
• La liste des différentes rubriques doit également s’afficher sur toutes les pages avec pour principe que le passage de la souris sur les titres des rubriques affiche un menu déroulant permettant de découvrir les sous-rubriques (confère la liste des rubrique dans la charte web de l’Assemblée Nationale);
• Le logo de l’Assemblée Nationale et l’armoirie du Togo doivent être présent sur toutes les pages;
• Les liens utiles doivent également s’afficher sur toutes les pages.

Les livrables de la mission

Une  liste, non exhaustive  des livrables à fournir lors de l’implémentation du projet est présentée dans le tableau ci-après. Le consultant pourra la compléter éventuellement et ce conformément à sa méthodologie de travail proposée:

Phase 1 : Etude de l’existant collecte et analyse des besoins 

• L1-Rapport de l’étude, de la collecte des données et de définition des orientations stratégiques.

Phase 2: Conception et validation de la maquette du site et architecture technique.

• L2-Rapport de la conception et de présentation de maquettes (incluant trois maquettes fonctionnelles).

Phase 3: proposition et validation des solutions techniques, logistiques 

• L3- Benchmark pour le choix du CMS;
• L4-Charte graphique & Charte éditoriale.

Phase 4 : Réalisation du Site et test

• L5-Manuel d’installation, de paramétrage et d’utilisation du CMS;
• L6-Dossier technique de la conception détaillée;
• L7-Rapport détaillé des tests.

Phase 5 : Migration du contenu du site actuel

• L8 – Rapport de migration

Phase 6: Mise en ligne et référencement 

• L9-Etat du référencement
• L10-Manuels d’administration des outils du back office
• L11-Manuels d’utilisation et de mise à jour du front office

Phase 8: Formations 

• L12- Rapports des formations

Phase 7 : Maintenance et suivi

• L13- Rapport de suivi et maintenance.

Le Fournisseur est tenue de fournir chaque livrable en  version papier et en  un (01) exemplaire en version numérique.

Tous les livrables seront fournis en langue française. Ils ne seront considérés réceptionnés que s’ils sont validés et approuvés
La  validation des rapports établis par le titulaire du marché interviendra dans un délai de quinze (15) jours ouvrables au maximum à partir de leur remise. Passé ce délai, le Consultant peut considérer de plein droit que les documents remis ne suscitent aucun commentaire de la part de la commission de validation du projet et que par conséquent ils sont validés par cette dernière.

Formation et transfert de compétence

Mise à part les tâches  conception, de réalisation et d’installation, le consultant est tenu d’assurer une prestation de formation permettant le transfert de compétence vers les équipes du projet, à savoir:

• L’équipe éditoriale (réseau des rédacteurs/éditeurs, soit 03 personnes);
• L’équipe des administrateurs du CMS et du back office du site (soit 03 personnes).

Le projet vise à faire évoluer ses besoins en gardant une large autonomie dans la création et la gestion du contenu publié. Suite à cette formation, les équipes internes devront être capables d’assurer la maîtrise de tous les aspects fonctionnels et techniques des outils mis en place (administration, paramétrage, utilisation, mise à jour, intégration des extensions, sécurité, etc.. .).

Les thèmes de formation préconisés pour l’équipe éditoriale

• Introduction aux sites web dynamiques et présentation détaillée du site
• Présentation détaillée du CMS Open source:
• Création de contenu;
• Gestion de contenu;
• Publication de documents;
• Charte photos et retouches d’image;
• La maintenance du site et la mise à jour du contenu;
• La mise à jour de la base de données et l’import export des données;
• L’utilisation des extensions;
• Introduction à la programmation spécifique du CMS Open Source.

Les thèmes de formation préconisés pour les administrateurs:

• Thèmes proposés;
• Introduction aux sites web dynamiques et présentation détaillée du site;
• Présentation du CMS Open Source : Création de contenu, Gestion de contenu, Publication de documents;
• La mise à jour de la base de données et l’import-export des données;
• La gestion des utilisateurs et les sécurités d’accès au contenu;
• La sauvegarde et la restauration du site;
• La mise à jour du CMS Open Source et l’intégration des extensions;
• Introduction de la programmation spécifique du CMS Open Source.

Le consultant, pour l’atteinte des objectifs du projet, peut proposer en fonction du niveau de l’équipe éditorial et des administrateurs, un enrichissement de ces thèmes tout en indiquant la durée pour chaque session de formation. La durée de formation de chaque équipe ne devra pas dépasser 60 heures.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en F CFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire de niveau minimum  Bac + 3 dans le domaine des TIC
• Etre spécialisés dans les domaines de développement de logiciels orientés Web.
• Avoir durant les 3 dernières années une expérience dans le développement de sites et portails Web avec au moins 3 projets déployés.

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience professionnelle avérée et reconnue dans le développement de sites et portails Web (20 points) ;
• Expérience spécialisé dans les domaines de développement de logiciels orientés Web (20 points) ;
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant pour  l’amélioration du site web de l’assemblée nationale» devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.