Historique
Sous la supervision directe du Directeur Pays, l’Associé Exécutif assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Directeur Pays, en toute confidentialité dans les aspects de sa mission. Il s’occupe des procédures du protocole, la gestion du flux d’information et le suivi des délais et des engagements pris. Il/Elle appuiera également le Directeur Pays Adjoint (Programme).
L’Associé Exécutif travaille en étroite collaboration avec la réception, le programme, les partenaires au développement, les opérations, les Agences du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient des informations, actions et instructions, agendas.
Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clé :
- Fonctionnement efficace et efficient du Bureau du Directeur Pays.
- Communication effective et appui à la communication au Bureau.
- Facilitation du renforcement des capacités et la gestion.
1.Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Directeur Pays Programme en mettant l’accent sur les résultats suivants :
- Gérer le bureau du Directeur Pays en assurant un environnement de professionnalisme et de travail en équipe en tout temps, mettre sur pied des standards exemplaires de conduite pour l’équipe du bureau.
- Assurer l’efficience et une gestion discrète de l’agenda du Directeur Pays.
- Organiser des réunions régulières et ad-hoc ; préparer des minutes et résumés des actions à prendre ; retracer le progrès des activités planifiées ; faire le suivi avec les points focaux.
- Filtrer toutes les communications entrantes, les correspondances sortantes soumises à la signature du superviseur, clearance et autre action à prendre par d’autres personnels, si nécessaire.
- S’assurer de la conformité des correspondances au protocole approprié et aux procédures lorsque celles-ci sont adressées au Gouvernement ou autres partenaires externes.
- Faire usage des systèmes automatisés de gestion.
2.Assurer les communications effectives et l’appui administratif au bureau, en mettant l’accent sur les résultats ci-après :
- Maintenir un système de classement qui garantisse la sauvegarde et la confidentialité des matériels. Utiliser un système de classement électronique.
- Coordonner le flux d’information dans le bureau et disséminer les communications venant du Siège et internes au personnel comme exigé.
- Faciliter le partage d’information avec la direction, les partenaires au développement, les équipes du programme et des opérations.
- Faire le suivi des délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination de la collecte des rapports à l’attention du Directeur Pays.
- Préparer les draft des correspondances, les circulaires, les notes de briefing général, les documents, rapports et minutes des réunions comme demandé, des traductions si nécessaire ;
- Coordonner la programmation des réunions du Programme et assurer le suivi des plans d’action et recommandations desdites réunions ;
- Gérer les voyages, réunions, rendez-vous et briefing du Directeur Pays, y compris la préparation des draft de notes contextuelles.
- Maintenir l’état des rapports des équipes, meilleures pratiques, leçons apprises, publication sur l’intranet et compilation des informations sur la mobilisation des ressources en collaboration avec les spécialistes de la communication.
- Donner un appui sur l’organisation des évènements de plaidoyer, si requis.
- Préparer les réquisitions pour les différents achats du bureau.
- Appuyer le personnel dans les processus d’accréditation, de protocole et autres démarches administratives auprès des autorités locales.
- Gérer le stock des fournitures de bureau.
- Préparer les notes verbales pour les demandes de visa.
3.Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :
- Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques.
- Organiser des formations en faveur du personnel du PNUD sur la coordination, l’administration et le protocole.
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficience du bureau du Directeur Pays. L’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du Directeur Pays Adjoint Programme et promeuvent l’image du PNUD / ONU comme un partenaire contribuant efficace au développement du pays. L’esprit d’initiative du titulaire du poste est décisif dans l’atteinte des résultats dans les délais.
Compétences
Compétences Fonctionnelles :
Nouer des partenariats stratégiques
Niveau 1.1. : Mise à jour l’information et la base de données
- Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats
Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances
Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse
- Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles manières plus effectives de faire les choses.
Connaissance et expertise techniques
Niveau 1.1. : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures
- Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
- Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.
- S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.
- Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches.
Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement
Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel
q Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.
Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion
Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion
q Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.
Clientèle
Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients
q Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.
q Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.
Promouvoir la Redevabilité et la Gestion Axée sur les Résultats
Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information
q Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.
Compétences de base
- Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
- Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement
- Développement personnel, prise d’initiative
- Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe
- Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective
- Création des synergies à travers le contrôle de soi
- Gestion des conflits
- Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.
- Information et prise de décision transparente.
Qualifications et expériences requises
-Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) spécialisées en Secrétariat.
-Un diplôme universitaire en Secrétariat de Direction.
-Un minimum de six (06) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise au plan national ou international pour les candidats titulaires d’un Baccalauréat.
-Un minimum de quatre (04) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise au plan national ou international pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire.
- Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.
Maitrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.