Historique

Un/a Asistente de Recepción y Apoyo Administrativo

Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos - OACDH

Solamente serán consideradas aquellas candidaturas recibidas a través de la herramienta disponible en la página Web del PNUD www.py.undp.org / enlace Operaciones / Empleo y que contengan el formulario UNDP P11 firmado (Personal History Form) así como tres contactos para referencias laborales, hasta el día Miércoles 22  de abril de 2015, inclusive

Adicionalmente, deberá remitirse una copia impresa del formulario UNDP P-11 con copias de los certificados relevantes en sobre cerrado, al:

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Mcal. López esq. Saraví – Edif. Naciones Unidas

Asunción, Paraguay

REF:  Un/a Asistente de Recepción y Apoyo Administrativo

Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos - OACDH

Contrato de Servicios basado en condiciones locales.

• Trabajo de tiempo completo y dedicación exclusiva.
• Postulación abierta solamente para nacionales de Paraguay o residentes legales en el país.
• Funcionarios públicos, tanto jubilados como con permiso especial sin goce de sueldo  o contratados, deberán tener un mínimo de tres (3) meses de no haber ejercido la función pública al momento de la aplicación.
• Se alienta la postulación de mujeres calificadas.
• Candidatos internos del PNUD/UN podrán aplicar a esta oportunidad.

Proceso de aplicación:

• Descargue el formulario UNDP P11 Personal History (puede ser encontrado en la página www.py.undp.org Operaciones – Empleo
• Complete, imprima y firme el documento – Escanee y guarde el documento.
• Ingrese nuevamente al anuncio de vacancia a través del vínculo y complete la aplicación.
• Se le requerirá subir el formulario firmado al sitio (favor utilizar el ícono CV).
• Recibirá una notificación automática.
• Remita una copia impresa del formulario firmado y los otros documentos a la dirección citada arriba.

Devoirs et responsabilités

Actividades a ser desarrolladas:

Recepción y Asistencia a la Asesora, con particular atención en lo siguiente:

• Presta asistencia en lo relacionado a la recepción de la oficina de la Asesora, atención telefónica, recepción de Notas, facturas, etc, así como recibir a las contrapartes y/o proveedores que son citados para reuniones de trabajo con la Asesora y/o su equipo.
• Presta asistencia a la Asesora en la agenda de trabajo y personal y mantiene actualizada la información sobre actividades y compromisos.
• Gestión de viajes de la Oficina incluyendo itinerarios, cálculos, autorizaciones de viaje y visas.
• Apoya en la elaboración de notas y comunicaciones de la oficina, incluyendo la puesta en formato oficial, la asignación del número y archivo.
• Responde a las peticiones de información interna y consultas.
• Mantiene los archivos (en papel y electrónicos) y bases de datos para la Oficina de la Asesora.

Asistencia administrativa, realizando las siguientes tareas:

• Lleva a cabo, bajo una supervisión mínima, toda la gama de trabajos de oficina y apoyo administrativo para el buen funcionamiento del plan de trabajo de la Oficina Asesora en derechos humanos, por lo general proporciona asistencia directa a los y las colegas del equipo.  Prepara en particular las solicitudes de pago, monitorea los pagos y los gastos, prepara informes mensuales de administración, etc.
• Apoya en las medidas administrativas necesarias para las misiones y reuniones, incluyendo los arreglos de viaje, alquiler de salas de conferencias y equipos, preparación de listas de asistencia y materiales de fondo y cualquier acción de seguimiento.
• Proporciona apoyo logístico durante las misiones y reuniones para el personal, expertos y participantes externos;
• Apoya en lo pertinente al enlace con la encargada del área administrativa y otro personal de la Sección del Centro de Operaciones del Administrador de servicios local PNUD, en relación con las cuestiones administrativas.
• Asegura el flujo de información fluido y eficaz; prepara y procesa la información confidencial; colabora en el desarrollo de sistemas de oficina y procedimientos administrativos, de acuerdo con las reglas del PNUD y de OHCHR, según corresponda.
• Organiza el inventario de publicaciones en existencia en la oficina.
• Realiza una variedad de tareas administrativas y logísticas, en particular las vinculadas con la organización de reuniones, reservas, suministros de oficina y las órdenes de equipos, etc.), incluyendo la preparación y / o tramitación administrativa de solicitudes / documentos (por ejemplo, las solicitudes de viaje, las declaraciones de gastos, vales, solicitudes de visado, etc.)
• Sustituye a la encargada del área administrativa financiera en su ausencia.

Apoyar en cualquier otra actividad que sea designada por sus supervisores.

 Resultados Esperados:

• Agenda de la Asesora y su equipo actualizada periódicamente.
• Agenda de contactos actualizada periódicamente.
• Procesos realizados en tiempo y forma.
• Información proveída en tiempo y forma.
• Archivos y legajos completos, ordenados y correctamente etiquetados.
• Viajes locales e internacionales de la Asesora y su equipo realizados sin inconvenientes ni atrasos.
• Archivos de pagos de la oficina completos, ordenados y debidamente etiquetados.
• Archivo de asistencia del personal, procesos de selección y contratos de servicios actualizado.
• Archivo de notas remitidas y recibidas, completo, actualizado y debidamente etiquetado.

 Supervisión:

El servicio será prestado bajo la guía y supervisión general de la Asesora en Derechos Humanos, y la Coordinación de la persona encargada del Área Administrativa y Financiera.

 Duración de Servicio:

 El contrato tendrá vigencia de 7 (siete) meses, con posibilidades de renovación sujeto a evaluación de desempeño y disponibilidad de fondos.

Compétences

Competencias Corporativas:

• Demuestra compromiso con la misión, visión y los valores de Naciones Unidas.
• Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
• Comparte conocimientos y experiencia.
• Trabaja activamente en equipo hacia su desarrollo personal y profesional, trabaja sobre su plan de aprendizaje y aplica nuevos conocimientos adquiridos.

Competencias Funcionales:

• Habilidad para desarrollar una variedad de tareas especializadas relativas a la Gestión por Resultados (RBM), incluyendo apoyo al diseño, planificación e implementación de los proyectos, manejo de datos e informes.
• Focalización en resultados para el cliente. Respuesta positiva a la retroalimentación.
• Excelente nivel en comunicación oral y scrita, con habilidades para elaborar múltiples y variados informes, comunicados, etc.
• Capacidad para trabajar en equipos heterogéneos y en relaciones interinstitucionales.
• Trabaja con energía y actitud positiva y constructiva.
• Permanece calmo/a, en control y de buen humor, incluso bajo presión.
• Demuestra apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas.

Qualifications et expériences requises

Educación

• Bachillerato concluido.  Estudiante universitario/a, de la rama de Administración, Finanzas, Contabilidad, Psicología laboral u otras carreras afines de preferencia.
• Se valorarán cursos relacionados al área.

Experiencia profesional

• Mínimo 4 años de experiencia general en trabajos de orden administrativo.
• Se valorará experiencia especifica anterior en gestiones administrativas, como logística, archivo, pedido de cotizaciones, o administración de personal.
• Deseable al menos 1 (una) experiencia de trabajo con Organismos Internacionales o Proyectos Sociales.
• Será altamente valorada la experiencia y conocimiento del trabajo de Organismos que trabajan por los Derechos Humanos.

 Idiomas:

• Excelente dominio del español, tanto oral como escrito –lengua materna
• Deseable que cuente con conocimientos de inglés (working knowledge).

 Habilidades informáticas

Buen manejo de herramientas informáticas tales como: Word, Excel, Correo electrónico, etc.

Se valorará experiencia en uso de  sistemas corporativos utilizados en Organismos Internacionales.