Historique

El área de seguridad ciudadana del PNUD brinda asesoría técnica y apoyo a la programación de las Oficinas de País y a la implementación de proyectos regionales procurando fortalecer las capacidades en gestión, formación de alianzas estratégicas y distribución del conocimiento en áreas prioritarias en América Latina y el Caribe. 

El proyecto Gestión de la Información basada en evidencias para la seguridad ciudadana en América Central apunta a fortalecer el diseño de políticas basadas en evidencias, a través del mejoramiento de la calidad y comparabilidad de estadísticas ciudadanas regionales y una mayor coordinación y colaboración regional en estrategias efectivas de seguridad ciudadana en El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá, Belice, Costa Rica, la República Dominicana y Nicaragua. Este proyecto pretende lograr un mejoramiento significativo de la calidad de la información sobre la seguridad ciudadana basada en evidencias que se maneja en América Central, y brindar regularmente datos periódicos, confiables y de alta calidad para los tomadores de decisión.

El proyecto obtendrá dos resultados: El fortalecimiento del diseño de políticas basadas en evidencias, y el fortalecimiento de capacidades para analizar y brindar informaciones para la toma de decisiones sobre políticas de seguridad ciudadana. Estos resultados se alcanzarán a través de: (1) el mejoramiento de la capacidad regional y nacional de recopilación, monitoreo y procesamiento de información sobre seguridad ciudadana y su utilización en la toma de decisiones y formulación de políticas en ambos niveles; (2) el fortalecimiento de capacidades de la sociedad civil para recopilar, analizar y procesar datos sobre seguridad ciudadana y monitorear políticas y programas de seguridad ciudadana; y, (3) el apoyo a la gestión de conocimientos a nivel regional para profundizar el conocimiento y la comprensión de las causas fundamentales de la violencia e inseguridad, y promover exitosas políticas y prácticas de seguridad ciudadana.

El proyecto es ejecutado por el PNUD a través de la Unidad de Coordinación Regional en El Salvador, apoyada por equipos nacionales en El Salvador, Guatemala, Honduras, Belice, Costa Rica, República Dominicana y Panamá.

Devoirs et responsabilités

El objetivo principal es brindar apoyo administrativo y logístico a la unidad regional del proyecto “Gestión de la información basado en la las evidencias’’, bajo la función de asistente administrativa/o de proyecto.

Las principales tareas a realizar serán las siguientes:

Apoyo a la gestión financiera del proyecto  

• Llevar un archivo físico y un archivo electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, los informes del PBB, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se le requieran.
• Mantener actualizado el archivo físico y el archivo electrónico sobre las Solicitudes de Pago.

Apoyo a la gestión técnico-administrativa del proyecto 

• Apoyo en preparación de cartas, emails, términos de referencia y otros documentos no sustantivos.
• Apoyar los procesos de selección y contratación de personal (incluso de consultorías) y archivar los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico.
• Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales.
• Realizar los trámites para la adquisición de los equipos y materiales, después de ser aprobada la adquisición.
• Archivar los documentos relacionados con las adquisiciones tanto en el archivo físico como en el archivo electrónico.
• Registrar la correspondencia de entrada y salida y archivarla tanto físicamente como en el archivo electrónico.
• Mantener actualizado el inventario de bienes del proyecto y asegurar que tienen su código de identificación. Actualizar en el inventario el lugar de los bienes, cuando se dé el caso. Informar por escrito la perdida y/o daño de los bienes.
• Llevar la lista de asistencia del personal del proyecto, registro de vacaciones, permisos y  seguros.
• Organizar, actualizar y documentar los archivos en general, tanto en el archivo físico como en el archivo electrónico.
• Llevar un control de los pagos por los servicios comunes del espacio físico/oficina donde se localice el proyecto y que se carguen en el mismo (renta, teléfonos, mantenimiento, apoyo ICT y otros servicios).
• Ingresar y utilizar la herramienta corporativa del Service Track para los procesos internos operativos y logísticos.

Apoyo administrativo y logístico para el desarrollo de misiones del proyecto 

• Elaborar las solicitudes de autorizaciones de viaje y realizar el trámite de aprobación cuando hayan sido firmadas por la persona que viajara.
• Buscar itinerarios de viaje y adquirir los boletos.
• Reservar alojamiento y asegurar el transporte.
• Realizar los trámites para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales. 
• Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios a integrantes y/o consultores pagos  de los proyectos que atienden una misión.
• Dar seguimiento a la entrega de los informes de las misiones.
• Archivar tanto físicamente como en el archivo electrónico la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.).

Apoyo administrativo y logístico para la organización de talleres y eventos del proyecto  

• Elaborar las autorizaciones de viaje, si son necesarias, y realizar el trámite de aprobación cuando hayan sido firmadas por la persona que viaje.
• Apoyar a los participantes de los talleres y eventos en la búsqueda de itinerarios de viaje y la adquisición de los boletos.
• Apoyar en la reserva de alojamiento en los países en donde se desarrollaran los talleres y eventos.
• Realizar los trámites para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales a las personas participantes en los talleres y eventos.
• Contratar refrigerios y alimentación para los eventos, llevando para las mismas listas de asistencia que permitan respaldar los pagos posteriores.
• Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios a los integrantes y/o consultores del proyecto que participan en el taller o evento.
• Dar seguimiento a la entrega de las memorias, relatorías y/o informes sobre los talleres o eventos.
• Archivar tanto físicamente como en el archivo electrónico la documentación relacionada con los talleres y eventos (memorias e informes, listas de participantes, temarios de los talleres y eventos, etc.).
• Apoyar en invitaciones u confirmaciones de participantes.
• Apoyo en realización de presentaciones, edición de presentaciones ppt, etc

Compétences

Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo:

• Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD
• Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.

Habilidades personales:

• Promueve un ambiente de aprendizaje; facilita el desarrollo de competencias individuales y de equipo.

Alianzas y Redes:

• Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.

Orientación hacia resultados:

• Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
• Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerlas

Desarrollo y eficacia operacional

• Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes.
• Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo.
• Capacidad para dirigir la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.

Gestión y Liderazgo:

• Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios
• Muestra habilidades de resolución de conflictos
• Demuestra fuerte habilidad de comunicación oral y escrita
• Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.

Qualifications et expériences requises

Estudios

• Educación secundaria completa.
• Formación superior acreditada mediante título universitario en Ciencias Administrativas, Derecho, Ciencias Sociales, Economía o carreras afines.
• Se valorará cursos sobre adquisiciones, gestión de presupuesto, administración de empresas/proyecto y/o contabilidad.

Experiencia

• Experiencia y alto desempeño demostrado en posiciones de asistencia administrativa y logistica de proyectos y programas de al menos 5 años de ejercicio profesional.
• Se valorará la experiencia de trabajo previo en el PNUD y en todo el Sistema de las Naciones Unidas.
• Excelente manejo de programas informáticos como el MS Office (Word, Excel, Outlook y Power Point).
• Se valorará experiencia de trabajo con la herramienta ERP/PeopleSoft.
• Se valorará experiencia de trabajo en Centroamérica, con gobiernos centroamericanos, con agencias de cooperación y/o con organismos internacionales en la subregión.

Idiomas  

• Dominio del español e inglés intermedio.

Nacionalidad:

• Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos salvadorenos/as o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo vigente para laborar en el país. 

Nota:

Todas las aplicaciones pueden incluir sólo un archivo adjunto que consta de un currículum y  P11 PNUD  - formulario de antecedentes personales firmado. Las aplicaciones sin la firma P11 completado serán tratados como incompleta y no serán consideradas para una evaluación adicional.

• Se contactará a los candidatos calificados unicamente dentro de la lista corta.
• No se considerarán las solicitudes recibidas después de la fecha límite.