Antecedentes

La Côte d’Ivoire connait une stabilité sociopolitique et économique relative depuis la crise post électorale de 2010-2011. Le pays entre dans une phase critique du processus de stabilisation et de relèvement communautaire. La démilitarisation et le retour à l’accalmie dans des zones affectées pendant des années par le conflit auront des conséquences très positives sur la libre circulation des personnes et des biens, les échanges socio-économiques inter communautaires et le rétablissement de la confiance.

C’est dans un contexte de paupérisation de la population et de l’absence de la cohésion sociale que le Président de la République a mis en place le Groupe de Travail sur la Réforme du Secteur de la Sécurité (GT-RSS) en vue, d’une part de trouver une réponse définitive aux problèmes liés à la mise en œuvre du DDR et d’autre part, de mener des réflexions profondes sur l’outil de défense et de sécurité sans oublier tous les secteurs impliqués dans la Réforme du Secteur de la Sécurité (RSS).

Des travaux du GT-RSS entérinés par le Conseil national de la sécurité est sortie entre autre la Lettre de politique DDR. Conformément au décret n° 2012-787 du 08 août 2012 portant création, attributions, organisation et fonctionnement de l'Autorité pour le Désarmement, la Démobilisation et la Réintégration des ex-combattants en abrégé ADDR constitue la seule structure en charge du processus DDR.

Le PNUD s’est engagé à apporter un appui technique et financier au Gouvernement de la Côte d'Ivoire, dans la mise en œuvre du processus de DDR, en collaboration avec les différents partenaires et acteurs présents en Côte d'Ivoire. Le présent projet financé par le gouvernement Japonais vise la réintégration de 800 ex combattants et 145 membres de la communauté.

Deberes y responsabilidades

Sous Coordination du Conseiller technique Principal et la supervision du gestionnaire de projet, l’assistant administratif, financier et logistique  les tâches ci-après:

• Faciliter et coordonner les relations de service;
• Assurer la mise en œuvre des tâches relatives aux activités financières et administratives;
• Assurer la gestion logistique du projet.     

• Préparer les correspondances, les rapports financiers, les mémos, les circulaires, fax, rédigés par le superviseur pour sa signature et mise en forme des documents confidentiels rédigés par celui-ci;
• Gérer les courriers départ/arrivée et contrôler sa qualité (enregistrement et numérotation des courriers entrés et sorties dans les registres préparés à cet effet);
• Rédiger les lettres de routine, y compris les requêtes ordinaires;
• Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de remboursement des frais de mission;
• Préparer les réunions du personnel et prendre les notes et préparer les comptes rendus à la demande du superviseur;
•   Concevoir et mettre à jour un système de classement de dossier;
• Mettre à jour les divers manuels utilisés par le superviseur;
• Tenir à jour les répertoires des interlocuteurs (fonctionnaires du gouvernement ou personnes privées) et des services en relation avec les activités du projet;
• Participer à toutes les activités du projet;
• Appuyer la préparation des audits, évaluations et les revues;
• Effectuer toutes autres tâches que le superviseur pourrait lui confier.

• Rédiger toutes correspondances relatives à l’administration et aux finances;
• Analyser les documents relatifs aux finances et à l’aide de l’outil ATLAS;
• Effectuer les paiements et faire le suivi auprès des finances;
• Faire les réquisitions en tenant compte du Plan de Travail Annuel (PTA) des projets;
• Procéder à l’encodage des projets avec l’appui des opérations du PNUD et faire les révisions budgétaires à travers ATLAS;
• Faciliter la signature des conventions avec les ONG et partenaires;
• Faire le suivi des fonds reçus des bailleurs de fonds;
• S’assurer de la pertinence des dépenses en fonction du PTA, des lignes budgétaires et des activités;
• Préparer les révisions budgétaires;
• Assurer la gestion administrative, financière et logistique des séminaires ateliers et réunions;
• Contribuer à la production d’éléments financiers et comptables nécessaires pour les audits;
• Assister les responsables des programmes dans la vérification des dépenses et du budget des projets dans ATLAS ainsi qu’à l’élaboration du Plan de Travail;
• Vérifier l’état des inventaires et production des documents y afférant;
• Gérer les stocks des intrants et fournitures diverses du bureau;
• Appuyer les  achats locaux (préparer les réquisitions, le soumettre à l’approbation du superviseur et procéder au paiement) en conformité avec les règles et les procédures en la matière;
• Participer à l’élaboration des rapports périodiques, à travers la fournitures des rapports financiers;
• Participer au suivi et à la vérification définitive des comptes;
• Veiller à la bonne gestion et à la maintenance des meubles et espaces annexes servant des bureaux;
• Veiller à la bonne maintenance des locaux;
•  Veiller au bon entretien du parc automobile, à la bonne gestion du carburant et pièces de rechanges et superviser le travail des chauffeurs;
• Tenir tout document comptable et financier.  

Assurer la gestion logistique du projet

• Vérifier quotidiennement les carnets de bord des véhicules;
• Planifier les entretiens périodiques, la maintenance préventive et corrective des véhicules pour qu’ils soient dans un bon état de fonctionnement et suggérer les réformes éventuelles;
• Réclamer auprès des garages les faiblesses enregistrées dans les entretiens et réparations des véhicules ainsi que préconiser les actions correctives appropriées;
• Contrôler les mouvements, les parcours (Kms) et les consommations de carburant des véhicules ;

• Classer les demandes d’utilisation des véhicules à des fins non officielles et garantir leur validité;
• Assurer la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres;
• Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
• Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules du Bureau (Véhicules affectés aux Unités, en custody ou au garage);
• Préparer les bons d’entretien des véhicules et certifier les factures des garages;
• Préparer les bons de carburant des véhicules;
• Produire les rapports périodiques de consommation de carburant;
• Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs;
• Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
• Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets du bureau du projet;
• Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel mise à jour et correctement renseigné. 

Competencias

• Esprit d’écoute et de discernement;
• Disponibilité et efficacité;
• Pensée stratégique et analytique;
• Orientation des résultats et Engagement pour l’excellence;
• Prise de décision appropriée et transparente;
• Etre capable de travailler dans un environnement multi sectoriel;
• Avoir une bonne aptitude à travailler sous pression et faire preuve d’une grande responsabilité dans un milieu de diversité culturelle;
• Etre dynamique, avoir une bonne présentation, le sens des relations humaines et du travail en équipe.

Habilidades y experiencia requeridas

Education

• Etre titulaire d’un diplôme professionnel de secrétariat-comptabilité (BTS DUT) , logistique ou équivalent.

Expérience professionnelle

• Justifier d’une expérience professionnelle de cinq (5) années dans le domaine de l’assistance au projet en comptabilité et en logistique;
• Avoir une connaissance du système ATLAS et des normes IPSAS;
• Avoir d’excellentes capacités organisationnelles et être en mesure de produire des résultats de qualité dans les délais impartis;
• Avoir une bonne connaissance du domaine de la gestion administrative,financière et des procédures financières d’achat;
• Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du Système des Nations Unies (SNU);
• Justifier de bonnes capacités rédactionnelles (correspondances, rapports, comptes rendus etc.);
• Avoir une connaissance de la préparation et de l’organisation des ateliers et séminaires;
• Etre disponible pour travailler à temps plein et résider en dehors d’Abidjan, en région dans son lieu d’affectation;
• Avoir un esprit d’initiative et d’équipe développé ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité;
• Avoir une très bonne maîtrise de l’internet et de l’outil informatique: traitement de texte (Word); tableur (Excel); Graphique (PowerPoint). 
  

Niveau de langue requis

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
•  Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Note:

• Etre de nationalité Ivoirienne .