Antecedentes

Le poste d’Assistant(e) Administrative et de Ressources Humaines  est localisé au Burundi à Bujumbura est sous la supervision directe de la Chargée des Opérations de l’UNFPA.

L’Assistant(e) Administrative et de Ressources Humaines contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du programme de coopération à travers l’appui à la gestion des ressources humaines, la gestion administrative, logistique et à l’exécution des processus et transactions y relatives en veillant au respect des règles et procédures de l’UNFPA.

Il/elle  travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des partenaires de mise en œuvre pour la fourniture de services de qualité.

Il/elle a une  approche axée sur les résultats et orientée vers la satisfaction des besoins du personnel et des partenaires.

Deberes y responsabilidades

• Il/elle appuie l’organisation des recrutements du personnel national et des consultants;
• Il/elle fait le classement et tient à jour des dossiers du personnel national, des contrats de services et des consultants;
• Il/elle fait le suivi de l’expiration des contrats et de l’évaluation des performances du personnel (tout type de contrats) et initie le processus de renouvellement des contrats s’il y a lieu;
• Il/elle et engage dans le système Atlas le processus de paiement des honoraires des consultants;
• Il/elle, en tant que « Leave Monitor » assure le suivi des absences du staff et procède aux réconciliations mensuelles dans Atlas ;
• Il/elle élabore et met à jour régulièrement la liste du personnel pour les besoins de la sécurité;
• Il/elle élabore le plan de congés et en assure le suivi;
• Il/elle contribue au renforcement des connaissances et compétences du staff en partageant les procédures, règles et directives en matière de gestion des ressources humaines et mis à jour le staff sur tout nouveau développement;
• Il/elle appuie l’administration des ateliers, conférences, retraites du bureau en s’assurant de la documentation des présences, la gestion des pauses café/déjeuner;
• Il/elle classe régulièrement tous les documents, organise les fichiers électroniques et optimise l’accès aux informations relatives aux ressources humaines et à la gestion du carburant;
• Il/elle assure la gestion du carburant du bureau tout en maintenant un système efficace qui permet un réapprovisionnement dans les délais afin d’éviter toute rupture de stock;
• Il/elle calcule la consommation de  carburant par véhicule et soumet un rapport mensuelle sur la consommation;
• Il/elle saisit les données, les transactions dans ATLAS (réquisitions) pour appuyer la gestion financière du programme en relation étroite avec les chargés de programme et assurer le suivi des transactions jusqu’au résultat final  en relation étroite avec l’Associé(e) au procurement;
• Il/elle assiste l’International Operations Manager (IOM) dans les activités du Secrétariat et assure le secrétariat des réunions aux opérations;
• Il/elle exécute  toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions confié par son superviseur.

Competencias

Valeurs

• Etre un modèle;
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies;
• Etre ouvert à la diversité culturelle;
• Etre ouvert au changement.

Compétences de base

• Atteindre les résultats;
• Avoir le sens des responsabilités;
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle;
• Mener une réflexion stratégique et analytique;
• Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations;
• Communiquer pour l’impact.

Compétences Fonctionnelles

• Adapter la gestion des ressources humaines à l’orientation stratégique de l’organisation;
• Attirer la main-d’œuvre et veiller au renforcement des capacités;
• Respecter les droits et répondre aux besoins du personnel;
• Apporter un soutien logistique;
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports;
• Gérer les flux d’information et de travail;
• Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois;
• Contribuer à l’analyse des données financières.

Habilidades y experiencia requeridas

Education: 

• Diplôme de fin de d’études secondaires;
• Une formation en ressources humaines est un atout;
• Un diplôme universitaire dans le domaine approprié est un avantage.

Expérience:

• 5 ans d’expérience en dans un poste similaire;
• Capacité à rédiger des rapports simples et concis;
• Expérience dans la gestion des ressources humaines;
• Expérience dans  une organisation internationale constitue un atout;
• Expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue un avantage;
• Avoir une bonne connaissance des applications courantes de logiciel de bureau (Word, Excel, Internet, Powerpoint).

Langue:

• Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.

Autres informations relatives au poste :

• Processus de recrutement : sélection sur dossier, test écrit, entretien;
• L’UNFPA se réserve le droit de ne donner aucune suite au  présent avis de recrutement;
• Seules les candidatures présentant un intérêt pour l’UNFPA recevront une suite.  

Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise

Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

L’UNFPA est un environnement « non-fumeur ».