Antecedentes

La République du Mali a connu des événements qui ont donné un coup d’arrêt à son processus démocratique. Le Gouvernement de Transition dans sa mission, s’est fixé comme objectifs la reprise des régions du Nord et l’organisation des élections. Afin d’appuyer le rétablissement de la démocratie et renforcer la paix, la stabilité politique et sociale, il s’avère nécessaire de soutenir le processus démocratique de la République du Mali. Dans ce contexte, le Gouvernement du Mali a sollicité les Nations Unies afin de s’assurer l’appui des partenaires pendant le processus électoral conduisant aux élections communales prévues pour le 26 avril 2015. Le projet d’appui à ce processus électoral devra à cet effet apporter au Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MATDAT), à la Délégation Générale aux Élections (DGE), à la CENI et aux autres institutions de la République du Mali impliquées, une assistance technique de qualité dans toutes les opérations nécessaires à la bonne conduite du processus électoral afin d’en garantir l'efficience, la transparence, la crédibilité et la sécurité.
 
Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement le MATDAT, la DGE et la CENI pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute une ou un Chargé des approvisionnements/procurement.
 

Deberes y responsabilidades

Sous l’autorité du Représentant Résident et sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), le titulaire est responsable de mettre en œuvre dans son domaine d'expertise les actions et tâches contribuant à la mission de l'UGP comme définie dans ses termes de références.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes:

• En collaboration avec le MATDAT, établit le plan d'approvisionnement mettant en évidence le calendrier des acquisitions, les budgets y afférents et les spécifications pour les appels d'offres;
• Prodiguer une assistance technique et des conseils de qualité à le MATDAT en matière d'acquisition des biens et services;
• Elabore des outils de formation en vue de contribuer au renforcement des capacités de le MATDAT en matière d'approvisionnement;
• Gérer, coordonner et superviser toutes les activités en matière d'approvisionnement liées aux élections;
• Rechercher, négocier et gérer les chaines d'approvisionnement appropriées pour les différents besoins en biens et services manifestés par le MATDAT;
• Développer et maintenir un système adéquat de suivi et de traçabilité des différentes transactions et assurer une documentation adéquate et pertinente pour le contrôle de conformité de la qualité des biens et services fournis, ainsi que des délais de livraison et paiements aux fournisseurs;
• Développer et appliquer les critères pertinents d'évaluation et de sélection des offres soumises;
• Elaborer et proposer les documents d'appel d'offres et d'appel à soumission et de manifestation d'intérêt, avec les critères techniques, les propositions d'arrangement pour ces acquisitions, en conformité avec les procédures du PNUD;
• En liaison avec les utilisateurs finaux, s'assurer de la conformité technique et de la valeur financière des propositions reçues et de leur adéquation avec les règles et procédures du PNUD;
• Certifier la livraison des biens et services et, en liaison avec la section Opérations du PNUD, s'assurer des paiements aux fournisseurs dans les délais requis;
• Etablir le registre des inventaires des équipements acquis dans le cadre du projet électoral et gérer le processus de suivi et de transfert éventuel de ces biens, en veillant à une tenue régulière des documents légaux accompagnant les mouvements de ces biens dans le respect des procédures du PNUD;
• Produire régulièrement les rapports requis sur le déroulement des activités d'approvisionnement et de gestion des biens;
• Assurer un respect strict des règles d'approvisionnement du PNUD, le respect scrupuleux des règles et procédure en la matière;
• Suivre et évaluer le respect des règles et procédure d'approvisionnement par les sous-contractants du projet élections;
• Exécuter à la demande du CTP toute tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP.

Impact of Results

Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance électoral en République du Mali. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement malien dans son effort de réalisation d’élections transparentes, démocratiques, et influencera la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral, et plus généralement l’appui au processus d’acquisition des biens et services.

Competencias

Compétences Fonctionnelles:

Professionnalisme:

• Aptitude à apporter un appui-conseil de qualité et à exécuter les acquisitions pour le projet;
• Capacités à dialoguer avec des responsables politiques ou administratifs de très haut niveau;
• Faire preuve d’une aptitude à planifier et à organiser son propre travail ainsi que celui des autres;
• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Communication:

• Parle et écrit avec clarté;
• Capacité d’écoute développée;
• Interprète correctement les messages des autres et réagit de façon appropriée;
• Adopte une aptitude à partager facilitant le partage de l’information avec les collègues et les partenaires.

Planification et Organisation:

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies du bureau;
• Identifie les activités et tâches prioritaires;
• Modifie les priorités selon les besoins en accord avec la Responsable de l’Unité;
• Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener ses tâches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Leadership et Organisation:

• Collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs du bureau;
• Sollicite l’avis des collègues et partenaires si nécessaire et valorise leurs idées et leurs compétences;
• Met en avant l’intérêt de l’équipe avant son intérêt personnel;
• Soutient et agit en conformité avec la décision du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position;
• Partage les réussites de l’équipe et accepte la responsabilité de ses échecs.

Souci du client:

• Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients »et tient compte des demandes  des clients en information;
• Etablit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
• Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées;
• Se tient régulièrement informé pour anticiper sur les besoins en information humanitaire.
• Compétences corporatives:
• Faire preuve d’intégrité en suivant les valeurs et éthiques standard des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Montrer une capacité d’adaptation et de sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge;
• Traiter tous les gens de manière équitable et sans favoritisme.

Habilidades y experiencia requeridas

Education:

• Titulaire d’un Master en sciences économiques ou de gestion, finances, comptabilité ou équivalents;
• Certification en procurement du PNUD est un atout.

Experience:  

• Au moins 5 années d’expérience professionnelle dans le domaine des achats ou administration;
• Parfaite connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière d'approvisionnement, de gestion et finances, acquisition des biens et services;
• Expérience avérée en matière de gestion d’un projet sous la modalité "Basket Fund";
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel...).

Language:

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable;
• Une solide connaissance pratique de l’Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires.