Antecedentes

Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint (Opérations) et la supervision directe de l’Analyste aux Achats, l’Assistant(e) aux Achats fournit des services d’achats et acquisitions de qualité et avec précision. L’Assistant aux Achats promeut une approche orientée vers les clients, compatible avec les règles et procédures du PNUD.

 

L’Assistant aux Achats travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et des projets dans le bureau et avec le personnel du Siège.

Deberes y responsabilidades

Résumé des fonctions clés:

  1. Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  2. Appui aux processus d’achats
  3. Mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement
  4. Contrôle des Assets du Bureau
  5. Mise à disposition des services logistiques
  6. Appui au renforcement des capacités et partage des connaissances

 

1.Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats ci-après:

  1. Conformité des activités d’achats et acquisitions aux règles, procédures, politiques et stratégies du PNUD/UN.
  2. Contribution aux processus d’achats du Bureau et dans l’élaboration du Manuel de Procédures Interne en matière d’achats et la logistique en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

 

2.Appui aux processus d’achats du Bureau, des projets NEX/DEX et sur la demande des autres Agences en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats ci-après:

  1. Contribution à la préparation du plan d’achats du Bureau.
  2. Appui à l’organisation des processus d’achats y compris la préparation des documents de RFQs, ITBs ou RFPs, réception des offres, quotations, propositions, et faire l’évaluation préliminaire.
  3. Préparation des Bons de Commande et des contrats à l’intérieur et à l’extérieur de Atlas, préparation des Bons de Commande récurrents pour les contrats de services (Consultants), la création des profils des prestataires dans Atlas, maintenant du système de classement de l’Unité d’Achats. Assume la fonction de « Buyer » dans Atlas.
  4. Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les Bons de Commande sont préparés et dispatchés. Actions correctives sur les Bons de Commande avec erreur de budget ou autres problèmes.
  5. Mise à disposition d’information pour la préparation du recouvrement des coûts dans Atlas des services rendus aux autres Agences.

 

3.Contribution à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats ci-après:

  1. Mise à jour de la base des données (rosters) des prestataires.

 

4.   Assurer un contrôle judicieux des Assets du Bureau en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats ci-après:

  • Préparation des rapports d’inventaires.
  • Mise en œuvre des inventaires et vérification physique au sein du Bureau et dans les Projets.

5.Mise à disposition de services logistiques en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats ci-après :

  1. Achats des billets d’avions et préparation des bons de commande, dédouanement et enlèvement des effets, organisation de la maintenance des véhicules, facilités pour les conférences.
  2. Appui à la tenue des enquêtes sur les DSA, agences de voyages, entretien des véhicules, hôtels, facilités pour les conférences

 

6.Appui au renforcement des capacités et partage des connaissances en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  1. Participation à la formation du personnel du Programmes et des Projets sur les Achats.

     2. Contribution aux réseaux des connaissances et communautés de pratiques 

 

Impact des Résultats

Les résultats ont un impact sur l’exécution des services d’achats du Bureau en termes de qualité et de la précision du travail. L’enregistrement de données précises et l’approche orientée vers les clients renforce la capacité du bureau dans la gestion des services d’achats et approvisionnements.

Competencias

Compétences Fonctionnelles :     

 

Nouer des partenariats stratégiques

 

Niveau 1.1. : Mise à jour l’information et la base de données

  • Analyser l’information d’ordre général et sélectionner les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats

 

Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances

 

Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse

  • Rechercher les  meilleures pratiques et initie de nouvelles, manières plus effectives de faire les choses.

 

Connaissance et expertise techniques

 

Niveau 1.1. : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

  • Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
  • Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles  relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.
  • S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.
  • Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches.

 

Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement

 

Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

q  Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

 

Elaboration et Implémentation des Systèmes de Gestion

 

Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

q  Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.

 

Clientèle

 

Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients

q  Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.

q  Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.

 

Promouvoir la Responsabilité et la Gestion Axée sur les Résultats

 

Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information

q  Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de responsabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.

 

Compétences de base

  1. Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
  2. Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens de jugement
  3. Développement personnel, prise d’initiatives.
  4. Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe
  5. Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective
  6. Création des synergies à travers le contrôle de soi
  7. Gestion des conflits
  8. Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.
  9. Information et prise de décision transparente.

Habilidades y experiencia requeridas

  • Diplôme d’études secondaires (Baccalauréat) avec une certification spécialisée en Achats ; et/ou

 

  • Diplôme universitaire en Gestion, Administration Publique

 

  • Un minimum de cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans le domaine des Achats et en Administration, sur le plan national ou international, est requis pour les candidats titulaires de diplômes d’études secondaires (Baccalauréat) ;

 

  • Un minimum de trois (03) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des Achats et en Administration, sur le plan national ou international, est requis pour tous les candidats titulaires d’un diplôme universitaire en gestion, administration publique.

 

  • Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et une expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion électronique.

 

  • Connaissance des systèmes automatisés d’achats.

 

Maîtrise du Français. La connaissance de l’Anglais est un atout.