Antecedentes

4919 RSC 2016 - Consultoría para la Implementación de Módulos de Transparencia Documental y Trámites Regulares Estructurados del SIGOB

Duración del contrato: (3) meses

País: Panamá

 Antecedentes generales y breve descripción del proyecto:

A lo largo de 24 años, el Proyecto Regional “Fortalecimiento a las capacidades de gestión para la gobernabilidad democrática” más conocido por el acrónimo SIGOB del término “sistemas para la gobernabilidad”, ha contribuido al fortalecimiento de la transparencia y efectividad de gestión y a un enfoque de gobierno por resultados, a través de sistemas, procesos y métodos de gestión pública. Operando desde su sede en Asunción, Paraguay, SIGOB es un proyecto regional que agrupa a una red de expertos en toda América Latina y que trabaja a través de la modalidad de cost-sharing con los gobiernos beneficiarios en procesos de asesoría técnica y desarrollo de capacidades en instituciones del sector público de nivel central, sub-regional y local, de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.  El enfoque SIGOB es una metodología desarrollada en el PNUD que se basa en los principios de gobernabilidad en democracia estructurados en métodos e instrumentos de gestión que propician el ejercicio de gobierno bajo criterios de transparencia, efectividad, coordinación intra e inter institucional y  participación ciudadana. Los sistemas, métodos y soporte informático SIGOB son productos de conocimiento de PNUD-DRLAC que se actualizan permanentemente y condensan miles de horas de experiencia acumulada en proyecto con decenas de instituciones, cientos de personalidades políticas de la región y miles de funcionarios públicos.

El SIGOB cuenta con metodologías y sistemas de trabajo que ordenan y solucionan problemas vinculados a la gestión pública. La oferta corporativa del SIGOB está basada en sistemas de gestión pública. El profesional tendrá como objetivo participar activamente en la implementación de los Sistemas del SIGOB bajo la metodología que se dispone para tal efecto.

Mayor información en (www.sigob.org)

Objetivo General:

El objetivo de la consultoría es el fortalecimiento de las capacidades de gestión de la alta dirección, mediante la implantación de las propuestas de organización y trabajo, de métodos e instrumentos desarrollados por el proyecto regional del SIGOB como la oferta corporativa del PNUD para la alta dirección de los gobiernos. Para ello el proyecto regional tiene metodologías estandarizadas de implantación de sistemas de trabajo, que deben ser rigurosamente ejecutadas para mantener la calidad del servicio prestado.

La persona que resulte electa para formar parte del Proyecto Regional SIGOB, para esta contratación, deberá apoyar:

• La implementación del sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC): TRANSDOC tiene como objetivo propiciar la transparencia y agilidad en la gestión documental de la correspondencia oficial, que ingresa, circula o sale de la institución, este trabajo lo desarrollará en las instituciones que se le asigne;
• La implementación del sistema de Trámites Regulares Estructurados (TRE): Tiene como objetivo la racionalización de procesos administrativos, jurídicos o producción, diseño de work-flow, seguimiento de actividades y cumplimientos de tiempos y métricas de eficiencia, proporciona métodos e instrumentos para acoplar cualquier necesidad de almacenamiento de información en los Módulos de Información y Análisis relacionados (MIA) al trámite racionalizado.

Deberes y responsabilidades

Alcance del Trabajo:Bajo la supervisión y orientación del coordinador del SIGOB, el profesional prestará servicios para la implementación de sistemas de gestión en las instituciones, mediante la aplicación del enfoque, método y proceso de trabajo de los sistemas de trabajo del SIGOB.

Para esto se deberá contemplar las siguientes actividades en general:

En lo particular para TRANSDOC:

• Implementar las Mesas de Entrada/ Mesas de Salida que la institución haya decidido establecer;
• Realizar la capacitación a los usuarios contraparte sustantivos y operativos en los instrumentos informáticos de gestión de documental (cliente/servidor y web);
• Apoyar en la identificación de los flujos documentales, de tal manera que le permitan construir las Guías de Direccionamiento de documentos según los temas y competencias legales de cada ámbito institucional;
• Prepara informes de funcionamiento con indicadores de gestión que señalen las fortalezas y debilidades en el proceso documental de cada ámbito;
• Preparar las recomendaciones de carácter normativo que deberán ser incorporadas en el funcionamiento institucional para garantizar la sostenibilidad del Sistema de Transparencia Documental.

En lo particular para TRE:

• Participar en la identificación y racionalización de los primeros procesos comprometidos con la institución a la cual haya sido asignado;
• Participar el compendio y estudio de la norma que regule el proceso, para verificar si es susceptible de mejoras sustantivas soportadas en el uso de los instrumentos;
• Realizar la capacitación a los usuarios contraparte sustantiva y operativa en los instrumentos informáticos del sistema de Trámites Regulares Estructurados;
• Participar en la definición de datos de los repositorios relacionados a los trámites a través del uso de los Módulos de Información y Análisis relacionados;
• Preparar un escenario de pruebas y verificar el funcionamiento de los procesos con los usuarios finales.

Resultados esperados y entregables:

• Documentos de Parametrización de TRANSDOC. Constituye 33% del trabajo. A los 29 días calendario contados a partir del inicio de contrato;
• Documentos de Parametrización de TRE.  Constituye 33% del trabajo. A los 60 días calendario contados a partir del inicio de contrato;
• Reporte de capacitación a usuarios.  Constituye 34% del trabajo. A los 90 días calendario contados a partir del inicio de contrato.

Competencias

• Gran capacidad de análisis, investigación, financiera, escrita y comunicación; planificación de eventos y capacidad de facilitación;
• Capacidad para promover la gestión del conocimiento y un entorno de aprendizaje a través de excelentes relaciones nterpersonales;
• Demostrar su compromiso con la misión, visión, valores de UNDP;
• Familaridad con Marco de Control Internacional y otros Principios de Contabilidad;
• Mostrar sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y de edad.

Habilidades y experiencia requeridas

Educación:

• Licenciatura en áreas de análisis de sistemas, administración pública, economía, ciencias sociales, políticas, derecho, ingeniería industrial o similares.  (Valor 10%).

Experiencia:

• Experiencia en el desempeño de funcione asociadas a la implementación de sistemas.  (valor total 15%). (Desglose de valor total: hasta 1 año: 5%, mas de 1 año hasta 3 años: 10% y más de 3 años: 15%);
• Participación en implementaciones de sistemas de gestión de instituciones públicas como miembro del equipo de implementación o como usuario/receptor.  (valor total 20%). (Desglose de valor total: hasta 1 año: 5%, mas de 1 año hasta 3 años: 10% y más de 3 años: 20%);
• Experiencia en impartir capacitaciones.  (valor 15%). (Desglose de valor total: hasta 1 año: 5%, mas de 1 año hasta 3 años: 10% y más de 3 años: 15%);
• Experiencia comprobable como usuario avanzado en la utilización de Excel (como uso de fórmulas, y relacionamiento para análisis de datos y reportes gerenciales), PowerPoint (presentaciones animadas, hipervínculos, patrones) Word (índices, estilos,). Documentos y hojas de cálculo en línea de Google.  (valor 10%).

Idioma:

• Excelente dominio del idioma español, oral y escrito.

Entrevista: (valor 30%).

Propuesta Financiera:  (valor 30%).

Requerido: Un computador portátil para el desarrollo de actividades.

Indicaciones para el envío de su propuesta:

La propuesta deberá remitirse en idioma español, haciendo referencia en el asunto del correo al proceso No. 4919 RSC 2016 IC - Contratación de un (1) Consultor para la Implementación de Módulos de Transparencia Documental y Trámites Regulares Estructurados del SIGOB y debe hacerse llegar al correo electrónico abajo descrito a más tardar el 10 de febrero de 2016 hasta las 23:59 (GMT -5) hora de la República de Panamá.  No se recibirán las propuestas que se presenten posteriormente a la fecha y hora indicada.

Dirección de correo electrónico: adquisiciones.rclac@undp.org

Las porpuestas que no sean enviadas a este correo no serán consideradas.

Los procedimientos para adquisición de los servicios objeto de este llamado serán los del Programa de la Naciones Unidas para el Desarrollo.

Este proceso está dirigido a personas naturales en carácter individual. Cualquier oferta recibida de una persona jurídica o de dos (2) o más personas naturales conjuntamente, será rechazada. De igual forma serán rechazadas todas aquellas ofertas de consultores que hayan participado en la elaboración de los términos de referencia o fase previa a esta consultoría, según sea el caso.

Los consultores individuales deberán presentar los siguientes documentos debidamente identificados en archivos PDF (máximo 4MB por correo) debidamente firmado.

• Breve descripción de por qué el individuo considera que él / ella es el/la más adecuada para el trabajo;
• Propuesta financiera debe incluir los honorarios especificados en una suma global (lump sum), la cual será establecida en función de las condiciones de pago alrededor de los productos esperados;
• Carta debidamente presentada de la confirmación de interes y disponibilidad utilizando el modelo proporcionado por el PNUD en el enlace debidamente firmada; conteniendo una breve descripción de por qué el individuo considera que él/ella es el/la más adecuada para el trabajo;
• Formulario P11 debidamente completado y firmado, (favor utilizar el formato del enlace) indicando toda la experiencia pasada de proyectos similares;
• Referencias, datos de contacto (correo electrónico y número de teléfono) del candidato y por lo menos tres (3) referencias profesionales.  En caso de que las referencias no contesten a la solicitud efectuada por el PNUD para brindar referencias escritas, se solicitará al consultor que provea otros en su defecto.  En el evento que una de las referencias sea negativa, la oferta será rechazada;
• Beneficiario: declaración de nombre, cédula, dirección y teléfono de un beneficiario en caso de muerte. Esta información es mandataria en el evento de que el consultor resultara adjudicado;
• Hoja de Vida (opcional).

Debe incluir los honorarios especificados en una suma global (lump sum), la cual será establecida en función de las condiciones de pago alrededor de los productos esperados. Favor utilizar el formulario proporcionado por el PNUD del enlace.

Viajes:

Todos los gastos de viajes deben ser incluidos en su propuesta financiera.  Esto incluye todos los viajes para incorporarse a la oficina/o viajes durante la consultoría en caso de que apliquen.  En general, PNUD no aceptará los costos que excedan las tarifas en clase económica.   En el caso de que un contratista individual desee viajar en una  clase más alta el/ella puede hacerlo utilizando sus propios recursos.

 En el caso de que surja un viaje imprevisto como parte de la consultoría, el pago de los gastos de viaje, alimentación y gastos terminales deben ser acordados con anticipación, entre el área y el contratista individual, y serán reembolsados utilizando los formularios correspondientes (F-10) según las normas PNUD.

Evaluación:

Se utilizará el método de puntuación combinada - en donde las calificaciones se ponderarán con un máximo de 70%, combinándose con la oferta financiera, la que se ponderará con un máximo de 30%.

En el evento que el nombre del consultor se encuentre incluido en la listas de proveedores suspendidos o removidos del PNUD, la propuesta será rechazada.

• Valor de los criterios técnicos; 70%;
• Valor de la oferta financiera; 30%.

Evaluación técnica: Sólo los oferentes que alcancen el máximo de 70% del total de puntos indicado para la evaluación técnica se considerarán habilitados técnicamente y pasarán a la evaluación económica.

Evaluación financiera: En una segunda etapa, se evaluará las ofertas financieras de los consultores técnicamente habilitados.

El comité evaluador recomendará la adjudicación de la oferta que alcance el mayor puntaje combinado.

Este proceso está dirigido a consultores expertos en su carácter individual.  Se rechazarán ofertas de empresas o de dos o más consultores ofertando conjuntamente, así como de aquellos cuyas referencias sean negativas.

Adjudicación:

La unidad de adquisiciones del PNUD se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta y de anular el proceso así como de rechazar todas las propuestas en cualquier momento con anterioridad a la adjudicación del contrato, sin incurrir por ello en ninguna responsabilidad con relación al oferente que se viera así afectado y sin tener la obligación de informar al oferente u oferentes afectados de los motivos de dicha acción.