Antecedentes

Contexte Organisationnel :

L’Unité Gouvernance a pour mission principale d’appuyer la gestion du Programme Pays dans les domaines et thématiques d’appui à la bonne gouvernance avec un accent sur la lutte contre la corruption, la promotion des droits humains et l’équité de genre. L’Unité contribue à l’analyse des tendances politiques, sociales, économiques et institutionnelles, dirige la formulation, la gestion et l’évaluation des activités de programme sous sa responsabilité et fournit des services conseil.
Sous la supervision directe du Team Leader de l’Unité Gouvernance, l’Associé au programme est chargé de l’exécution des services dans l’Unité Gouvernance du bureau PNUD/Sénégal. L’associé au programme appuie la conception, la  planification et la gestion du programme Gouvernance par la gestion des données et la facilitation de l’exécution du programme. L’associé au programme est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du PNUD.
L’Associé au Programme collabore étroitement avec la Division des opérations, l’Unité Appui Programme du bureau PNUD/Sénégal et du siège du PNUD en vue de résoudre des questions de gestion du portefeuille de l’Unité.
 

Deberes y responsabilidades

Résumé des fonctions clés :

  • Appuie la mise en œuvre des stratégies du programme, adapte les procédures et méthodes ;
  • Assure l’appui à la gestion administrative et financière du programme de l’Unité Gouvernance ;
  • Assure l’Appui à la création des partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la Stratégie de mobilisation des ressources ;
  • Appui à l’Acquisition et au partage de la connaissance au niveau du bureau du PNUD.

Appuie la mise en œuvre des stratégies du programme, adapte les procédures et méthodes, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Présentation d’informations minutieusement recherchées pour la préparation de, UNDAF, CPD, CPAP, utilisation efficace des outils RBM et positionnement de cibles de gestion (BSC). Création des mécanismes de suivi de l’utilisation des outils RBM et de la maintenance des bases de données RBM;
  • Développement en collaboration avec les autres membres de l’équipe et les partenaires principaux (projets, directions nationales) des plans annuels de travail des projets;
  • Présentation d’informations minutieusement recherchées pour la formulation du programme Gouvernance, appui à la préparation des documents de projet,  budgets, propositions relatives aux dispositions de la mise en œuvre;
  • Suivi des indicateurs de performance/ critères de réalisation, cibles et jalons, préparation des rapports.

Assure l’appui à la gestion administrative et financière du programme de l’Unité Gouvernance; avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

  • Travaille à l’exploitation efficace d’ATLAS (insertion des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière et administrative rigoureuse et saine des projets de développement;
  • Exploite et analyse les rapports de gestion sur atlas ;
  • Procède à la création des projets dans ATLAS,  les rephasages budgétaire et mandataire, la révision des attributions de projet et du statut du projet, la clôture opérationnelle et financière des projets de développement ;
  • Participe à l’analyse de la situation financière et opérationnelle du portefeuille de l’Unité, l’identification des goulots d’étranglement et autre problèmes, la proposition de solutions idoines ;
  • Participe à la revue et au traitement trimestriels des rapports financiers et d’activités des projets NEX ; la cohérence et la rationalité entre les rapports financiers et les rapports d’activités trimestriels, et la proposition de mesures pour les corriger ; l’insertion des rapports financiers dans ATLAS ;
  • Assure le suivi des décaissements des programmes/projets à travers ATLAS : l’état des décaissements trimestriels et annuels ; l’examen des rapports de décaissement consolidés (CDR)
  • Appuie la gestion des contributions des partenaires dans ATLAS ;
  • Assure la préparation des bordereaux non-PO pour les projets de développement ; le maintien du système de contrôle des dépenses internes qui assure que les bordereaux traités sont conformes et complets, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans ATLAS ; les bordereaux non postés sont régulièrement corrigés, y compris les bordereaux avec des erreurs de budget, des erreurs d’exception budgétaire, les bordereaux non approuvés ;
  • Assure la création de réquisitions dans ATLAS pour les projets de développement, l’enregistrement des bons de réception dans l’ATLAS,
  • Vérifie le contrôle du budget pour les réquisitions, les bons de commande et les bordereaux de paiement.
  • Participe à la fourniture de données pour l’audit des projets NEX, l’appui à l’opérationnalisation des recommandations des audits NEX et Bureau Pays ;
  • S’assure de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement dans les délais prescrits et conformément aux procédures.

Assure l’Appui à la création des partenariats stratégiques et mise en œuvre de la Stratégie de mobilisation des ressources avec pour objectif de parvenir aux résultats suivants:

  • Etablissements, étude et mise à jour des informations sur les bailleurs de fonds, préparation du profil et des données de base des bailleurs, la création de contacts avec les homologues des bailleurs;
  • Mise en œuvre et suivi des accords de partenariat de l’Unité Gouvernance et des stratégies de mobilisation des ressources, appui à la préparation des rapports;
  • Préparation de présentations sur powerpoint en vue de partager les activités de mise en œuvre du programme.

Appui à l’Acquisition et au partage de la connaissance au niveau du bureau du PNUD avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

  • Organisation et animation de  formation et de séances d’informations pour le personnel des  projets du programme;
  • Synthèse des leçons tirées et des meilleures pratiques en matière de programme;
  • Contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.
  • Toutes autres tâches que son superviseur jugera bon de lui demander.

Impact des Résultats

  • Les résultats clés ont un impact sur la performance globale de l’Unité Gouvernance en termes de fourniture d’appuis conseils économiques et stratégiques. Une analyse, un enregistrement et une présentation des informations précises facilite une bonne mise en œuvre du programme.

Competencias

Compétences et facteurs clefs de succès

Compétences fonctionnelles :

Gestion des connaissances et de l’apprentissage :

  • Partage de connaissances et d’expériences;
  • Travaille activement pour le développement personnel, réalise son plan de formation et applique les nouvelles compétences récemment acquises;
  • Fait preuve d’initiative pour renforcer la mise en œuvre des activités de l’Unité Gouvernance.

Efficacité opérationnelle de développement :

  • Apte à exécuter toute une gamme de tâches spécialisées liées à la gestion des résultats, y compris l’appui à la conception, à la planification et à la mise en œuvre d’un programme, à la gestion des données, à l’établissement de rapports;
  • Est capable d’élaborer des notes, courriers, etc.;
  • Est capable de gérer des budgets, contributions et conduire des analyses financières;
  • Apte à fournir des données sur le processus des affaires, la mise en place de nouveaux systèmes, y compris les nouveaux systèmes de base sur la TI.

Leadership et autogestion :

  • Se concentre sur l’impact des résultats au niveau du client et réagit positivement aux commentaires;
  • Travaille constamment avec énergie et une attitude positive et constructive;
  • Tisse de solides relations avec les clients, se focalise sur les résultats pour le client et réagis rapidement et positivement aux feedback ;De nature calme et contrôlant son humeur même sous pression ;
  • Démontre une disponibilité pour le changement et une capacité à gérer des situations complexes

Compétences Générales :

  • Démontre son engagement à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs ;
  •  Respecte les différences personnelles et culturelles (genre, religion, races, nationalité et âge).
  • Promeut l'éthique et l'intégrité.

Habilidades y experiencia requeridas

Formation :

  • Fin d’études secondaires,
  •  Diplôme universitaire en Economie, ou en sciences sociales, gestion de projets, Administration,  serait un atout mais non un requis.

Expérience :

  • 6 ans d’expérience professionnelle progressivement au niveau administratif ou programme;
  • Expérience dans l’utilisation des outils informatiques et connaissance des logiciels courants de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint, etc) et connaissance avancée du tableur et base de données expérience dans la manipulation des systèmes de gestion basée sur le web.

Langues requises :

  • Maîtrise parfaite du Français;
  • Bonne connaissance de l'Anglais.