Antecedentes

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Kinshasa où le présent poste, qui peut être transferé ailleurs pour des bésoins opérationels, est initialement attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif pour ce Bureau, qui sera basé (e) à Kinshasa.

Le (la) titulaire de ce poste sera sous la supervision générale de la Chargée de l’Administration et des Finances et la Supervision directe du Chargé de l’Administration Assistant. Il (elle) sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein de la section/unité.

Il (elle) sera particulièrement responsable de la gestion de l’aspect voyage au sein de l’unité en veillant à une bonne organisation des voyages officiels selon les règles du système des Nations Unies en la matière.

Deberes y responsabilidades

• Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale;
• Aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement;
• Prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives à l’administration;
• Interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi ;
• De sa propre initiative ou sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances, dresser les rapports spéciaux et les évaluations et préparer les pièces justificatives demandées se rapportant aux tâches d’administration générale  et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont  confiées ;
• Assister le Chargé de l’Administration Assistant dans le processus d’établissement et de renouvellement des contrats de bail et de gardiennage ainsi que des lettres d’entente (MOU) en mettant en place et à jour une base des données incluant toutes les informations pertinentes ;
• Contacts avec les visiteurs et le personnel, prise des rendez-vous et des notes des réunions, agir en tant qu'interprète selon les cas/ besoins. Compilation et préparation des briefings Kits ainsi que d’autres informations et documents pour les visiteurs et les missions ;
• Sur base des données internes et externes, produire différents rapports/ statistiques;
• Apporter un appui dans la préparation du budget et collecter/ fournir les informations dans la    préparation des audits ;
• En période de grandes activités, apporter son appui dans la préparation des voyages, dans la réservation des chambres d’hôtel, dans la demande des visas et des cartes de service ainsi que d’autres documents nécessaires. Etre le point focal de l’Administration pour la préparation des conférences, des ateliers et des retraites ;
• Apporter un appui ponctuel, en cas de besoin, au service voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière  de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc…) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc.…) ;
• Assister le Chargé de l’administration Assistant dans sa mission comme point focal pour le suivi des différentes demandes des bureaux de terrain: Réceptionner, centraliser et compiler les SITREP émanant de différents bureaux de terrain et des unités  et sections de Kinshasa avant de les transmettre aux sections concernées pour traitement/ exécution ;
• Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches ;
• Exécuter toutes autres tâches lui confiées par le superviseur hiérarchique

Competencias

Professionnalisme:

• Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes;
• Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant; persévérer face aux obstacles et aux difficultés;
• Savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles;
• Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités;
• Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes;
• Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Aptitude à la communication:

• Savoir bien s’exprimer oralement et par écrit; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient;
• savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue;
• aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse;
• aptitude à partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant;
• Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d’équipe:

• Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation;
• solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun;
• être disposé à apprendre d’autrui;
• aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel;
• aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser:

• Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins;
• aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien;
• aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification;
• aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu;
• aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client:

• Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue;
• aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
• aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre;
• aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes;
• aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets;
• aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services;
• La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Autres aptitudes:

• Bonne aptitude Analytique ;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis ;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

Habilidades y experiencia requeridas

Éducation :

• Diplôme d’Etat  est une exigence.
• Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie,  Administration ou toute autre discipline similaire serait souhaitable. 

Expérience :

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans le domaine de l’Administration et finances.
• Une expérience en gestion des stocks,  dans le Système des Nations Unies ou dans les ONG Internationales ainsi que la maîtrise des logiciels « ATLAS » et « UMOJA » et des autres logiciels de bureau (Word, Excel, Internet) seraient des atouts considérables.

Connaissances linguistiques

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé ;
• Connaissance professionnelle de l’anglais ;
• La maitrise des langues de la localité.

Comment postuler:

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le site: jobs.undp.org , un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

• Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page) ;
• Un formulaire P11 à jour signé et daté. (Le formulaire peut être retiré aux Bureaux de OCHA ou téléchargé sur le site de la communauté humanitaire  http://rdc.humanitarianresponse.info)
• Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages) ;
• Les attestations d’emploi / expériences professionnelles;
• Les copies des diplômes ;
• Une attestation de nationalité (ou carte d’électeur/ passeport etc.);
• Copies des deux dernières évaluations pour les candidats internes ;
• A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer ; 
• Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.