Antecedentes

Au terme d’une décennie de crises socio-politiques et institutionnelles, la Guinée, avec l’appui de la Communauté internationale, a réussi à renouer avec le processus démocratique avec le retour à l’ordre constitutionnel et l’organisation en 2010 d’une élection présidentielle inclusive avec des résultats acceptés par tous. L’élection du professeur Alpha Condé a suscité un réel espoir dans un pays qui regorge d’énormes potentialités naturelles mais dont plus de la moitié de la population vit en dessous du seuil de pauvreté.

Le pays s’est engagé, à partir de 2011, dans une nouvelle phase de développement vers son émergence à l’horizon 2035. Pour ce faire, le gouvernement a mis en place des mécanismes de bonne gouvernance, afin de promouvoir une croissance forte, durable et inclusive, d’une part. et de favoriser une transformation structurelle de l’économie, d’autre part. Cette stratégie a abouti à d’importantes réformes dont les résultats les plus significatifs sont :

• La restauration progressive de l’Etat de droit et la réforme du secteur de la justice ;
• La réforme des services de défense et de sécurité ;
• L’assainissement de la gestion macro-économique et l’atteinte du PPTE ;
• La relance de la planification stratégique (plan quinquennal, DSRP) ;
• La relance des investissements dans certains secteurs prioritaires.

Ces initiatives ont été renforcées par la tenue des élections législatives en septembre 2013, parachevant ainsi la transition politique, et l’organisation de la conférence des partenaires et investisseurs privés à Abu Dhabi, qui a été l’occasion de présenter la vision d’émergence et les dix projets transformateurs les plus prioritaires.

Mais, cette dynamique a été stoppée par l’avènement en décembre 2013 de la fièvre hémorragique à virus Ebola qui a eu un impact négatif considérable sur le pays en affectant quasiment tous les secteurs de l’économie. Outre les nombreuses pertes en vies humaines (3.804 cas de contamination enregistrés, dont 2.536 cas de décès), l’épidémie et la psychose qu’elle a engendrée ont fortement perturbé les systèmes de commercialisation et affecté les moyens d’existence des populations, traduisant ainsi le degré de fragilité du pays, au plan économique et social. Cette nouvelle donne a exigé du pays d’élaborer un plan de relance et de résilience socio-économique post-Ebola.

Pour le financement de ce plan de relance et de résilience, les partenaires au développement se sont mobilisés à travers les rencontres de Bruxelles, Washington, New-York, Addis-Abeba et Malabo et plusieurs annonces ont été faites. Toutefois, la réussite des programmes/projets définis dans le cadre du plan de relance économique exige que le pays renforce son dispositif institutionnel de concertation et de coordination pour une meilleure efficacité de l’aide publique au développement. C’est ainsi que le Gouvernement a mis en place un cadre (Arrêté A/2015/196) dont la mission est d’animer et de renforcer la concertation et la coordination entre le Gouvernement guinéen et les Partenaires au développement. Pour renforcer l’efficacité de ce cadre de concertation et de coordination, le Gouvernement et les Partenaires au développement ont institué les Groupes thématiques.

C’est dans ce contexte que le Secrétariat permanent a été créé, sous la Présidence du Ministre chargé de l’Economie et des Finances, pour assurer le suivi et la coordination des activités du cadre de concertation et coordination et de celles des Groupes thématiques. Ce Secrétariat permanent, pour son renforcement, est doté d’une équipe de coordination et d’une cellule technique. Cette dernière est composée d’un coordinateur et de quatre experts ou techniciens en suivi-évaluation.

Dans le cadre de l’opérationnalisation du Secrétariat permanent, le Gouvernement recrute un(e) Assistant(e) administratif (ve) pour appuyer le Secrétariat permanent. 

Deberes y responsabilidades

Sous l’autorité du Coordinateur du Secrétariat Permanent (SP), l’Assistant(e) administratif (ve) sera engagé(e) pour appuyer le Secrétariat permanent et sa cellule technique dans leurs activités. Il (elle) est responsable à part entière des missions déclinées ci-dessous, sous la supervision du Coordonnateur de la Cellule Technique du SP.

Description des tâches et livrables attendus

Recevoir et trier les courriers ordinaires et e-mails

• Réceptionner et envoyer les courriers ;
• Rédiger des correspondances administratives et en assurer le suivi.

Réaliser les activités de secrétariat

• Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise forme);
• Elaborer des documents administratifs en interne (TDR, agenda, ordres de mission, etc.);
• Apporter l’appui administratif à l’organisation des réunions, ateliers et séminaires;
• Préparer tous les courriers relatifs aux réunions;
• Envoyer toutes les informations administratives à tous les participants;
• Gérer quotidiennement l’agenda du Secrétariat permanent ;
• Prendre les RDV pour des personnes internes et externes;
• Mettre les informations à la disposition du Secrétariat permanent ;
• Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes courantes de renseignement;
• Assurer la production et la multiplication de documents de travail;
• Suivre l’enlèvement régulier du courrier;
• Procéder à la classification et à l’archivage des correspondances et de documents selon les règles de l’art.

Préparer les missions, les réunions

• Préparer les voyages du personnel (TDR, courriers, Ordre de Mission, etc.);
• Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, les salles pour les réunions etc.);
• Participer aux réunions du Secrétariat permanent;
• Assurer la prise de notes lors des différentes réunions du Secrétariat permanent et rédiger les CR ;
• Diffuser les CR de réunion (intranet);
• Procéder à la classification et à l’archivage des documents.

In fine, il sera attendu de l’Assistant(e) une contribution de qualité à l’animation du cadre permanent de concertation et de coordination. A cet effet, il (elle) produira des rapports mensuels et trimestriels sur les principales missions accomplies. Ces rapports feront l’objet d’évaluation par le coordonnateur du Secrétariat permanent.

Ainsi, à chaque échéance de paiement des honoraires dus, l’Assistant(e) soumettra les livrables suivants :

• Tableau mensuel de gestion des courriers arrivée/départ;
• Agenda mensuel du secrétariat permanent;
• Rapport synthétique mensuel d’activités réalisées sur la base de la description des tâches ;

Competencias

• Avoir d’excellentes capacités de communication, orale et écrite;
• Excellente capacité rédactionnel en Français;
• Posséder des dispositions interpersonnelles et une capacité prouvée à travailler en équipe ;
• Avoir le sens de l'organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie dans le comportement ;
• Etre motivé (e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;
• Etre capable de travailler sous pression dans un environnement multiculturel et faire preuve d’une grande discrétion ;
• Etre de bonne moralité;
• Etre méthodique, accueillante et ordonnée;
• Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et les courriers électroniques etc.).

Habilidades y experiencia requeridas

Le poste d’Assistant (e) administratif (ve) est ouvert aux candidats des deux sexes justifiant des qualifications et expériences suivantes :

Etudes:

• Être titulaire du DUT ou BTS en secrétariat.

Expérience:

• Au moins deux (2) ans d’expérience pertinente en qualité d’Assistant(e) administratif(ve), de préférence à un niveau élevé;
• Avoir une expérience professionnelle prouvée dans un domaine similaire serait un atout.

Langue:

• Maîtrise du Francais.

Critères d’évaluation:

• Formation (Être titulaire du DUT ou BTS en secrétariat) (30 points) ;
• Expérience professionnelle (2 ans au minimum d’expérience pertinente en qualité d’Assistant(e) administratif (ve) (40 points) ;
• Maitrise de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et les courriers électroniques) (15 points) 
• Capacités de communication (écrite et  orale) (15 points) 

Informations complementaires:

• Etre de nationalité guinéenne ; 
• Disponibilité immédiate.
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées;

En plus de ce  site (UNDJOB),Les candidatures peuvent être adressées à Monsieur Boureima Younoussa, Directeur de pays Adjoint aux Opérations du PNUD, sous pli fermé à l’Immeuble de la Maison Commune, sis à Coléah corniche Sud  au plus tard le 5 mai  2016 avec la mention : « Consultant national Assistant(e) Administratif (ve» ou le poster à l’adresse : offres.gn@undp.org.