Antecedentes

Sous la supervision du Directeur Pays, l'Assistant (e) au Programme  assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du/de la DP, avec une totale confidentialité, organise les rendez-vous et effectue le suivi de l’agenda.

Il/elle est chargée du bon accueil des visiteurs, prépare les correspondances de routine et assiste le/la DP dans la préparation et l’organisation des réunions de travail.

L’Assistant(e) au Programme collabore étroitement avec les équipes des opérations, du programme, de la coordination et d’opérations du Bureau extérieur, le personnel des projets et le personnel des autres institutions de l’ONU afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service homogène.

Deberes y responsabilidades

Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du DP en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Gestion du calendrier du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, établissement de comptes rendus s’il y a lieu ;
• Surveillance du respect des procédures en termes de protocole ; 
• Préparation de documents d'information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ; 
• Maintien d’une base de données des donateurs et des contacts officiels ; 
• Gestion des missions et calendrier du DP et cohérence avec les autres calendriers du senior Management Team ; 
• Rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et sous couvert du/de la DP,en assurer le suivi en cas de besoin.

Assure une communication efficace et fluide au sein du Bureau, en mettant l’emphase sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure le secrétariat et le suivi des recommandations des réunions Programme/Opérations ;
• Veille au suivi des dossiers, , du/de la CD dans les délais requis ; 
• Assure le suivi des plans d’action et rapports d’activités;
• Procède à la mise en place d’un système d’archivage efficace et confidentiel des dossiers ; 
• Coordination de la circulation de l'information au sein du bureau et suivi des dossiers ; 
• Filtre les appels entrants et des correspondances ;
• Met à jour les répertoires et listes du SNU et du Bureau.

Competencias

Compétences fonctionnelles :    

Connaissances professionnelles / Expertise Technique

Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures

• Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
• Possède les connaissances sur  les politiques et procédures organisationnelles  liées au poste et les applique dans le travail ;
• Identifie les nouvelles meilleures approches et  les intègre au travail ;
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage ;
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien ;
• Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations ;
• Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail ;
• Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité ;
• Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier ;
• Apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion ;
• Top of Form
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.
• Orientation vers la satisfaction du client

Entretien des relations efficaces avec les clients

• Effectue des rapports aux clients internes et externes d'une manière opportune et appropriée 
• Organise et donne priorité à  l'horaire de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes;
• Répond aux besoins des clients rapidement.

Compétences de base:

• Démontre la connaissance de l’Organisation et  un bon jugement ;
• Veille à son auto-développement et prend des initiatives ;
• Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d'équipe ;
• Facilite et encourage la communication ouverte dans l'équipe et communique efficacement ;
• Crée des synergies grâce à l'auto-contrôle ;
• Est apte à Gérer des conflits ;
• Se forme, partage ses connaissances et encourage l'apprentissage des autres ;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel ;
• Prise de décision éclairée et transparente.

Habilidades y experiencia requeridas

Education :          

• Études secondaires. Certificat en administration souhaitable.
• Diplôme universitaire en administration des affaires ou publique est facultatif.

Expérience :        

• 5 années d’expérience pertinente en gestion ou service de soutien à un programme ;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.). Compétence en utilisation de systèmes de gestion fondés sur le web.

Langues:  

• Maïtrise du français et de la langue nationale.