Background

La Recepcionista trabaja en estrecha colaboración con las Unidades de Operaciones, Programa, personal de Proyectos en la Oficina de País y otras Agencias de Naciones Unidas, intercambiando información y asegurando la prestación de servicios de manera consistente.

Duties and Responsibilities

• Recibir de manera cálida, eficaz y oportuna a los visitantes de la Oficina coordinando la atención de manera conjunta con los vigilantes y siguiendo los protocolos de seguridad establecidas.
• Prestar una atención eficaz de la central telefónica, brindando orientación e información adecuada y veraz, direccionado y transfiriendo rápida y oportunamente las llamadas recibidas.
• Llevar la base de datos con el registro diario de los visitantes y el registro de las personas que asisten a reuniones, manteniendo archivada la información en la Recepción.
• Llevar y registrar la hora de ingreso y salida del personal contratado para la prestación de los servicios de aseo y cafetería.
• Actualizar mensualmente el listado de extensiones de los funcionarios de la Oficina y, así como los datos relacionados con las Agencias del Sistema.
• Conocer y aplicar los lineamientos de seguridad exigidos por UNDSS y el Jefe de Seguridad del PNUD, contribuyendo en su cumplimiento y exigencia de los mismos, en conjunto con los vigilantes de seguridad y el agente de policía.
• Mantener actualizado el inventario puesto a puesto de la Oficina PNUD en coordinación con la recepción del segundo piso. Apoyar la verificación física y actualización del inventario de la Oficina en general.
• Trabajar de manera conjunta con la recepción del segundo piso para realizar el recorrido semanal de la Oficina y contribuir al adecuado mantenimiento de las zonas comunes y la Oficina en general, que tienen que ver con: bombillos, cerraduras, muebles, puertas, aire acondicionado, extintores, dispensadores de agua, lámparas, tapetes, sillas, persianas y otros.
• Solicitar y tramitar la compra y reposición de equipos celulares para los funcionarios PNUD y de otras agencias y proyectos, y demás asuntos relacionados. Ingresando, y actualizando la información en la intranet de los equipos que deban ser ingresados en inventario de oficina.
• Gestionar la renovación de las distintas publicaciones (revistas y diarios), suscritas por la Oficina PNUD.
• Llevar el control de los pedidos de aseo y cafetería realizando el recibo mensual en coordinación con la recepción del segundo piso.
• Llevar eficazmente la reserva de salas de juntas en la intranet, verificando el listado de asistentes a reuniones y coordinando la organización de las salas, en conjunto con los facilitadores del evento.
• Administrar el uso de los botiquines de la Oficina.
• Elaborar cuentas de cobro y tramitar pagos.
• Todas las demás que le sean asignadas por su supervisor.
 

Competencies

• Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas.
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.

• Comparte el conocimiento y la experiencia.
• Trabaja activamente en su desarrollo y aprendizaje personal en una o más áreas de práctica con un plan de aprendizaje y aplica nuevas habilidades adquiridas.

• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
• Demuestra una actitud positiva y constructiva.
• Mantiene la calma, el control y buen humor incluso bajo presión.

Orientación a Resultados y Eficacia Operacional

• Demuestra capacidad para realizar varias tareas relacionadas con la atención al cliente, servicio de atención telefónica, mantenimiento de oficinas y manejo de información.
• Cuenta con disponibilidad para trabajar en horario flexible incluyendo días festivos cuando así se requiera.
• Buen conocimiento de normas y regulaciones administrativas de PNUD.
• Buen conocimiento y habilidad efectiva para manejar herramientas tecnológicas de información, en particular Excel, Word y PowerPoint

Required Skills and Experience

• Estudios Técnicos en Secretariado bilingüe – Tecnología en áreas relacionadas con administración.
• Experiencia en el uso de herramientas tecnológicas y manejo de software (Ms Word, Power Point, etc.).
• Experiencia y dominio del manejo de Excel.

• Mínimo cuatro (4) años de experiencia en cargos secretariales y/o administrativos.

IMPORTANTE