Background

Bajo la dirección general del/la Director/a Nacional de los proyectos PS82930:  Plan de Eliminación de los HCFCs  y PS89265: Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Salud, Unidad Nacional de Ozono; el/la Asistente Administrativa/o proporciona servicios de apoyo asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo de la Unidad de Gestión de los proyectos.   

Contexto Organizacional

El/La  Asistente Administrativa/o hace parte de la Unidad de Gestión de los Proyectos PS82930 y PS89265 integrada además por el/la Director/a Nacional designado/a por el despacho superior del Ministerio de Salud,  el/la Coordinador/a Técnica contratado/a por el PNUD y los técnicos de la Unidad Nacional de Ozono.  El/La  Asistente Administrativa/o trabaja en estrecha colaboración con el personal del Ministerio de Salud y del PNUD para garantizar el logro de  productos y resultados previstos por los proyectos.   El/La Asistente Administrativa/o será supervisado por el/la Director(a) Nacional de Proyectos y por el/la Oficial designado/a del PNUD.

Breve Descripción del Proyecto

La República de Panamá es Parte de la Convención de Viena y signataria del Protocolo de Montreal desde enero de 1989 y ha venido promoviendo activamente, a través de la Unidad Nacional de Ozono del Ministerio de Salud, la eliminación y control de las sustancias que agotan la capa de ozono (conocidas como SAO).
El PNUD ha brindado asesoría técnica durante la fase de eliminación progresiva de los Clorofluorocarbonos (CFC) (2005 – 2010), y en la actualidad apoya en la implementación del plan de eliminación de los Hidroclorofluorocarbonos (HCFC) contenidas en el Anexo C, Grupo 1 del Protocolo de Montreal. 

Se presenta ahora la oportunidad de ampliar el apoyo que presta el PNUD al Ministerio de Salud a través del proyecto de fortalecimiento institucional recientemente aprobado por el Fondo Multilateral del Protocolo de Montreal. 

La nueva fase del proyecto de fortalecimiento institucional (Fase VI) será clave para que el país continúe adelantando las acciones que le permitan cumplir con sus compromisos de control al consumo de sustancias agotadoras de la capa de ozono.

Duties and Responsibilities

Funciones/Resultados Esperados
  • Realizar las gestiones operativas de los planes de trabajo de los proyectos PS82930 y PS 89265 según las normas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementación nacional.
  • Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades de campo de los proyectos PS82930 y PS 89265; incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
  • Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos de la Unidad de Gestión de los proyectos PS82930 y PS 89265.
  • Generar y mantener actualizado el directorio de contactos de la Unidad de Gestión, a través de la herramienta de contactos de Microsoft Outlook.
  • Generar un registro operativo de cada evento que realice la Unidad de Gestión que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, archivos de audio, video o fotografía.
  • Recibir la correspondencia dirigida a la Unidad de Gestión y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
  • Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de la Unidad de Gestión.
  • Preparar todas las solicitudes de pago, mantener los registros financieros de los proyectos y preparar los reportes requeridos sobre la ejecución financiera de los proyectos (trimestrales, semestrales y anuales).
  • Realizar el monitoreo financiero de los proyectos y alertar sobre situaciones que lo ameriten.
  • Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos,  contratos, enmiendas y otras que los proyectos puedan requerir.
  • Realizar el manejo administrativo y financiero en el sistema ATLAS de acuerdo con el perfil de usuario otorgado por el PNUD para el acceso externo a esta plataforma.
  • Asesorar a la Unidad de Gestión en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros.
  • Llevar el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones de comité directivo, y otras que sean requeridas.
  • Cumplir con los requerimientos del ciclo anual de proyectos.
  • Facilitar la coordinación con las Agencias e Instituciones Nacionales participantes.
  • Apoyar en la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables semestrales y anuales según los requerimientos de los donantes.
  • Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas,  otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.

Competencies

Habilidades y Competencias Generales

Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el candidato cuente con experiencia en proyectos de desarrollo.  Amplias habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres tanto en ambientes urbanos como rurales.

Competencias Corporativas
  • Muestra compromiso con la misión, visión y valores del Sistema de Naciones Unidas
  • Muestra sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
Competencias Personales
  • Habilidad de comunicación
  • Trabajo en equipo
  • Trabajo bajo presión
  • Planificación y organización
  • Responsabilidad
  • Alto nivel de integridad
  • Iniciativa
  • Conocimiento tecnológico
  • Atención al Cliente
Competencias Técnicas
  • Manejo de procedimientos administrativos y financieros para la ejecución de proyectos.
  • Promover el manejo de conocimiento en su ambiente profesional y de administración.

Idiomas Requeridos
  • Excelente dominio del idioma español, escrito y hablado.
  • Nivel medio del idioma inglés, escrito y hablado.

Required Skills and Experience

Educación
  • Título de Licenciatura en alguna de las siguientes áreas: administración, finanzas, economía, ingeniería industrial u otros relacionados con el área  administrativa o financiera.
Experiencia
  • Experiencia general mínima de 5 años en gestión administrativa y financiera de proyectos.
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros, preferiblemente en programas de desarrollo.
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Experiencia en la ejecución de proyectos relacionados con el Protocolo de Montreal, incluyendo la gestión administrativa y financiera, es deseable.
  • Se valorará experiencia de trabajo en ONG´s, organismos internacionales, entidades de Gobierno u otras instituciones en gestión administrativa de proyectos de desarrollo.
  • Se valorará experiencia de trabajo en proyectos con enfoque de gestión basada en resultados.

 INFORMACIÓN ADICIONAL

  • Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos panameños o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo permanente para laborar en el país. 
  • Los (as) interesados (as) deben enviar su hoja de vida y P.11 debidamente completado y firmado, en un único documento en pdf, a más tardar el lunes, 2 de junio de 2014.
  • El formulario P11 lo pueden descargar en la siguiente dirección: http://www.undp.org/content/panama/es/home/operations/jobs/ en la sección de Formularios para Descargar.
  • Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
  • Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.