Background

La crise politique et sécuritaire, consécutive aux conflits armés dans les régions du nord et au coup d’Etat de mars 2012, a aggravé la situation du Mali en particulier dans les régions de Gao, Tombouctou, Kidal et Mopti. L’autorité de l’État a été particulièrement affaiblie dans ces trois régions du Nord, ainsi qu’une partie des régions de Mopti et Ségou, avec comme corollaire la destruction systématique de tout ce qui caractérise l’État, la justice et les services de sécurité. Avec le retour à l’accalmie de la situation sécuritaire, mais aussi et surtout le retour progressif et spontané d’environ 140 000 maliens dans le pays, il devient  impératif d’assurer dans ces localités, la présence de l’Etat, des fonctionnaires de la justice, de la police et des forces de sécurité, de même que des collectivités locales afin de rétablir la fonction régalienne de l’Etat, la fourniture de services de base et de contribuer ainsi au retour de la paix.

En dépit des énormes besoins, incluant la réhabilitation et la reconstruction des infrastructures administratives et autres bâtiments publiques saccagés lors des événements, les autorités maliennes redéployent progressivement les institutions en charge de l’ordre et de la justice dans le nord du pays. Ces efforts des autorités maliennes seront soutenus par l’Équipe pays des Nations Unies (UNCT), en collaboration avec la MINUSMA et d’autres partenaires, pour la restauration de l’État de droit à travers le rétablissement de la police, de la justice et des institutions pénitentiaires dans les zones libérées. Cet appui devrait prendre en compte les besoins suivants : (i) la mobilisation de matériel et d’assistance financière pour la réhabilitation d’infrastructures-clé (Palais de Justice, maisons d’arrêt, Bureaux des Préfets et des mairies); (ii) la fourniture d’équipement (bureaux, matériel informatique et consommables) ; et (iii) le redéploiement de la police et de la justice sur base de la feuille de route du secteur de la justice.

Les activités à réaliser devront renforcer le rétablissement de l’autorité de l’Etat, favoriser l’accès à la justice et  le respect des Droits de l’homme et de l’égalité du genre dans plusieurs domaines dont celui des Infrastructures  et Equipements  à travers leur réhabilitation (bureaux, résidences des représentants de l’Etat et des collectivités territoriales, et maisons d’arrêt) et la Dotation en matériel bureautique, mobilier de bureaux et d’équipement de salles d’audience dans les trois régions du Nord, ainsi que quelques cercles de Mopti et Ségou.

Dans un premier temps, le PNUD sur la base des ressources disponibles, souhaite démarrer immédiatement la réhabilitation des infrastructures dans des cercles des régions de Tombouctou, de Gao, de Mopti et Kidal. C’est pourquoi, il envisage de recruter un (e) assistant(e) administratif (ve) et financier(e)  chargé(e) d’aider le Coordonnateur dans la gestion du Programme et de veiller à ce que les procédures financières et administratives soient strictement respectées par tous les intervenants.

Duties and Responsibilities

Mission

• Sous la supervision directe du Coordonnateur du programme, l’Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) sera chargé(e) d’aider le Coordonnateur dans la gestion du Programme et de veiller à ce que les procédures financières et administratives soient strictement respectées par tous les intervenants.   

Responsabilités spécifiques :

Plus spécifiquement, l’Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) aura comme fonctions:

• Assurer la gestion financière du Programme conformément au manuel de procédures de gestion;
• Superviser l’établissement de la paie;
• Veiller au contrôle de la petite caisse;
• Veiller à l’exécution des  budget ;
• Produire les rapports financiers mensuels du Programme;
• Faire les états de dépenses internes du Programme;
• Gérer les passations de marchés (commander les biens et services en respectant strictement les procédures inscrites dans le manuel de gestion);
• Recenser les besoins matériels et financiers;
• Faire la vérification de l’autorisation d’achat;
• Faire la prospection du marché ;
• Coordonner l’élaboration du cahier des charges pour les appels d'offres;
• Assurer la réception de fonds;
• Fournir au Programme des conseils d’ordre professionnel, comptable, financier requis pour le contrôle et le suivi des activités;
• Représenter le coordonnateur  aux rencontres avec les partenaires à la demande de ceux-ci ;
• Coordonner les activités de secrétariat;
• Assurer le bon fonctionnement de l’Administration du Programme :
• Gérer le personnel du Programme,
• Suivre les budgets en vérifiant les dépenses de fonctionnement périodique de manière à éviter les dépassements ;
• Faire le suivi de la paie des agents;
• Assurer un suivi au niveau de l’approvisionnement du bureau et des équipements;
• Superviser la réception et la distribution du matériel et des équipements ;
• Superviser l’engagement des dépenses et ordonner le paiement,
• Coordonner les activités comptables et financières et s’assurer du respect de toutes les obligations juridiques, fiscales et sociales du Programme;
• Assurer la gestion des immobilisations;
• Gérer les missions et déplacements: ordre de mission, perdiems, etc;
• Accomplir d’autres tâches connexes à la demande du Coordonnateur.   

Competencies

Compétences personnelles:

• Démontrer son engagement envers la mission du PNUD, la vision et les valeurs sur les manifestations culturelles, le sexe, la religion, la race, la nationalité etc.

Compétences fonctionnelles:

Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage des connaissances et l'expérience;
• Travailler activement à l'apprentissage personnel continu et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les compétences nouvellement acquises.

Le développement et l'efficacité opérationnelle:

• Capacité à exécuter une variété de tâches standard en matière de gestion des ressources financières, y compris le dépistage et la documentation de collecte, traitement de données financières, de dépôt, la fourniture d'informations;
• Bonne connaissance des règles et règlements financiers, comptables et des procédures du PNUD;
• Fortes connaissances de l’outil informatique;
• Aptitude à travailler aux procédures de restructuration, la mise en œuvre de nouveaux systèmes.

Leadership et l'autonomie de gestion:

• Résultat accès sur le client, réagit et met l'accent positif aux commentaires;
• Démontre une forte concentration et une attitude positive et constructive sur les approches logiques de travail.
• Reste calme, au contrôle et de bonne humeur même sous pression;
• La formation et la certification du PNUD dans le domaine de l’administration en général.

Required Skills and Experience

Education :

• Niveau Bac avec formation spéciale en Secrétariat Diplôme universitaire ou équivalent souhaitable, mais pas obligatoire.

Experience :

• Minimum 5 ans d'expérience, au niveau national ou international, dans le domaine du secrétariat, de l'administration ou programme;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc).
• Expérience au niveau du Web;
• Qualité de Rédaction ; Organisation rigoureuse ; Preuve d’un très bon sens de la communication; ;
• Une bonne connaissance des procédures en vigueur dans le système des Nations Unies.
•  Une connaissance et expérience des procédures NEX constituent un atout majeur.
• De bonnes notions de comptabilité

Languagues requises:

• Avoir un très bon niveau en langue française / La connaissance de l’Anglais constitue un atout important ;
• Une bonne maîtrise d’un tableur et d’un traitement de texte.