Background

Duties and Responsibilities

1. Brindar un apoyo sustancial al Oficial de Coordinación de Seguridad en el desempeño de sus funciones.

2. Brindar una atención efectiva, rápida y eficaz a las necesidades de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas, a los organismos internacionales con acuerdos de seguridad, a otros clientes externos y proveedores de servicios y al personal de UNDSS en Colombia, estableciendo una relación laboral adecuada según los principios de "Asistencia al Cliente". 

3. Realizar las verificaciones de seguridad respectivas de las áreas bajo su asignación en donde se planee adelantar misiones o desplazamientos por parte de los funcionarios del sistema, como parte del proceso para la aprobación de autorizaciones de viajes. Implementar el sistema de puntos de control de su área de responsabilidad.

4. Efectuar las coordinaciones necesarias con las Agencias del Sistema de Naciones Unidas, los organismos de seguridad y demás entidades pertinentes, para asegurar el apoyo oportuno a las agencias y misiones que lo requieran. Preparar las comunicaciones respectivas.

5. Desarrollar una eficiente red de contactos, desarrollando mecanismos de alerta temprana y de reacción en caso de emergencia.

6. Mantener informado al Oficial de Coordinación de Seguridad - FSCO sobre el desarrollo de las misiones que se realicen en su área de responsabilidad así como de los requerimientos recibidos de las diferentes Agencia, Fondos y Programas - AFPs del Sistema.

7. Apoyar al FSCO en la preparación de visitas y misiones VIP según sea requerido por el FSCO.

8. En atención a las solicitudes presentadas por las AFPs del SNU y con la debida autorización del FSCO, brindar apoyo directo a las misiones de campo en la región asignada y acompañamiento a la misión de acuerdo a lo requerido. Preparar los reportes e informes correspondientes a las misiones acompañadas y a las misiones inherentes a UNDSS que le sean solicitados.

9. Realizar las intervenciones iniciales frente a los incidentes que pudieran ocurrir en los cuales se vean involucrados los funcionarios del Sistema. Comunicar inmediatamente a su supervisor inmediato los eventos que se presenten de carácter urgente. Preparar el reporte de incidentes en forma completa y puntual y realizar el seguimiento con las autoridades correspondientes cuando éste sea solicitado por el FSCO.

10. Aplicar los protocolos de seguridad establecidos según sea el caso y afianzar su implementación, en coordinación con el FSCO.

11. Preparar informes de seguridad y otros asuntos pertinentes de su área(s) de responsabilidad según sean solicitados por su supervisor como boletines informativos de seguridad, alertas/avisos de seguridad, análisis de seguridad, reportes pre-misión y de misiones realizadas, entre otros, manteniéndose atento en forma permanente respecto a la evolución de la situación de seguridad y riesgos potenciales contra personal del SNU.

12. Apoyar al FSCO a través de su participación en la revisión, actualización, mantenimiento, implementación y monitoreo del Plan de Seguridad (sus anexos) y sus componentes, incluyendo MOSS y MORSS, y en la preparación de los SRA, planes de contingencia, de evacuación de oficinas, de procedimientos de seguridad y del sistema de comunicaciones de emergencia entre otros temas relacionados a reportes/planes evaluaciones mandatorias.

13. Mantener actualizado los sistemas informáticos de registro – SIS y SAS y operar los sistemas SIS y SAS para el desarrollo y control de procesos internos y externos. Ingresar a este sistema la información pertinente a los Mandatory Reports que le haya señalado su supervisor. Realizar la difusión de noticias referentes a su área de competencia en la página de seguridad; y actualizar continuamente los archivos físicos.

14. En ausencia del FSCO, estará a cargo de la elaboración de los documentos diarios emitidos por la oficina de terreno, encargándose también de su diseminación.

15. Apoyar las funciones y tareas del personal de la oficina regional y/o satelital, cuando éstos se encuentren ausentes por misiones oficiales, vacaciones u otro tipo de licencias, o según sea dirigido por parte del FSCO.

16. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos internos tanto a nivel operativo como administrativo en coordinación con el FSCO.

17. Colaborar con las solicitudes realizadas por personal de UNDSS Colombia en coordinación con el FSCO.

18. Realizar otras tareas técnicas, operativas y/o administrativas asignadas por el FSCO, de presentarse este requerimiento.

19. Apoyar al FSCO en el establecimiento y mantenimiento de las relaciones interpersonales con las autoridades competentes de las Fuerzas Armadas, Policía Nacional y otras instancias del gobierno dentro de su área de responsabilidad.

Funciones Particulares:

20. Monitorear el sistema de comunicaciones de emergencia del sector (HF/VHF/Satelitales), manteniendo los equipos en estado operacional y realizar ejercicios periódicos de verificación para asegurar un adecuado estándar de entrenamiento entre los funcionarios del Área bajo la responsabilidad de esta oficina; así mismo, informar al FSCO sobre las observaciones y recomendaciones a que hubiere lugar.

21. Llevar un registro permanente y actualizado de las comunicaciones que se efectúen con las estaciones del Sistema y con otras estaciones que empleen la red de comunicaciones. Mantener actualizados permanentemente los archivos de su área de competencia.

22. Desempeñar sus funciones de acuerdo con los procedimientos radiotelefónicos aprobados por el Sistema de Naciones Unidas y operar los sistemas de comunicaciones de acuerdo con los procedimientos y recomendaciones del fabricante y de UNDSS para optimizar su empleo y asegurar su durabilidad.

23. Mantener actualizado el Mapa de Situación del Área de Responsabilidad de la Oficina de Terreno en cuanto a factores de amenaza, misiones en desarrollo y los puntos de control.

24. Bajo supervisión y coordinación del FSCO, será el encargado de mantener actualizado y operacional el Sistema de Wardens de Zona del Área de Responsabilidad de esta oficina (incluyendo actualizaciones, contacto con wardens y verificaciones de seguridad residencial de cada uno de los funcionarios ubicados en la región), apoyándose para otras ciudades en el personal de las oficinas satelitales si las hubiere. Deberá apoyar la redacción de informes de evaluaciones de seguridad según corresponda.

• Apoyar en forma sustancial al Oficial de Coordinación de Seguridad (FSCO) en el desempeño de sus funciones en el área de responsabilidad.
• Atender a las necesidades de Agencias Fondos y Programas de las Naciones Unidas y otros organismos con los cuales exista un Acuerdo Bilateral con el sistema de seguridad, con el propósito de fortalecer las medidas de seguridad implementadas en las operaciones de terreno (oficinas, residencias, misiones), incluyendo equipamiento, implementación de políticas y procedimientos, organización de capacitaciones, reacción ante incidentes, entre otros, trabajando según los conceptos de “asistencia al cliente” y “orientación hacia los resultados”.
• Apoyar la realización de misiones de terreno del personal SNU en el área de responsabilidad, asegurando la evaluación preventiva de las condiciones de seguridad del itinerario y las pertinentes recomendaciones, asesoría preparatoria y monitoreo durante el desarrollo.
• Establecer redes y canales de apoyo para las necesidades operacionales del SNU, incluyendo alerta temprana y reacción ante emergencias.
• Seguimiento pertinente a la evolución de la situación de seguridad y elaboración oportuna de documentos necesarios para mantener informada a toda la comunidad del SNU sobre la evolución del contexto de seguridad o la aparición de condiciones que influyan en el proceso de planeación y realización de sus actividades.
• Mantener archivos y bases de datos adecuadas a los requerimientos, con el propósito de ser utilizados en los diferentes procesos operativos y administrativos de UNDSS, así como en la elaboración de informes y reportes.
• Atender las solicitudes recibidas brindando respuestas y/o soluciones en los tiempos definidos.
• Mantener una actitud de colaboración y apoyo con sus colegas y trabajar conjuntamente en la resolución de solicitudes recibidas, con orientación hacia la entrega de resultados.
• Apoyar de manera permanente y profesional a la obtención de los objetivos de la oficina como del equipo de UNDSS en el país.

Competencies

• Habilidad analítica y de resolución de problemas y capacidad de manejar un amplio rango de actividades de forma simultánea.
• Manejo responsable y confidencial de la información.
• Disposición para el aprendizaje continuo e incorporación de nuevo conocimiento y apertura al cambio.
• Capacidad para trabajar bajo presión en situaciones de crisis.
• Excelente manejo de relaciones interpersonales.
• Alta disposición para el trabajo en equipo en procura de objetivos organizacionales.
• Capacidad para desarrollar sus funciones en forma autónoma y/o con mínima supervisión, y demostrar una actitud proactiva.
• Habilidad para trabajar efectivamente en condiciones de estrés, estableciendo prioridades y cumpliendo con tareas dentro de los plazos establecidos. Mantiene la calma, el control y buen humor incluso bajo presión.

• Excelentes habilidades en la comunicación oral y escrita, incluyendo la habilidad de transmitir experiencia, capacitación y conceptos operativos a personal de varios niveles tanto en forma oral como escrita y de una forma clara y concisa.

• Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna.
• Habilidad y organización en mantenimiento de registros de información para mantener la continuidad de operaciones de la oficina.
• Capacidades para la gestión basada en resultados y presentación de informes.
• Demostrar iniciativa en la búsqueda de soluciones.
• Respeto de los plazos establecidos en la entrega de productos.

• Muestra el espíritu de equipo, la solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.
• Demuestra integridad al modelar los valores de la organización y las normas éticas.
• Promueve la visión, misión y objetivos estratégicos de su organización/lugar de trabajo.
• Muestra sensibilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación.
• Trata a todas las personas con justicia sin favoritismo.
• Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a la retroalimentación.

• Disponibilidad para viajar, inclusive en áreas aisladas y difíciles.
• Disponibilidad para trabajar en fines de semana y/o festivos según sea requerido.
• Saber conducir.

Required Skills and Experience