Background

Sous la supervision  du Représentant Résident, le (ou la) titulaire du poste gère et supervise les ressources financières, budgétaires, humaines, logistiques et autres affaires administratives du bureau en conformité des règles et procédures de l’UNFPA, de manière à en assurer le bon fonctionnement général du cadre de travail. Il (elle) représente le Bureau dans le cadre des services communs  et assure le suivi des dossiers et questions y afférentes dont traite le bureau. Il (elle) conseille la Direction, le personnel et les partenaires sur les règles, politiques et procédures relatives aux questions opérationnelles. Il (elle) gère l’équipe des Opérations en assurant une étroite collaboration avec les collègues des programmes et les autres Agences des Nations Unies dans une approche orientée vers le client.

Duties and Responsibilities

Fonctions clés

• Assure la direction stratégique des Opérations;
• Gère les ressources financières et assure la supervision de l’équipe des finances;
• Gère les ressources humaines et supervise l’équipe des RH;
• Assure la fourniture efficiente des biens et services et supervise la section des services Logistique   ;
• Organise et coordonne l’action des Services Communs en établissant les partenariats avec les autres Agences du SNU.

Principales fonctions et Responsabilités

En tant que membre de l’équipe de Direction, assure la direction stratégique des Opérations  en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants:

• Gère les Opérations en stricte conformité avec les règles et procédures de l’UNFPA/NU;
• Met en œuvre les stratégies opérationnelles telles que fixées au niveau «corporate», fixe les orientations de la direction telles que contenues dans le BSC et assure le suivi des résultats;
• Etablit des relations de partenariat avec les partenaires potentiels en mettant en œuvre un système de gestion de la clientèle pour mobiliser les ressources;
• Assure le bon déroulement du travail au niveau du bureau et met en œuvre les Procédures Standard Opérationnelles (SOPs) en Finance, Ressources Humaines, Approvisionnement et Logistique;
• Analyse constamment l’environnement de travail et procède à des ajustements constants des Opérations, conseille sur les implications légales et évalue les risques;
• Œuvre au partage des connaissances au niveau de l’équipe de direction et des Opérations, organise la formation des membres des Opérations et dissémine les  meilleures pratiques et fait des contributions au réseau des partages de connaissance et des pratiques.

Sur le plan de gestion quotidienne, le Chargé des Opérations  est responsable de la gestion des activités dans les domaines suivants:

Gestion financière

Assure la gestion effective des ressources financières et la supervision de l’équipe des Finances tout en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants:

• Planification effective, suivi des dépenses et audit des ressources financières en plus des revenus Extra-budgétaires en conformité avec les règles et procédures de l’UNFPA;
• Assurance du rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Vouchers et des transactions de trésorerie, rapprochement bancaire. Approbation des  décaissements en suspens comme “Troisième autorité” (chèques, transferts,  EFT).
• Organisation du mécanisme de recouvrement des coûts pour les services rendus aux projets et aux Agences des NU incluant la préparation de factures pro forma  pour les Agences des Nations Unies;
• Organisation et supervision des décaissements du bureau, incluant la gestion de la trésorerie, le suivi des recommandations des niveaux de décaissements autorisés, la gestion des relations avec la Banque, les comptes rendus réguliers et le rapprochement de toutes les transactions, la sécurité des actifs financiers au bureau;
• Contrôle des rapports financiers d’exception relatifs aux activités inhabituelles, investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles. Informe les superviseurs et les autres membres du Siège des résultats des investigations au cas où des réponses satisfaisantes n’auraient pas été obtenues;
• Autorisation de l’annulation des transactions ou des paiements

Gestion des ressources humaines

Assure la gestion des ressources humaines et supervise l’équipe des ressources humaines tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants:

• Conformité du bureau aux stratégies et procédures standard de l’UNFPA en matière de gestion des Ressources Humaines.
• Assure une gestion optimale des ressources humaines du bureau et des Projets.
• Supervise le processus de recrutement en conformité avec les procédures de l’UNFPA, utilise de façon appropriée différentes modalités contractuelles, gestion des contrats.
• Mise en place des normes de travail et de performance, met en place des systèmes de développement et de renforcement des capacités des membres du personnel.
• Mise en œuvre de la stratégie d’accès universel sur l’apprentissage en assurant l’accès des membres du personnel aux formations appropriées.

Administration générale:

Le Chargé des Opérations gère les voyages du personnel du Bureau pays, la logistique, les locaux. Il met en place un plan de travail et veille à l’atteinte des résultats.

Prestation de services:

Appuie, en concertation avec l’équipe des achats, la gestion efficiente de la Logistique et des Approvisionnements tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants:

• Conformité des approvisionnements du bureau aux stratégies et procédures standard de l’UNFPA;
• Participation à l’élaboration du plan d’approvisionnement du bureau, la gestion de la qualité et des relations avec les clients;
• Elaboration des stratégies de contrat du bureau intégrant les processus d’appel d’offres et d’évaluation, gestion des contrats et des contractants, prise en compte des incidences juridiques;
• Assure la gestion efficiente de la Logistique et des services IT tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants: Supervision de la logistique en conformité avec les règles et procédures de l’UNFPA, assure le rôle de Manager Niveau 2  dans Atlas pour l’approbation des Bons de Commande; Assure la bonne gestion des Immobilisations, des équipements et des services Logistiques.
• Supervision de l’équipe IT et assurance de la bonne qualité de services de communication et adaptés aux besoins de performance du bureau.

Travail d'équipe:

• il favorise le travail  en équipe au sein du Bureau pays.

Assure l’organisation et la gestion des Services Communs, établit des partenariats avec les autres Agences du SNU en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants:

• Mise en œuvre des Services Communs, maintien la coordination pour assurer les activités intégrées des services communs et la mise en œuvre des reformes des Nations Unies.
• Elaboration de l’approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en conformité avec les derniers développements sur les services communs et les meilleures pratiques.
• Assure la bonne planification et le suivi des budgets des services communs et des contributions des Agences pour le  compte des services communs.

Competencies

Valeurs:

• Etre intègre et démontrer un engagement envers UNFPA et le système des Nations Unies.

Compétences majeures:

• Atteindre les résultats;
• Assurer la redevabilité;
• Développer et appliquer une expertise professionnelle.

Compétences managériales:

• Fournir une orientation stratégique susceptible d’engager le personnel et les partenaires d’exécution dans la performance en vue de l’atteinte des résultats;
• Capacité  à encadrer le personnel et à donner des orientations;
• Bonne maîtrise des techniques de mobilisation de ressources;
• Aptitude à conduire la planification stratégique, la gestion et la communication axée sur les résultats, la formulation et le suivi des projets/programme;
• Favoriser la prise des décisions basée sur l’utilisation des données.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de Masters  en gestion, finance publique / administration des affaires, ou d'autre formation équivalente.

Connaissances et expérience:

• Au moins 5 années d'expériences pertinentes dans une organisation ou structure gouvernementale, internationale, ou privé dans un cadre multi-culturelle, y compris 3 ans ou plus de responsabilités de gestion dans un contexte organisationnel difficile et complexe;
• Excellentes aptitudes de gestion et de leadership avec la possibilité de construire des relations solides avec les partenaires;
• Solide connaissance dans les domaines financiers et gestion des ressources humaines, de l'approvisionnement, de la technologie de l'information, de la communication et de l'administration générale.

Comment postuler:

Les  dossiers de candidature devront comporter :

• Une lettre de motivation adressée au Représentant de l’UNFPA;
• Un formulaire P11 dûment rempli;
• Un CV détaillé et actualisé;
• La copie légalisée des diplômes et attestations de travail;
• Une copie légalisée de l’acte de naissance;
• Une copie légalisée du certificat de nationalité togolaise.

Les dossiers de candidature pourront être  soumis  au plus tard  le 22 septembre 2014.

• Sous pli fermé au Bureau de la Représentation de l’UNFPA au Togo (Boulevard Eyadema, Quartier Tokoin-Forever, Ancien SAZOF) ou envoyé par la  poste  avec pour objet « Recrutement au poste de Chargé (e) des Opérations » à l’adresse BP 8677 Lomé, Togo avant 17:00 heures;
• Ou par mail à l’adresse togo.office@unfpa.org  avec pour objet «Recrutement au poste de Chargé des Opérations».

NB : Les candidatures féminines sont vivement encouragées..

L'UNFPA fournit un environnement de travail qui reflète les valeurs de l'égalité des sexes, le travail d'équipe, respect de la diversité, de l'intégrité et un équilibre sain entre le travail et la vie. Nous nous engageons à maintenir notre distribution équilibrée de genre et donc encourager les femmes à postuler. Nous offrons une rémunération attractive en rapport avec le niveau de la position.