Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Centrafricaine, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Centrafricaine et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Bangui où le présent poste est attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un(e) Associé(e) à la Logistique (A.L) pour ce Bureau, qui sera donc basé à Bangui.

Sous la supervision directe du Chargé de l’Administration, l’’Associé(e) à la Logistique donne un appui au sein du Bureau et aux Sous Bureaux OCHA à Bangui et a l’intérieur du pays, aux collègues du Siège et à la contrepartie nationale pour un déroulement fructueux des services des opérations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clé :

• Assurer la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles

• Mettre à disposition des services d’appui administratifs, logistiques et de voyages efficaces et efficients.

• Appui à la gestion des biens et équipements (assets).

• Assurer une bonne gestion des services communs.

• Assurer un contrôle administratif et financier effectif,

• Appuyer le renforcement des capacités et le partage des connaissances.

1. Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

    

• S’assurer de la conformité des opérations administratives avec les règles, les procédures, les politiques et les stratégies de OCHA / ONU.

• Appuyer à l’élaboration de la cartographie des processus administratifs du bureau et des procédures internes standard d’opérationnalisation (SOPs).

• Préparer les plans de travail de l’unité de la logistique orientés vers les résultats.

• Elaborer des propositions et la mise en œuvre des stratégies de gain et de réduction de coûts en consultation avec la direction du Bureau.

2 Assurer la mise à disposition des services d’appui administratifs, logistiques et voyages efficaces et efficients, en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Coordonner et superviser les activités de dédouanement, enquêtes administratives, transport, assurance, gestion de l’espace, appui aux achats.

• Superviser le pool des Chauffeurs et assurer une coordination adéquate du planning des chauffeurs.

• Assurer la gestion du parc automobile (carnets de bord, carburant, assurance, cartes grises, trousses de secours, révisions, état général des véhicules, gestion carburant etc.)

• Donner un appui dans la préparation du budget administratif.

• Assurer la gestion des services de voyages : achat des billets d’avion, préparation des ordres de mission et autorisations de voyage, réservation d’hôtel.

3 Assurer une gestion adéquate des biens et équipements du Bureau

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• Coordonner la gestion des biens et équipements du bureau, préparer et soumettre dans les délais les rapports périodiques et annuels d’inventaires, coordonner la vérification physique des biens ainsi que leur certification par le Siège.

• Coordonner la mise à disposition des fournitures de bureau de qualité.

• Mener les enquêtes relatives au DSA, coût de la vie, agences de voyages.

4. Assurer une gestion adéquate des services communs,

• Assurer une bonne gestion des services communs avec le PNUD pour garantir des activités intégrées.

• Assurer la gestion des services liés à l’entretien et au gardiennage.

5. Assurer un contrôle administratif et financier effectif, en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Mettre en œuvre les mécanismes de contrôle des services administratifs, sauvegarde des rapports de contrôle tels les engagements et les dépenses.

• Revoir, rechercher, vérifier et réconcilier une variété de données et de rapports assurant l’exactitude et la conformité aux règles et procédures administratives.

• Créer les vendors dans Atlas et donner un appui dans la préparation des audits et la mise en œuvre des recommandations.

6. Donner un appui au renforcement des capacités et le partage des connaissances, en mettant l’accent sur les résultats ci-après :

• Organiser des formations sur les questions administratives et logistiques.

• Briefer les personnels sur les questions administratives d’ordre général ; donner des conseils et appui dans le domaine administratif et logistique.

Contribuer fortement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques.

Impact des résultats

Les résultats clés de ce poste ont un impact sur l’efficience de l’unité ; l’analyse exacte et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau à promouvoir l’image de OCHA / ONU comme un partenaire qui contribue efficacement à la résolution des problématiques humanitaires du pays. La capacité du titulaire du poste à prendre les initiatives est décisive dans l’atteinte des résultats dans les délais requis.

Competencies

Compétences de base

Professionnalisme:

• Engagement loyauté envers les idéaux des Nations Unies et le mandat d’OCHA.
• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques d’OCHA.
• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres.
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Planification et Organisation (Planning and Organizing).

Habileté :

• à développer des objectifs clairs et consistants conforme aux stratégies définies par l’Organisation. ;
• à prévoir les risques, parer à tout imprévu et identifier les activités prioritaires tout en étant capable de les ajuster en cas de changement.

Approche Client (Client Orientation).

Habileté :

• à respecter les dates butoirs dans la production des biens et services.
• à informer les clients sur les progrès et/ou reculs lors de l’exécution des demandes et requêtes administratives.
• à établir et maintenir des relations productives tant avec le staff qu’avec les partenaires extérieurs.

Communication

Habileté :

• à communiquer clairement et efficacement tant sur le plan verbal que par écrit.

à être ouvert sur le partage de l’information.

Required Skills and Experience

Education :

Diplôme de fin d’études secondaires. Certification en Administration désirable, ou

Un diplôme universitaire en Gestion ou Administration Publique.

Expérience :

• Un minimum de six (06) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration ou service d’appui au Programme, sur le plan national ou international, est requis pour les candidats titulaires de diplômes d’études secondaires (Baccalauréat) ;

   

• Un minimum de quatre (04) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de l’Administration ou service d’appui au Programme, sur le plan national ou international, est requis pour tous les candidats titulaires d’un diplôme universitaire en gestion, administration publique.

   

  Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et du paquet MS Office (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion des systèmes de gestion informatisés.

  Langues :

Maitrise de la langue française et connaissance de base de la langue anglaise.

COMPOSITION DU DOSSIER

 Les dossiers de candidature doivent comporter les pièces suivantes :

- Lettre de motivation adressée au Chef de Bureau de OCHA RCA

- Le formulaire standard des Nations Unies (PHP ou P11) pour les candidats des Nations Unies

- Une copie légalisée d’acte de naissance

- Des copies des diplômes et des attestations/certificats de travail.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.