UNDP Jobs - 52421- Assistant (e ) aux Ressources Humaines

Assistant (e ) aux Ressources Humaines

Location :

Bamako, MALI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

22-Dec-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-2

Duration of Initial Contract :

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous la supervision directe du l’Analyste des Ressources Humaines et de l’Administration, l’Assistant(e) aux RH et Administration est chargé(e) de l’exécution transparente et efficace des services et des processus des ressources humaines et de l’administration de l’Unité.

L’Assistant(e) RH et Administration est aussi chargé(e) de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client, et de faciliter le maintien d’un bon niveau de moral du personnel, ainsi qu’un Dashboard vert

Il (elle) collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau et du siège du PNUD, en vue de résoudre des problèmes de RH complexes et d’échanger des informations sur la mise en œuvre des procédures administratives.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés:

La mise en œuvre des stratégies, politiques et processus des RH et Administration;
La bonne gestion et suivi des dossiers administratifs (RH, services généraux et logistique), ainsi que du suivi du Dashboard IPSAS (Leave monitor, liste du personnel et des consultants);
Assister l’unité dans la mise en œuvre des enquêtes de l’ONU;
Participer à l’acquisition et au partage des connaissances dans le Bureau Pays.

Assister l’unité dans la mise en œuvre des stratégies, politiques et processus des RH et de l’Administration en général, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

Conformité des processus, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des audits, avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD;
Mise en place d’un système de contrôle interne efficace;
Mise à jour et suivi rigoureux des deadline relatives aux activités administratives et ressources humaines (IPSAS);
Elaboration de procédures standards de fonctionnement pour la gestion des RH, de l’administration, en collaboration avec le superviseur direct et la Direction du bureau;
Mise à disposition pour la Direction, l’Analyste des RH, d’informations sur les stratégies, les règles et règlements et la situation du personnel du bureau (dossier du personnel à jour).

Assurer une gestion efficace des dossiers administratifs, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

Participer à l’organisation des processus de recrutement, y compris la publication des vacances de postes, la participation à la présélection des candidats, la prise de références et la vérification des diplômes et le suivi des dossiers de visite médicale;
Suivi des dossiers administratifs au niveau des Services Généraux et de la logistique et du programme;
La préparation du rapport mensuel pour la gestion efficace des absences, conformément aux normes IPSAS pour tout le personnel;
Assister l’Associé RH dans la gestion du personnel retraité et leurs ayants droits afin de s’assurer que leurs parts et celles de l’employeur soient correctement enregistrées dans ATLAS, conformément aux normes IPSAS;
Elaboration des listes du personnel du bureau, y compris les listes électroniques du personnel et des candidats recommandés (roster);
Collecte des données relatives aux recouvrements des coûts pour les services rendus par l’unité des ressources humaines aux projets et aux agences.

Participe aux enquêtes de l’ONU, avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants:

Participe à la collecte des informations et préparation des rapports d’enquêtes compréhensives et périodiques, sur les salaires, les conditions de vie dans les lieux d’affectation et le coût de la vie;
Participation aux travaux du Comité d’enquête sur les salaires du personnel local.

Veille à l’acquisition et au partage des connaissances au sein du bureau avec pour objectif d’atteindre les résultats suivants:

Organisation des formations à la demande, pour le personnel du bureau, des projets et des agences;
Assurer l’intérim de l’Associé RH pour la gestion du personnel sous contrat de service;
Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière des ressources humaines;
Facilitation du partage d’informations relatives aux droits et obligations du personnel, et toute autre information communiquée par le Siège ou la Direction;
Contribution de qualité aux échanges dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Création de partenariats stratégiques:

Maintien des informations et base de données;
Analyse des informations générales et sélection des outils pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion:

Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion;
Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
Apporte des contributions au développement des composantes du système;
Fait des recommandations relatives aux procédures de travail et met en place un système de gestion.

Orientation vers le Client:

Entretien de bonnes relations avec les clients;
Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes;
Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et aux délais;
Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats:

Collecter et diffuser les informations;
Collecte et partage les informations sur les bonnes pratiques d’imputabilité et de gestion axée sur les résultats;
Prépare à temps les données pour les rapports.

Compétences Générales:

Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
Démontre une connaissance globale et un bon jugement;
L’auto développement, la prise d’initiative;
Esprit d’équipe et facilitation du travail d’équipe;
Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
Gestion des conflits;
Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et le partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
Prend des décisions motivées et de manière transparente;
La présentation de toutes les certifications IPSAS est obligatoire dans un délai de 3 mois après la prise de fonction.

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme de niveau secondaire (Baccalauréat) en administration, sciences sociales ou ressources humaines et domaine connexe.
Un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou domaine connexe sera considéré comme un atout.

Experience:

Au moins 1 an d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des Ressources Humaines ou en Administration générale;
Bonne connaissance des activités opérationnelles en général est souhaitable;
Une Bonne compréhension et maitrise des normes IPSAS constitue un Atout;
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc et des systèmes de gestion sur Internet ou Atlas.

Langue:

Maîtrise du français et très bonne compréhension de l’anglais serait un atout considérable.