Background

Basé(e) au sein du Bureau Pays du PNUD - Tchad, l’unité de terrain du programme VNU se compose généralement d'un(e) Chargé(e) de programme VNU (Volontaire de l’ONU international(e)) et d’un(e) Assistant(e)/ Associé(e) au programme VNU. Dans certains cas, l’unité de terrain est composée seulement d’un(e) assistant(e)au programme VNU ou un(e) associé(e) du Programme VNU. L’unité de terrain est partie intégrante de l’équipe de Portfolio Pays basée au siège du programme VNU. L’unité de terrain VNU est responsable de la gestion au quotidien des volontaires des Nations Unies, de la gestion des programmes et des initiatives du programme VNU, en répondant aux demandes locales et en promouvant des nouvelles opportunités pour le programme VNU.

Comme membre de l’unité de terrain du programme VNU au Tchad, l’Associé(e)au programme VNU est rattaché(e) au Bureau Pays du PNUD –Tchad pour travailler avec son/sa superviseur aux activités du programme VNU dans le pays. L’Associé au programme VNU soutien son/sa superviseur dans certaines activités du programme VNU, et est responsable de l’accomplissement des administratives liées aux affectations des Volontaires de l’ONU et aux contributions du programme VNU.

Le Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires de l’ONU contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plus part des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les volontaires prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires de l’ONU font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Le programme VNU a recruté 7.155 volontaires de l’ONU en 2011. Avec une moyenne d’âge de 38 ans, des compétences professionnelles requises et une expérience de 5 à 10 ans, les Volontaires de l’ONU issus de 158 pays, ont travaillé dans 132 pays en 2011, La majorité, 79 pourcent, venant de pays en développement. Un tiers des Volontaires de l’ONU étaient volontaire dans leur propre pays, les autres étant affecté(e)s à l’étranger. De plus, comme point focal des Nations Unies pour l’année International du volontariat (IYV 2001), le programme VNU a un rôle actif durant les célébrations pour la décennie de l’année, dont les objectifs clés sont la reconnaissance, la facilitation, le réseautage et la promotion du volontariat.

Placée au sein des Divisions Paix, l’équipe de Portfolio pays est responsable de la réalisation de la Stratégie de programme du programme VNU incluant la gestion des volontaires au niveau global, régional et local. L’équipe est responsable du suivi des tâches suivantes: exécution de la planification stratégique et la programmation dans le portefeuille des projets des pays du programme stratégique du programme VNU, construction et renforcement des relations avec les partenaires principaux au sein du système de l’ONU ainsi qu’avec les partenaires extérieurs dans les domaines de la gestion et de la programmation, maintien des communications entre le siège du programme VNU et les Volontaires de l’ONU sur le terrain pour assurer la qualité de la programmation et de la gestion des volontaires, suivi de la mise en œuvre de la programmation et la gestion des volontaires au niveau macro, appui substantiels dans le domaine d'intervention du programme VNU et appui aux initiatives de l’organisation impliquant d’autres unités en lien direct avec la programmation et les activités de gestion des volontaires.

Sous la responsabilité de l’équipe de Portfolio pays du siège du programme VNU, l’associé(e) au programme VNU travaille sous la supervision directe du/de la Chargé(e) de programme VNU ou, en son absence, du/de la Chargé(e) des opérations du PNUD au Tchad. Afin de garantir l’efficacité dans l’accomplissement de ses taches, il est essentiel pour l’associé au programme VNU de maintenir des relations de travail étroites avec le personnel du Bureau Pays du PNUD-Tchad, à la fois avec les divisions des opérations et du programme, et de s’intégrer à l’équipe du PNUD.

Au cours de l’année 2012, le programme VNU a mobilise 93 Volontaires de l’ONU, a organise avec succès les célébrations pour la Journée Internationale des Volontaires et a entame le processus de formulation d’un Programme conjoint du Système des Nations Unies pour l’appui au développement des capacités dans le secteur de la Santé.

Duties and Responsibilities

Assure un appui effectif a la gestion des programmes, visant les résultats suivants: 

Sous la direction du responsable de l’équipe de terrain VNU (généralement le/la Chargé(e)de Programme VNU):

  • Travaille en liaison avec les bureaux des Agences de l’ONU au Tchad pour recevoir et finaliser les Descriptions d’affectation des Volontaires de l’ONU;
  • Suit les candidatures pour les affectations VNU soumises par le siège pour accélérer le processus de prise de décision de la part du Gouvernement, institutions et responsables des projets concernés;
  • Appui et conseille les volontaires de l’ONU dans le pays en partageant les préoccupations, les attentes, les idées et conseils, en renforçant un réseau de confiance mutuelle des volontaires dans le pays;
  • Encourage les volontaires en poste à adhérer aux idéaux du volontariat et être les meilleurs représentants des actions volontaires par la formation et en fournissant du matériel de promotion;
  • Assiste le bureau du PNUD et/ou les points focaux nationaux de coordination en identifiant et interviewant les candidats potentiels pour des affectations internationales et nationales ; complète les formulaires d’entretien ; passe en revu les candidatures et informe les candidats sélectionnés avant le départ, sur les politiques et procédures du programme VNU, conditions de service, etc.
  • Assure la préparation, coordination et distribution du matériel d’information relatif au programme VNU et activités spécifiques au VNU;
  • Appuie l’organisation des activités de la Journée Internationale des Volontaires et autres comme les efforts de collaboration avec les organisations locales et internationales de volontaires;
  • Tisse un réseau de relations avec la/les organisation(s) locale(s) de volontariat;
  • Procède à la révision périodique du budget et des demandes financières en ligne, selon les procédures établies. 

Assure un appui effectif a la gestion des volontaires, visant les résultats suivants :

  • Gère les dossiers des Volontaires de l’ONU affecté(e)s dans le pays, s’assure que toutes les correspondances et rapports périodiques (enligne) soient bien sauvegardés, et que les questions requérant une action soient portées à l’attention de son/sa superviseur;
  • Surveille et garde les enregistrements du statut contractuel de tous les Volontaires en service de l’ONU et signale à son/sa superviseur les actions de suivi des prolongations de contrat, renouvellement et remplacement des candidats;
  • Met à jour les dossiers de congés des volontaires et s’assure que tous les volontaires de l’ONU aient soumis leur demande de congés bien à l’avance au bureau du PNUD (attention particulière donnée aux droits de fin de contrat); transmet au siège du programme VNU les copies des dossiers de congés finaux pour tout les départs de Volontaires de l’ONU;
  • Met à jour les contacts de tous les Volontaires de l’ONU, y compris les personnes à leurs charges;
  • S’assure que les effets personnels des Volontaires de l’ONU soient répertoriés, mis à jour et envoyés au siège du programme VNU dans les délais, conformément aux dispositions appropriées inclus dans le Manuel de Sécurité aussi bien que dans les Conditions de service des VNU;
  • Coopère avec le siège du programme VNU et/ou lieu de recrutement pour l’organisation logistique et du voyage des Volontaires de l’ONU et des personnes à leurs charges;
  • Facilite les autorisations et visas d’entrée des nouveaux Volontaires de l’ONU et des personnes à leurs charges;
  • Entreprend les tâches permettant d’assurer que tous les Volontaires de l’ONU qui arrivent pour la première fois dans le pays soient accueilli(e)s et que les dispositions avant l’arrivée soient prises. Assure le paiement rapide de la prime d’installation des volontaires de l’ONU;
  • Apporte l’appui nécessaire aux Volontaires de l’ONU pour l’ouverture d’un compte bancaire ainsi que pour compléter les formulaires requis pour obtenir le permis de résidence, permis de conduire, etc.;
  • Prépare, si nécessaire, en consultation avec le superviseur, les autorisations de voyage des Volontaires  de l’ONU en relation avec leur fonction dans le pays;
  • Répond et coopère avec tous les volontaires de l’ONU sur les questions financières et administratives;
  • Entreprend toute autre tâches dans la gestion des Volontaires de l’ONU et des personnes à leur charge dans le pays;
  • Traite les indemnités mensuels des Volontaires de l’ONU;
  • Apporte, si besoin, en consultation avec le superviseur, l’appui nécessaire au Volontaire de l’ONU et ses dépendants en cas de maladie, évacuation médicale, évacuation pour raison de sécurité ou décès du Volontaire de l’ONU;
  • S’assure que toutes les conditions soient remplies avant le paiement des prestations finales des Volontaires de l’ONU à la fin de leur affectation;
  • Apporte orientation et conseil sur les conditions de service et d’administration en coordination avec l’équipe de Portfolio pays au siège du programme VNU;
  • Sélectionne les candidats nationaux pour les affectations de VNU et est responsable du recrutement.

Assure l'appui administratif et logistique, visant les résultats suivants:

  • Gére l'inventaire des équipements de propriété du programme VNU, et des biens achetés par les projets du programme VNU, en assurant la soumission au siège;
  • Accompli les fonctions liées à la réalisation de l'enquête sur les logements et les services publics utile pour le programme VNU et s'assure que les résultats sont communiqués au siège du programme;
  • Rédige les correspondances y compris des mémorandums et des notes au dossier;
  • Gère les dossiers et sauvegarde les informations et les documents de référence pour un accès facile;
  • Exécute d'autres administratives telles que photocopies, collecte et distribution du courrier entrant, le dispatching de courrier sortant, la recherche des dossiers, etc.;
  • Assure les tâches en ATLAS HCM liées à la gestion du contrat, la validation du paiement, les gains et les prélèvements, la gestion des congés, les fins de contrat, etc.;
  • Prépare les réquisitions, bons de commandes et les reçus de tous les paiements des VNU dans ATLAS-Finances et corrige dans les délais les réquisitions, bons de commande et reçus erronés;
  • Donne un appui administratif dans la mise à jour et la gestion de la base de données des candidats au volontariat de l'ONU et du recrutement des Volontaires de l'ONU;
  • Donne un appui administratif au recrutement des candidats locaux aux affectations VNU qui sont envoyés dans d'autres pays.
  • Si besoin, exécute d'autres tâches administratives;
  • Assure l'intérim du Chargé de Programme VNU pendant son absence;
  • Exécute toute autre tâche à lui confié par le Représentant résident du PNUD liées à la gestion du programme VNU.

Competencies

Compétences Fonctionnelles

Création de Relations de Partenariat Stratégiques

Gère les informations et bases de données

  • Analyse les informations générales et sélectionne le matériel nécessaire au renforcement de partenariats 
    Promotion de la Formation et Partage des Connaissances.

Recherche de base et analyses

  • Elabore des stratégies innovantes et de nouvelles approches;
  • Identifie et communique sur les opportunités de promouvoir l’apprentissage et le partage de connaissances;
  • Développe un savoir des différents apprentissages interne/externe et les ressources de partage de connaissances.

Compétences/Expertises

Connaissance Fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

  • Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
  • Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail;
  • Identifie les nouvelles approches et les meilleures puis les intègre au travail;
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission;
  • Démontre une compréhension et une connaissance approfondies des directives en vigueur et des outils de gestion de projets, et les utilise régulièrement dans sa mission.

Promotion des changements organisationnels et du Développement

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels 

  • Aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions;
  • Elabore un processus pour appuyer les initiatives de changement.

Alignement stratégique des pratiques de gestion(HQ & RSCs) 
Collecte d’information, identification des meilleures pratiques 

  • Rassemble les informations sur les meilleures pratiques dans la gestion de son domaine de responsabilité;
  • Comprend la structure organisationnelle, connait les principaux domaines fonctionnels et opérationnels des unités;
  •  et fournit des apports pour la mise en place de systèmes de gestion et de services.

Conception et Mise en œuvre de Systèmes de Gestion 
Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion 

  • Utilise les informations/bases de données /autres systèmes de gestion.

Orientation Client 
Maintient efficace des relations client

  • Rend compte aux clients internes et externes dans les délais requis et de manière appropriée;
  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des cliens et des délais;
  • Etabli, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  • Répond rapidement aux besoins des clients.

 Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats 
Rassembler et diffuser les informations 

  • Prépare à temps les données pour les rapports;
  • Gère les bases de données.

Compétences Générales

  • Démontre/préserve des valeurs d’éthique et d'intégrité;
  • Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
  • L'auto-développement, la prise d'initiative;
  • Esprit d'équipe et facilite le travail d'équipe;
  • Facilite et encourage une communication ouverte dans l'équipe, communique efficacement;
  • Crée des synergies à travers la maîtrise de soi;
  • Gère les conflits;
  • Apprentissage et partage des connaissances et encourage l'apprentissage des autres.
  • Informe et rend transparent les prises de décision. 

Required Skills and Experience

Formation:

  • Etudes secondaires;
  • Diplôme d’administration, comptabilité ou finances.

Expérience:

  • 6 années d’expériences dans l’administration et/ou un service d’appui au programme;
  • Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Une bonne maîtrise du système internet est fortement préférable.

 Langues Requises:

  • Français courant et connaissance de l’anglais au niveau de travail.