Background

Sous la supervision directe du Directeur Pays Adjoint Opérations, l'Associé(e) Exécutif (ve) assure le fonctionnement efficace du Bureau du DPA/O, la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’information et le suivi  des dossiers et des engagements pris.

 

L’Associé(e) Exécutif (ve) occupe une position charnière au sein du bureau des opérations. La discrétion et la loyauté sont des qualités essentielles pour accomplir les tâches décrites ci-dessous.

Duties and Responsibilities

Résumé des Fonctions Clés :

  1. Fonctionnement efficace et efficient du bureau du Directeur Pays Adjoint /Opérations.
  2. Mise en œuvre des stratégies opérationnelles.
  3. Support effectif à la communication et travail administratif du Bureau.
  4. Assurer le renforcement et le partage des connaissances.

1. Assurer un appui à la gestion administrative et logistique des différents services et activités fournis par le Bureau du Directeur Pays Adjoint/Opérations pour l’atteinte des résultats suivants :    

  1. Appui administratif et logistique à la gestion quotidienne du Bureau du DPA/O, en particulier pour la rédaction des courriers et messages officiels et internes du DPA/O, et de toute autre tâche administrative sur demande ;

 

  1. Filtrage des communications, vérification du contenu des parapheurs de correspondances à la signature (présentation du courrier selon les normes du PNUD, pièces jointes) et retour pour envoi aux autres membres de l'équipe

 

  1. Gestion et organisation de l’agenda du DPA/O, tenant constamment à jour les engagements pris par le DPA/O sur l’agenda partagé dans Outlook. Rappel à temps et, si nécessaire, organisation du transport.
  2. Gestion efficace et discrète de l'organisation des réunions : Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous les réunions et missions  du DPA/O (avis de réunion, ordre de jour et résumé des actions à prendre pour un suivi efficace; et  rédaction des procès verbaux).

 

  1. Suivi des dossiers et rappel des engagements du personnel ciblé, des dates butoirs des actions et recommandations des réunions. Classement des dossiers en assurant la confidentialité des documents et données tout en privilégiant le classement électronique.

 

2.      Assurer la Mise en œuvre des stratégies opérationnelles pour l’atteinte des résultats ci-après :

 

  1. Appui administratif et logistique au sous-comité OMT pour les réunions de coordination inter-agences (secrétariat, rédaction ordre du jours et rapport de synthèse)
  2. Assurer la maintenance et l’archivage, d’informations et des documents de support concernant le sous-comité de l’OMT et d’autres documents de travail relatifs à la Coordination 
  1. Coordination et suivi des activités et des recommandations de l’OMT des Nations Unies ;
  2. Appui à la gestion des grandes enquêtes administratives périodiques auprès du personnel international ainsi que les enquêtes générales demandées par ICSC : distribution et collecte des informations, compilation des données reçues du personnel et assurer leur consolidation.
  3. Coordination et suivi des plans d’action et rapports des réunion des opérations
  4. Mise à jour et  transmission régulière du répertoire du personnel des Nations Unies.
  5. Préparation des réquisitions pour les achats des Opérations.

 

3.Donner un appui efficace aux communications pour l’atteinte des résultats suivants :

 

  1. Coordination de la diffusion de l'information entre les membres de l'équipe des opérations, du programme et des projets si nécessaire;
  2. Partage de l'information avec les autres services du bureau si nécessaire;

 

4.Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances en se fixant pour objectifs les résultats suivants :

 

Facilitation des connaissances pour le staff nouvellement recruté par l’organisation de formation dans les domaines suivants : présentation du courrier selon les normes du PNUD, protocole, maintien du savoir-faire et savoir-vivre.

Competencies

Compétences Fonctionnelles :     

Nouer des partenariats stratégiques

 

Niveau 1.1. : Mise à jour l’information et la base de données

  • Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats

Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances

 

Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse

  • Rechercher les  meilleures pratiques et initie de nouvelles, manières plus effectives de faire les choses.

Connaissance et expertise techniques

Niveau 1.1. : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures

  • Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
  • Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles  relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.
  • S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.
  • Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches.

 

Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement

 

Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

q  Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

 

Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion

 

Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

q  Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.

 

Clientèle

 

Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients

q  Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.

q  Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.

 

Promouvoir la Responsabilité et la Gestion Axée sur les Résultats

 

Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information

q  Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de responsabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.

 

 

Compétences de base

  1. Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
  2. Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens de jugement
  3. Développement personnel, prise d’initiatives.
  4. Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe
  5. Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective
  6. Création des synergies à travers le contrôle de soi
  7. Gestion des conflits
  8. Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.
  9. Information et prise de décision transparente.

Required Skills and Experience

-Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) spécialisées en Secrétariat.

 

-Un diplôme universitaire en Secrétariat de Direction.

 

-Un minimum de six (06) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise au plan national ou international pour les candidats titulaires d’un Baccalauréat.

 

-Un minimum de quatre (04) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise au plan national ou international pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire.

 

-Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (Word, Excel, etc.), expérience en système de gestion informatisé.

 

Maitrise du Français et bonne connaissance de l’Anglais.