Background
Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint (Opérations) et la supervision directe de l’Associé aux Finances (Trésorier), l’Assistant Financier fournit des services financiers en articulant sur la qualité, la consistance du travail effectué. L’Assistant(e) Financier (e) met en avant la satisfaction du client dans l’exécution de ses tâches tout en respectant les règles et procédures financiers du PNUD.
L’Assistant(e) Financier(e) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations, du programme et des projets du bureau de terrain, le siège du PNUD et d’autres agences des NU dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du bureau et résoudre certaines questions financières complexes.
Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés:
- Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
- Fonctionnement du système de recouvrement de coûts
- Appui administratif et financier
- Assure le fonctionnement du système de gestion des fonds du bureau de terrain
- Renforcement des capacités et partage des connaissances dans le bureau.
- Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, visant à obtenir les résultats suivants :
- Conformité des procédures financières et enregistrement des rapports et documents financiers selon les règles, procédures et politiques du PNUD.
- Procédures financières et standards internes élaborées en consultation avec le superviseur direct et les gestionnaires du bureau.
- Appui au Fonctionnement du système de recouvrement des coûts, visant à obtenir les résultats suivants :
- Appui à la mise en place d’un système de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services rendus par le PNUD non facturés dans Atlas.
- Recouvrement effectif des coûts et suivi du recouvrement auprès des Agences des NU et des projets.
- Apporte l’appui administratif et financier, en vue d’obtenir les résultats suivants :
- Assurer un contrôle propre et systématique des documents de support aux paiements et vérification des rapports financiers des projets NEX,
- Approuver les profils des prestataires dans Atlas
- Préparation des Vouchers pour les projets de gestion et les agences Atlas ainsi que les agences non atlas
- Exécution du pay cycle et chèques émis à temps
- Un système de contrôle interne, est mis en place, qui s’assure que les vouchers préparés son correctement enregistrés, finalisés et postés.
- Actions correctives à temps des vouchers non postés, inclus les vouchers avec budget insuffisant ou inexistant, les PO vouchers avec exceptions ainsi que vouchers non approuvés.
- Présentation des Informations sur la situation financière dès qu’elles sont demandées.
- « Account Receivables » pour les projets maintenus et enregistrement des « deposits » dans Atlas.
- Un système de sauvegarde des documents et rapports financiers est mis en place.
- Assure le fonctionnement du système de gestion des fonds du bureau de terrain, avec les résultats attendus suivants :
- Une petite caisse du bureau gérée conformément aux règles et procédures en la matière.
- Rapport du taux de change préparé et envoyé dans les délais.
- Appui à l’Associé aux finances dans le contrôle journalier des états bancaires des comptes du bureau pour inventorier le niveau des « imprests » et identifier la nécessité de leur renflouement,
- Identification des fonds reçus et enregistrement dans Atlas.
- Initiation des transactions et opposition des paiements sur le système bancaire électronique.
- Initiation des transferts bancaires.
- Les chèques signés sont gardés en lieu sûr et remis aux bénéficiaires sans retard.
- Renforcement des capacités et partage des connaissances dans le bureau, visant les résultats suivants :
- Une contribution au partage d’informations et connaissances sur le Network.
- Participation à la formation du personnel des opérations/projets sur les finances
Impact des Résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles du bureau. Une bonne saisie de données et une bonne présentation des informations financières du bureau revêt une importance capitale dans la prise des décisions de gestion par le management.
Competencies
Compétences Fonctionnelles :
Nouer des partenariats stratégiques
Niveau 1.1. : Mise à jour l’information et la base de données
- Analyser l’information d’ordre général et sélectionne les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats
Promotion de la formation organisationnelle et partage des connaissances
Niveau 1.1. : Recherche de base et analyse
- Rechercher les meilleures pratiques et initie de nouvelles, manières plus effectives de faire les choses.
Connaissance et expertise techniques
Niveau 1.1. : Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures
- Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste
- Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail.
- S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage.
- Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans l’accomplissement de ses tâches.
Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement
Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel
q Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.
Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion
Niveau 1.1: Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion
q Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion.
Clientèle
Niveau 1.1: Maintenance de relations effectives avec les clients
q Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun.
q Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients.
Promouvoir la Responsabilité et la Gestion Axée sur les Résultats
Niveau 1.1: Collecter et disséminer l’information
q Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de responsabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats.
Compétences de base
- Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
- Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens de jugement
- Développement personnel, prise d’initiatives.
- Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe
- Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective
- Création des synergies à travers le contrôle de soi
- Gestion des conflits
- Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues. La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel.
- Information et prise de décision transparente.
Required Skills and Experience
- Baccalauréat en Comptabilité ou Finance
- Diplôme universitaire en Comptabilité ou Finance
- Une certification d’une institution comptable internationalement reconnue aura un grand avantage.
- Un minimum de cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans le domaine des Finances, sur le plan national ou international, est requis pour les candidats titulaires de Baccalauréat ;
- Un minimum de trois (03) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des Finances, sur le plan national ou international, est requis pour tous les candidats titulaires d’un diplôme universitaire en Comptabilité ou Finance ;
- Une très bonne connaissance de Ms Office (Word, Excel, etc.) et des applications électroniques. Expérience souhaitée de l’application ERP, de préférence l’application PeopleSof ;
- Connaissance souhaitée de IPSAS et/ou des Standards Internationaux de Rapportage Financier (IFRS).
Maîtrise du Français. La connaissance de l’Anglais est un atout.