Background

Sous la direction générale du Représentant Régional de l’ONUDC et supervision directe du Représentant Régional Adjoint, l’Assistant Administratif/Procurement est chargé de fournir les services d’achats, tout en assurant la qualité et la précision du travail. L’Assistant Administratif/Procurement est chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

• Gestion et mise en place des stratégies opérationnelles;
• Organisation des procédures d’achat;
• Mise en œuvre de la stratégie de sourcing;
• Contrôle de l’actif du bureau régional;
• Facilitation du développement des connaissances et du partage des connaissances.

Assure la gestion et la mise en place des  stratégies opérationnelles, avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:

• Stricte conformité des activités d’achat avec les règles, régulations, politiques et stratégies des Nations Unies et de l’ONUDC; mise en place d’un système de contrôle effectif interne, du fonctionnement adéquat d’un système de gestion d’achat orientée vers la clientèle;
• Conception d’une carte perceptuelle des procédures d’opérations d’achat du bureau et élaboration du contenu des procédures d’Opérations Minimales Internes (SOPs) en matière d’Achat, de Logistique et de voyages, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

Organise des procédures d’achat pour le bureau, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants:

• Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires;
• Recevoir les demandes d’achat de biens/services du bureau;
• Procéder à la recherche de factures proforma (03 au moins) sur la base d’une demande de prix ;
• Recevoir les offres techniques/financières des fournisseurs dans le strict respect des procédures et règlements existants ;
• Négocier certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures
• S’occuper des commandes et assurer le suivi dans le respect des règles et procédures du PNUD ;
• Assurer la gestion des consommables et accessoires informatiques ;
• S’assurer que le processus d'approvisionnement soit équitable et transparent ;
• Analyser les implications financières et juridiques du contrat proposé ;
• Préparer tous les documents liés à l'achat de biens et de services et de soumettre au Comité d'évaluation des offres ; 

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement, en mettant l'accent sur la réalisation du résultat suivant:

• Mise à jour du fichier de fournisseurs.

Assure le contrôle adéquat de l’actif du bureau, avec un accent particulier sur  la réalisation des objectifs suivants:

• Préparation des rapports d’inventaire;
• Mise en place d’un contrôle d’Inventaire et de vérification physique au sein du bureau.

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances, avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants:

• Organisation et participation à des formations sur les achats en faveur du personnel intéressé ;
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques.

Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Competencies

Compétences fonctionnelles :

Renforcement des partenariats stratégique

Maintien des informations et des bases de données

• Analyse les variétés d’informations et identifie des domaines clés, en l'appui aux initiatives de renforcement de partenariat.

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Recherche et analyse de base

• Identifie les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de travailler.

Connaissance du Travail / Expertise Technique

Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures

• Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position (gestion des ressources financières) ;
• Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées au processus d’acquisitions et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
• S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l'étude et d'autres moyens d'apprentissage ;
• Démontre de très bonnes connaissance des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédia, ainsi que d’autres applications.

Promouvoir le changement et le développement organisationnel 

Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel

• Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion 

Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisation information / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information.

Orientation client

Entretenir des relations efficaces avec les clients

• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
• Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients;

Promouvoir la redevabilité et la gestion axée sur les résultats

Collecte et diffusion de l'information

• Rassemble et diffuse des informations sur les meilleures pratiques dans la redevabilité et  les systèmes de gestion axée sur les résultats

Compétence de base :

• Démonstrations et préservation de l'éthique et de l'intégrité;
• Démontrer la connaissance de l'organisation et faire preuve de bon jugement;
• Auto-développement et Prise d’initiative;
• Gestion des conflits;
• Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l'apprentissage des autres;
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances ;
• Prise de décision transparente et éclairée.

Planification et organisation

• Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.

Communication

• Capacité à écrire de manière claire et concise; et à bien communiquer oralement en français et en anglais.

Travail en équipe

• Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationale et culturelles.

Required Skills and Experience

Education :

• Education Secondaire avec formation spécialisée en achat ou en logistique;
• Un diplôme universitaire en affaires ou en administration publique serait souhaitable, mais ce n'est pas une exigence.

Expérience professionnelle :

• Un minimum de 5 années d'expérience professionnelle pertinente en en assistance administrative ou gestion administrative est requise ;
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langues :

• Une très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais sont requises.

Note:

• Etre de nationalité sénégalaise ou resident avec permis de travailler.