Background

Sous la direction générale du Représentant Régional de l’ONUDC et la supervision directe  du Représentant Régional Adjoint, l’Assistant Administratif/Voyages et Logistiques est chargé de fournir les services administratifs (voyages et logistiques), tout en assurant la qualité et la précision du travail. Il promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section. 

Duties and Responsibilities

L’Assistant Administratif/Voyages et Logistiques analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, la logistique, les droits et voyage et fournit des solutions à un large éventail de questions complexes y relatives. 

Résumé des fonctions clés :

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
• Appui aux processus de gestion des voyages ;
• Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances.

Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants:

• Le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC, des politiques et stratégies en matière de gestion des voyages.
• Assurer la mise en œuvre des mesures de réduction des coûts par la négociation avec les agences spécialisées dans les services de voyage.

Prend en charge les processus de gestion des voyages pour le Bureau,  avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :

• Prendre des dispositions administratives générales pour  toutes opérations  ayant trait à la logistique et à l’administration ;
• Spécifier  les détails des missions dans la base de données  pour approbation ;
• Disposer d'une liste d'adresses téléphoniques utiles pour le bureau ;
• Préparer les dossiers de mission de l’équipe du bureau ;
• Préparer les notes verbales pour les demandes de visas aux Ambassades et aux gouvernements ;
• Traitement des bons de commande pour les voyages. Garantit la disponibilité de fonds en fonction des lignes budgétaires.
• Suivi avec l’agent de voyage pour assurer la prestation de service professionnel de haute qualité et des prix les plus compétitifs.
• Fourniture d'informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, l’itinéraire de voyage et les réservations d’hôtel ;
• Dispositions à prendre pour les habilitations de sécurité (security clearance), si nécessaire.
• Traitement des autorisations et demandes de voyages relatives aux frais de voyage pour les membres du personnel, les consultants, le personnel des Nations Unies, les visiteurs, en s’assurant que les règles des Nations Unies sur l’itinéraire la plus directe et les prix les plus compétitifs sont suivies ;
• Les réservations d'hôtel ;
• Le traitement des demandes de visas pour les voyageurs des Nations Unies, ainsi que les demandes de permis de séjour et de la carte d'identification diplomatique pour le personnel international ;
• Dispositions pour l’accueil à l’aéroport de fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d'immigration, le cas échéant.

Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants:

• Organisation et participation à des formations sur les voyages en faveur du personnel intéressé ;
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques.

Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Competencies

Compétences fonctionnelles :

Renforcement des partenariats stratégique

Maintien des informations et des bases de données

• Analyse les variétés d’informations et identifie des domaines clés, en l'appui aux initiatives de renforcement de partenariat

Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Recherche et analyse de base

• Identifie les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de travailler.

Connaissance du Travail / Expertise Technique

Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures

• Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position (services de logistique et voyages) ;
• Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la position et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions ;
• S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l'étude et d'autres moyens d'apprentissage ;
• Démontre de très bonnes connaissance des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédias ainsi que d’autres applications.

Promouvoir le changement et le développement organisationnel 

Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel

• Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion 

Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion

• Utilisation information / bases de données / d'autres systèmes de gestion de l'information.

Orientation client

Entretenir des relations efficaces avec les clients

• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
• Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Compétences core :

Planification et organisation:

• Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.

Communication:

• Capacité à écrire de manière claire et concise; et a bien communiquer oralement en français et en anglais.

Travail en équipe: 

• Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationale et culturelles.

Required Skills and Experience

Education :

• Education Secondaire en Administration ou équivalent. Une formation spécialisée dans le domaine des achats et des voyages est souhaitable.

Expérience :

• Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente en assistance administrative ou gestion administrative.
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langues :

• Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.

Note :

• Etre de nationalité sénégalaise ou résident avec permis de travailler.