Background

Bajo la supervisión del Oficial de Manejo de Información, Jefe de la Unidad de Información ROLAC, y en estrecha colaboración con el Asociado de Tecnología de la Información y Comunicación, el Auxiliar de Soporte de Información y Tecnología proveerá servicios de soporte de información, tecnología, administración, soporte técnico a los usuarios de las herramientas de manejo de información e infraestructura tecnológica en la Oficina Regional de OCHA. El Auxiliar de Soporte de Información y Tecnología promueve un acercamiento orientado al servicio al cliente.  

El Auxiliar de Soporte de Información y Tecnología trabaja en colaboración con el Oficial de Manejo de Información, Jefe de la Unidad de Información de ROLAC, o el Asociado de Tecnología de la Información y Comunicación e ITS HQ staff para resolver problemas relacionados con información y tecnología.

Esta posición estará basada en OCHA en la Oficina Regional para América Latina y el Caribe, ubicada en Panamá.

Duties and Responsibilities

III. Funciones / Resultados clave esperados

 Resumen de las funciones clave:
1.    Soporte en la implementación de los sistemas y proyectos de información y tecnología.
2.    Soporte del funcionamiento del hardware y software del usuario final
3.    Soporte de la conectividad a internet y administración básica de la red
4.    Soporte administrativo del inventario y asignación de equipos
5.    Facilitadora para la transferencia de conocimiento de usuario final en los sistemas y proyectos implementados
6.    Soporte de eventos y reuniones

1. Soporte en la implementación de los sistemas y proyectos de información y tecnología, enfocándose en la obtención de los siguientes resultados:

• Cumplir con los estándares y guías de tecnología Locales y de la Sede, al igual que los procedimientos para solicitar servicios, equipos e infraestructura de acuerdo con los procedimientos del entorno de tecnología de la oficina Regional.
• Preparar e implementar equipos de escritorio, portátiles o móviles siguiente las recomendaciones de la sede y de información y tecnología locales, esto incluye los software recomendados según el role del usuario, los accesos a los recursos corporativos (email, RSO, Intranet), y la imagen de los equipos como respaldo.
• Proveer de entradas al plan de trabajo anual.
• Apoyar en la implementación de sistemas de infraestructura o comunicaciones según el plan de trabajo de la unidad.

2. Soporte del funcionamiento del Hardware y software del usuario final, enfocándose en la obtención de los siguientes resultados:

• Realizar de manera rutinaria tareas técnicas, que incluyen el cambio de hardware o componentes electrónicos (discos, memorias, tarjetas de red, cableado, fuentes de poder, ups) y su reparación en caso de daños.  Asiste y da seguimiento al mantenimiento físico de los sistemas y equipos ya sea de su parte o por un proveedor haciendo valer las garantías de los equipos
• Dar soporte en la instalación de software oficial ya sea comercial o desarrollado en casa, y sus respectivas actualizaciones.  Asegurarse según su calendario de tareas que todo el software instalados en un equipo tengan las últimas actualizaciones, parches o paquetes de servicio disponibles.  
• Garantizar el mantenimiento y actualización del software antivirus.
• Dar soporte en el respaldo de los archivos de los usuarios en el RSO, y su restauración, así como la detección, remoción y prevención de virus en los equipos.
• Seguir un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de todos los equipos de la oficina regional, de manera personal o a través de software de soporte remoto (logmein).
• Dar seguimiento a las garantías de los equipos laptops y desktops.
• Dar seguimiento y mantener un plan de ciclo de vida de los equipos asignados a la oficina regional.
• Solicitar al Asociado de Tecnología de la Información y Comunicación la compra por ciclo de vida, por daño o por reemplazo de equipos o piezas según sea el reporte de daños del equipo.
• Dar soporte a la conectividad de clientes de mensajería ya sea por web o por cliente de PC, Mac en dispositivos móviles.
• Dar soporte preventivo y correctivo de los equipos enviados en paquetes despegados en misiones de emergencia.  
• Mantener los equipos actualizados y las baterías cargadas según plan de mantenimiento preventivo anual.  
• Dar mantenimiento de los equipos de impresión (Impresoras compartidas, equipos escáner y plotters), incluye mantenimiento preventivo y correctivo, seguimiento con talleres y /o proveedores.
• Dar soporte a los dispositivos móviles de la oficina regional, incluyendo el software a instalar, el soporte de estas aplicaciones, el backup de los equipos y el software de localización y borrado en caso de pérdida.
• Dar soporte a los planes y líneas de voz y datos de la oficina.  Hacer un reporte mensual con el consumo de voz y datos para móviles, solicitar al Asociado de Tecnología de la Información y Comunicación la asignación de líneas telefónicas nuevas o la cancelación de líneas telefónicas actuales.

3. Soporte de la conectividad a internet y administración básica de la red:

• Responder a las necesidades de los usuarios con respecto al acceso a la red.
• Soporte de video y audio conferencias ya sea en la oficina o en otro lugar.
• Soporte de las reglas de acceso a sitios y políticas de seguridad.  Deberá pasar las solicitudes de acceso a sitios restringidos o cambios en las reglas del UTM al Asociado de Tecnología de la Información y Comunicación.
• Soporte a las comunicaciones cableadas (incluye paneles de conexión) y a las inalámbricas.  Debe monitorear el acceso a las redes inalámbricas de usuario y de invitado, y la red de la sala de conferencias.
• Soporte de la configuración IP básica de cada equipo, ya sea DHCP o por IP fijo.
• Soporte, mantenimiento y reparación o solicitud de reemplazo de los interruptores básicos que se mantienen en la oficina.

4. Soporte Administrativo del Inventario y asignación de equipos:

• Mantener un inventario al día de todo el hardware y software de la oficina.
• Mantener una librería con todo el material relacionado a ICT.
• Mantener un inventario de suministros y piezas de repuesto de equipos de información y tecnología.
• Mantener el archive de Excel o el Sistema automatizado de inventario al día, y entregar los reportes respectivos de OCHA, IPSAS y UMOJA a Administración según calendario de fechas y según solicitud.
• Ingresar al inventario todo equipo o dispositivo nuevo que se adquiera.  Deberá contener información de costo, número de parte, número de inventario IPSAS o UMOJA y pedir las etiquetas de estos inventarios a Administración.
• Mantener un inventario de los equipos que serán sacados del inventario general por ciclo de vida, por daño, por pérdida o robo, por obsolescencia u otros motivos.  Deberá también preparar la documentación respectiva para write-off de OCHA y del PNUD por caso.
• Mantener los reportes de Venta de equipos, Reciclaje, Pérdida, robo y con la supervisión de la administración de la venta o reciclaje de los equipos destinados a estos fines.
• Mantener y preparar las hojas de reporte de daño, robo o pérdida por usuario y darle seguimiento con administración para el seguro del equipo, el reporte policial y el reporte de write-Off respectivo.
• Preparar la hoja de préstamo y asignación de equipos de manera temporal o permanente.  Este registro deberá estar firmado por Administración antes de asignar el equipo al usuario.
• Darle seguimiento a los equipos asignados a los usuarios y cuando el usuario retorne el equipo deberá llenar la sección respectiva de retorno y deberá ser firmado por todas las partes.
• Mantener los registros de préstamos actualizados y en orden.
• Mantener los inventarios de útiles de oficina y suministros de impresora actualizados y con suficiente cantidad para la operación de la Unidad de Información.

5. Facilitador/a para la transferencia de conocimiento de usuario final en los sistemas y proyectos implementados:

• Proveer de inducción y entrenamiento a todo funcionario Nuevo que ingrese a la oficina.  Esta inducción deberá incluir normas, procedimientos, formularios, hardware, software, dispositivos móviles, según esta acordado en el plan de inducción del usuario.  Luego de cumplido el plan de inducción se le hará entrega de los equipos asignados.
• Proveer de inducción y entrenamiento a todos los funcionarios en equipos o sistemas nuevos implementados en la oficina regional por medio de capacitación en sitio, remota por Webex o de alguna otra manera que permita que los usuarios tengan acceso a este conocimiento nuevo sobre los sistemas.
• Asegurarse de aprender todos los nuevos sistemas de OCHA ya sean regionales o globales para poder dar el soporte y el entrenamiento necesario a los usuarios finales.
• Contribuir a una base de datos de conocimiento y comunidad de buenas prácticas de OCHA.

6. Soporte de Eventos y Reuniones:

• Dar seguimiento a requerimientos de equipos temporalmente asignados a reuniones y eventos.
• Instalar y preparar los equipos necesarios para la reunión o evento ya sea en la oficina o fuera de ella.  
• Dar soporte a las reuniones o eventos a los equipos y usuarios participantes y regresar los equipos a la oficina al término de cada evento externo.

Competencies

Competencias Corporativas:

• Demonstrar compromiso con la misión, visión y valores de UN OCHA.
• Mostrar una sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Competencias Funcionales:

   Administración del conocimiento y aprendizaje

• Comparte su conocimiento y experiencia y proveproveer de consejos útiles a otros usuarios en la oficina.

   Desarrollo y efectividad operacional

• Habilidad para proveer servicios básicos de IT .
• Buenas habilidades administrativas.
• Habilidad para revisar una gran variedad de datos, identificarlos y ajustar las discrepancias en los mismos.
• Buen conocimiento de los sistemas operativos de PC/LAN, Microsoft Windows, Linux Server y Mac, seguridad ICT corporativa y sistemas de protección antivirus, conocimiento de aplicaciones web y de administración de la red, ERP.
• Habilidad para trabajar en equipo.
• Habilidad para organizar y completar múltiples tareas estableciendo prioridades.

   Liderazgo y manejo propio

• Enfocado en resultados para el cliente y responde positivamente a la retroalimentación.
• Consistentemente aborda el trabajo con energía y actitud constructiva y positiva.
• Planea, coordina y organiza su carga de trabajo cambiando sus prioridades y cumpliendo con las fechas límites.
• Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar complejidades

Required Skills and Experience

Educación:

Bachillerato completo con estudios parciales o completos en sistemas de IT, aplicativos de negocios y productividad (Microsoft Office) y en aplicaciones basadas en la web.
Microsoft Certified Professional (MCP) es deseable, pero no requerido.

Experiencia:

3 años de experiencia en trabajo relevante de administración de IT y soporte técnico.

Requerimiento de lenguaje:

Dominio en español oral y escrito e Inglés intermedio oral y escrito.

Información adicional

• Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos panameños o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo permanente para laborar en el país.
• Para ver y aplicar a esta vacante debe ingresar su aplicación al siguiente link:

http://jobs-admin.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=55992 a más tardar el viernes, 8 de mayo de 2015, adjuntando su hoja de vida y el Formulario de Antecedentes Personales (P.11) firmado, en un solo documento en PDF.

• Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas.
• Solamente los(las) candidatos(as) seleccionados(as) para entrevista recibirán confirmación.
• El formulario P.11 para Service Contract lo pueden descargar desde el anuncio de la vacante que ha sido publicada en la página web.