UNDP Jobs - 57679- Associé(e) Exécutif(ve) au Représentant Résident/C

Associé(e) Exécutif(ve) au Représentant Résident/Coordinateur Résident

Location :

Conakry, GUINEA

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

Application Deadline :

19-Jul-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-6

Duration of Initial Contract :

1 an

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous l’encadrement et la supervision directe du Représentant Résident / Coordonnateur Résident, l’Associé(e) Exécutif (ve) du RR/CR assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR/CR, garantit la confidentialité absolue dans les aspects de son affectation, maintient les procédures de protocole, de gestion du flux d’information et du suivi des délais et engagements pris.

L’Associé(e) Exécutif du RR/CR travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les Agences du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient d’information, d’actions sur les instructions, les agendas.

Duties and Responsibilities

Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR/CR en mettant un accent sur les résultats ci-après :

Maintenir le calendrier de son superviseur, les contacts des visiteurs de haut rang, les arrangements pour les rendez-vous et les réunions, agir en tant qu’interprète quand nécessaire et/ou prendre des notes;
Maintenir les procédures de protocole. Préparer les matériels de briefing de haute qualité pour les rendez-vous du superviseur, les réunions, les missions. Préparer les traductions informelles;
Gérer le calendrier des missions et représentant du RR/CR. Préparer le roster des partenaires de haut rang, le répertoire téléphonique;
Préparer les correspondances, directives, commentaires au nom du RR/CR pour sa signature et faire le suivi si nécessaire;
Utiliser les systèmes de gestion automatisés pour un fonctionnement efficace du bureau du RR/CR.

Assurer des communications effectives d’appui au bureau en mettant l’accent sur les résultats ci-après:

Maintenir un système de classement et d’archivage qui garantisse la sauvegarde des documents confidentiels;
Utiliser un système automatisé de classement;
Coordonner le flux d’information dans le bureau, suivre la circulation des dossiers;
Faciliter le partage d’information entre l’Equipe Pays et l’Unité de la Coordination inter-Agences;
Suivre les délais, les engagements faits, les actions prises, la coordination, la collecte et la soumission des rapports au RR/CR;
Filtrer tous les appels entrants et les correspondances;
Présenter les propositions pour éliminer les goulots d’étranglements de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.

Assurer la facilitation de la gestion et du renforcement des capacités, en mettant un accent sur les résultats ci-après :

Contribuer substantivement aux réseaux de partage des connaissances et communautés de pratiques;
Organiser des formations spécialisées pour les secrétaires;
Organiser des formations en faveur du personnel du PNUD sur la coordination, l'administration et le protocole.

Competencies

Compétences Fonctionnelles :

Nouer des partenariats stratégiques

Mettre à jour l’information et la base de données;
Analyser l’information d’ordre général et sélectionner les matériels en appui aux initiatives d’établissement de partenariats;
Promouvoir la formation organisationnelle et le partage des connaissances.

Recherche de base et analyse

Rechercher les meilleures pratiques et initier de nouvelles manières plus efficientes de travail;
Documenter les stratégies innovantes et les nouvelles approches.

Connaissance et expertise techniques

Connaissance fondamentale des processus, méthodes et procédures;
Comprendre les principaux processus et méthodes de travail en rapport avec le poste;
Avoir une connaissance de base des procédures et politiques organisationnelles relatives au poste et les appliquer de manière consistante au travail;
S’efforcer de maintenir à jour ses connaissances à travers l’auto-formation et d’autres moyens d’apprentissage;
Démontrer une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement de ses tâches;
Promouvoir le Changement Organisationnel et le Développement;
Présentation de l’information sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel;
Documenter les meilleures pratiques sur le changement organisationnel et le développement tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du SNU;
Démontrer l’habilité à identifier des problèmes et proposer des solutions.

Elaboration et Implémentation de Nouveaux Systèmes de Gestion

Recherche de données et mise en œuvre des systèmes de gestion;
Utiliser les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
Donner des inputs pour le développement des systèmes simples.

Maintenance de relations effectives avec les clients

Faire des retours d’informations aux clients internes et externes d’une manière appropriée et succincte et en temps opportun;
Organiser et prioriser le plan de travail pour répondre aux besoins et délais des clients;
Etablir, construire et soutenir des relations effectives au sein de l’unité et avec les clients internes et externes;
Répondre promptement aux besoins des clients.

Promouvoir la Recevabilité et la Gestion basée sur les Résultats

Collecter et disséminer l’information;
Collecter et disséminer l’information sur la meilleure pratique en termes de redevabilité et de systèmes de gestion axée sur les résultats;
Préparer des inputs aux rapports dans les délais;
Maintenir les bases de données.

Compétences de base:

Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité;
Démonstration d’une connaissance de l'Organisation;
Capacité à s'autoformer et à prendre des initiatives;
Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe;
Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective;
Création des synergies à travers le contrôle de soi;
Gestion des conflits;
Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues;
La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel;
Information et prise de décision transparente.

Required Skills and Experience

Formation:

Diplôme de fin d’études secondaires spécialisées en secrétariat;
Un diplôme universitaire est désirable mais n'est pas requis.

Expérience:

6 ans d’expérience en secrétariat, administration, programme est requise au plan national ou international;
Expérience dans l’utilisation de l’outil informatique et de MS Office (World,Excel,etc....), expérience en système de gestion informatisé.

Langues requises:

Maîtrise du Français, de l'Anglais.