Background

La agencia de las Naciones Unidas ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, y en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo.  Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

• Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres.
• Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
• Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres.
• Aumentar la autonomía económica de las mujeres.
• Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presupuestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales.
• Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Gerente Regional de Operaciones, la/el Voluntaria/o de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• Apoyar los procesos de operaciones de la Oficina Regional especialmente los procesos de recursos humanos, adquisiciones, logística y administración;
• Apoyar la gestión documental y gestión del conocimiento;
• Elaborar un plan mensual y anual de trabajo, así como los correspondientes informes de las actividades realizadas;
• Utilizar los instrumentos (formatos, guías, check list y otros) para el proceso y seguimiento de la gestión de operaciones.

Gestión de Recursos Humanos

• Brindar apoyo a la gestión de recursos humanos;
• Apoyar la confección mensual de los registros de ausencias y recopilar la documentación soporte para estos registros;
• Apoyar la preparación de informes de gestión de recursos humanos;
• Apoyar la actualización y mantenimiento de bases de datos de recursos humanos;
• Apoyar los procesos de selección de recursos humanos;
• Mantener un registro de descripción de puestos y términos de referencia de contratos de personal, servicios, voluntarios, pasantes, etc.
• Apoyar el proceso de ingreso de nuevo persona y salida de personal;
• Apoyar los procesos de contratación y renovación de contratos;
• Apoyar el proceso de revisión de nómina y ajustes mensuales de nómina;
• Realizar encuestas de bienestar, satisfacción, requerimientos de talento humano, capacitación y otras.

Gestión de Adquisiciones

• Realizar cotizaciones de boletos de viaje y coordinar reservas de hoteles;
• Contacto con proveedores para solicitar documentación de procesos de compras de acuerdo al checklist.

Gestión de Administrativa y Logística

• Brindar apoyo administrativo y aplicar los procedimientos y normas administrativas de ONU Mujeres;
• Levantar requisiciones en sistema integral de base de datos, ATLAS;
• Apoyar el levantamiento, revisión y diagrama de los flujos de procesos de la Unidad de Operaciones a fin de mejorar los controles internos de la oficina y establecer indicadores de eficiencia;
• Servir de respaldo en los siguientes procesos:
  • Procesar solicitudes de visa, emisión de tarjetas de identificación, carne y otros documentos
  • Preparar solicitudes de autorización de viaje
  • Coordinar las charlas de seguridad para  nuevo personal y visitantes
• Apoyar la logística de reuniones, eventos, retiros y talleres;
• Apoyar los procesos de continuidad de negocios (BCP). 

Gestión Documental

• Apoyar en la organización y mantenimiento del archivo físico de recursos humanos, adquisiciones y finanzas;
• Apoyar en la organización y mantenimiento del archivo digital central de operaciones, recursos humanos, adquisiciones y finanzas;
• Apoyar en la preparación, extracción, revisión y digitalización de datos, documentos y archivos;
• Apoyar al personal de operaciones en tareas diversas de fotocopia, compilación de documentos, datos e informes de diversas fuentes, preparación de presentaciones y distribución de documentos.

Gestión del Conocimiento

• Apoyar la actualización de la intranet de ONU Mujeres con información e informes generados por la Unidad de Operaciones;
• Organizar eventos de capacitación para el personal de operaciones y programas de la región  en temas relacionados a recursos humanos, adquisiciones, logística y administración;
• Recopilar y sintetizar lecciones aprendidas, mejores prácticas e iniciativas para generar y compartir el conocimiento.

Además de lo anterior, a los voluntarios VNU se les insta a:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel proactivo en las actividades del programa VNU, como por ejemplo en los eventos de conmemoración del Día Internacional de los Voluntarios (DIV);
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
• Reflexionar sobre el tipo y la calidad de acción voluntaria que se lleva a cabo, incluida su participación en las actividades realizadas periódicamente;
• Contribuir con artículos/críticas (opiniones) de las experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su publicación en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;
• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos voluntarios VNU;
• Asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio con individuos y organizaciones locales pertinentes cuando sea técnicamente posible.

Resultados esperados:

• Se espera que la/el Voluntaria/o contribuya de forma significativa en todos los aspectos operativos de la Oficina Regional de ONU Mujeres gestionando y facilitando los procesos a su cargo.
• Una declaración final de los logros alcanzados en el área del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como el número de voluntarios movilizados y de actividades y capacitaciones realizadas.

Competencies

• Demostrar integridad y compromiso con los valores de Naciones Unidas y sus estándares éticos;
• Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita;
• Poseer capacidad para  compilar, revisar y organizar información amplia y completa sobre los temas solicitados;
• Contar con habilidades para preparar y analizar informes;
• Contar con conocimientos sólidos, práctica y habilidad en el uso de computadoras;
• Poseer actitud y habilidad de servicio;
• Establecer relaciones interpersonales en un ambiente de respeto y profesionalismo que conlleven a una efectiva interlocución;
• Priorizar y organizar las actividades encomendadas a fin de asegurar los resultados, haciendo un uso óptimo del tiempo y de los recursos;
• Capacidad para trabajar en un entorno multicultural;  
• Compromiso con los valores y principios del voluntariado.  

Required Skills and Experience

Educación: 

• Profesional de la carrera de Administración de Empresas, título universitario es requisito indispensable.

Experiencia:

• Al menos dos años de experiencia en el área administrativa; conocimientos de procesos de recursos humanos, administrativos, logísticos y de adquisiciones de agencias u organismos de cooperación internacional, es deseable;
• Conocimientos sólidos, práctica y habilidad en el uso de computadoras;
• Experiencia previa en voluntariado o aptitudes para el desarrollo de la comunidad, es deseable. 

Idiomas: 

• Conocimientos intermedios de inglés, lectura, escritura y conversación;
• Dominio del español como lengua materna.

Nota: 

• Candidatas(os) deben tener nacionalidad panameña y minimo 25 años de edad.  Solo se contactaran a las(os) candidatas(os) seleccionadas(os) para la lista corta.   

Condiciones de Servicio:

• Subsidio mensual equivalente a B/. 1,063 (Mil Sesenta y Tres Balboas con 00/100) e incluye seguro médico para la/el voluntaria(o).