Jobs - 57892- Assistant/e Administratif/ve pour le Roster

Assistant/e Administratif/ve pour le Roster

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

11-Jul-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6 Mois

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

L’Assistant/e Administratif/ve offre un soutien aux services administratifs et fournit un travail de haute qualité et un service précis, ponctuel et convenablement enregistré/documenté.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des Projets extérieurs du Bureau, ainsi qu’avec le personnel d’autres institutions de l’ONU afin d’assurer la cohérence des services offerts.
Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Description des Tâches Principales :

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Conformité des activités administratives avec les règles et règlements en vigueur aux Nations Unies ;
Elaboration de procédures standards de fonctionnement de l’Administration en collaboration avec le superviseur direct.

Offre un appui administratif et logistique, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

Réception des expéditions, formalités de dédouanement, préparation des documents pour expédition, formalités d’expédition;
Préparation de toute la documentation nécessaire, suivi des actions, correspondance relative aux expéditions/dédouanement;
Organisation des déplacements (missions) et réservations d’hôtel, préparation des autorisations de déplacements (PT8, Ordre de mission);
Appui aux membres du personnel et aux personnes à leur charge pour l’établissement des demandes de visa de séjour, carte diplomatique et autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national;
Appui administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites;
Préparation de correspondances, fax, notes de service, rapports courants;
Extraction, saisie, copie, scan et classement de données provenant de sources diverses;
Vérification des registres des véhicules et préparation de projets de rapports sur les antécédents et de plans d’entretien des véhicules;
Gestion du parc automobile et supervision des chauffeurs;
Appui à la gestion du bâtiment et des contrats de prestation;
Appui à la gestion du magasin et des stocks et inventaires du matériel
Recouvrement des coûts et facturation de services rendus (exo, service parc auto, carburant);
Réquisitions et requêtes des prestataires et contrats;
Appui aux processus d’achat des biens et des services;
Réquisition dans le progiciel de gestion utilisé

Fournit un appui au bon fonctionnement du Bureau et à la gestion des actifs, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

Appui à la collecte d’informations sur la gestion des actifs;
Tenue des dossiers et documents relatifs à la gestion des actifs;
Conservation/archivage des dossiers et documents ayant un rapport avec la gestion des actifs;

Fournit un appui au renforcement et au partage des connaissances dans le Bureau extérieur, avec comme objectif d’arriver aux résultats suivants :

Participation à la formation en gestion du personnel affecté aux Opérations/Projets;
Contribution aux réseaux et aux communautés d’expertise.

Competencies

Valeurs et Compétences

Intégrité
Respect de la diversité
Professionnalisme
Aptitude à la planification et à l’organisation
Orientation clients
Volonté de perfectionnement

Required Skills and Experience

Education :

Diplôme de fin d’études secondaires (baccalauréat);
Diplôme universitaire en Administration, Administration publique, gestion ou en droit serait un atout

Expérience :

5 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration, ou de la Gestion;
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, Point, etc.) et des systèmes de gestion sur Internet.

Langues :

Maîtrise parfaite du français;
La connaissance de l’anglais constitue un atout.

Candidatures :

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation, CV ou formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org. Veuillez scanner tous les documents en un seul fichier sous format PDF à télécharger car le système n'accepte qu'un seul document.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.