Background
L’Assistant/e aux Achats (Procurement) est chargé/e de fournir des services de grande qualité pour les achats du personnel du Bureau et des Projets extérieurs du Bureau.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du personnel des Programmes et des Projets extérieurs du Bureau.
Il/Elle œuvre à promouvoir dans la prestation de services relatifs aux achats, une approche collaborative de qualité basée sur les résultats visant la satisfaction du client.
Duties and Responsibilities
Fournit un appui administratif dans le domaine des achats de biens et services, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
- Examen, enregistrement et établissement des priorités dans les demandes d’approvisionnement et obtenir toutes les informations/documents supplémentaires nécessaires;
- Vérification de la disponibilité des prestataires;
- Suivi le statut des demandes en cours;
- Suivi avec les fournisseurs de manière à garantir la livraison des biens et services dans les délais;
- Vérification de la clarté des demandes d’achats, de biens ou de services, et demander les compléments et le plus d’informations si nécessaire;
- Appui à l’élaboration des dossiers d’appel d’offres : demande de proposition de prix, de devis, en fonction de la nature des besoins et la valeur des achats;
- Finaliser les bons de commandes et les notes au dossier;
- Conservation/archivage des informations en gestion interne dans des bases de données et dossiers;
- Recherche, récupération et présentation d’informations émanant de sources internes et externes concernant des sources d’approvisionnement adaptées aux besoins;
- Rédaction de correspondance : lettre, fax, memo.
Identifie les besoins divers du Bureau en terme de matériel, fournitures, équipements, etc., avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
- Suivi et disponibilité des stocks;
- Gestion des fournitures, équipements et véhicules du bureau;
- Maintenance des locaux et des véhicules conformément aux règles des Nations Unies;
- Remise au superviseur les bons de commande avec les pièces justificatives pour signature, puis envoi des bons de commande aux fournisseurs.
Assure le bon contrôle des biens du Bureau, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
- Vérification des marchandises commandées, s’assurer de leur qualité et reporter au superviseur tout problème de qualité;
- Vérification de la livraison effective des marchandises/équipement;
- Etablissement de contacts permanents avec les services de douanes port/aéroport et les autorités locales pour l’importation de matériel reçu de l’étranger;
- Préparation des rapports d’inventaires;
- Vérifications physiques et contrôles d’inventaires au niveau du Bureau et des Projets.
Competencies
- Intégrité;
- Respect de la diversité;
- Professionnalisme;
- Travail d’équipe;
- Orientation clients;
- Aptitude à la planification et à l’organisation;
- Volonté de perfectionnement.
Required Skills and Experience
Formation:
- Etudes secondaires, être titulaire du diplôme du baccalauréat;
- Diplôme universitaire en Administration des affaires ou Administration publique serait un atout.
Expérience:
- 5 ans minimum d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration;
- Expérience professionnelle dans une organisation internationale ou une ONG serait un atout;
- Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
- Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne;
- Connaissance d’ATLAS ou de tout autre progiciel en vigueur aux Nations Unies serait un atout.
Langue:
- Maîtrise parfaite du français.
Candidatures:
Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante :
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Les candidatures féminines sont fortement encouragées.