Background

• Sous la supervision du Chargé de l’Administration, le  Commis - Réceptionniste apporte un soutien aux services administratifs assurant une haute qualité de travail, assure une prestation exacte, opportune et avec des données correctement enregistrées / documentées;
• Le Commis - Réceptionniste va promouvoir une approche orientée vers les clients, la qualité et les résultats.

Duties and Responsibilities

Fonctions et responsabilités:

Résumé des fonctions clés

• Appui administratif et logistique;
• Appui à l'entretien des locaux et au maintien des équipements assignés aux Unités d’affectation;
• Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances.

Apporter un soutien administratif et logistique, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Réception et orientation des visiteurs;
• Tenue des registres de tous les courriers internes  aux unités d’affectation et suivi des dossiers transmis pour une redistribution jusqu’au traitement final en veillant à respecter la confidentialité;
• Accusé de réception des livraisons, la préparation des documents et formalités pour les expéditions (reçues / envoyées); Préparation de toute la documentation nécessaire, les actions de suivi, la rédaction de la correspondance liée aux envois ou transferts des colis.

 Appui administratif à l'organisation des conférences, des ateliers, des retraites:

• Collecte d'informations dans le cadre des enquêtes administratives et la préparation de la correspondance de routine, mémos, notes et rapports, conformément aux pratiques du Bureau;
• Extraction, la saisie, la copie et le classement des dossiers provenant de diverses sources;
• Organisation des archives des Unités d’affectation;
• Tenue des fiches de présence des Unités d’affection.

Appui à l'entretien des locaux et à la gestion des fournitures en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer la propreté des locaux par les services d’entretien;
• Veiller à l’approvisionnement et  la gestion des fournitures du bureau;
• Participation aux inventaires du Bureau.                                                             

Appui au renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le CO, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Participation à la formation du personnel des opérations / projets sur l'Administration;
• Contribution au partage des connaissances et bonnes pratiques.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Planification et organisation:

• Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser le travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Le développement et l'efficacité opérationnelle:

• Capacité d'accomplir une variété de tâches et de fonctions répétitives et routinières liées à la préparation des réunions,  la gestion des locaux et le travail de l'administration en général;
• Capacité à examiner les données, identifier et ajuster les écarts;
• Capacité de produire des documents précis et bien documentés conforme à la norme requise;
• Capacité à travailler sous pression à gérer un grand volume de travail et sous des contraintes de temps.

Leadership et l'autonomie de gestion:

• Met l'accent sur le résultat pour le client;
• Travaille avec énergie et dans une attitude positive et constructive;
• Reste calme, au contrôle et de bonne humeur même sous pression;
• Répond positivement aux critiques et respecte les opinions différentes.
• Gestion et Apprentissage de la Connaissance;
• Partager la connaissance et l’expérience et contribuer aux domaines de pratiques du PNUD;
• Travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu.

Required Skills and Experience

Education:

•  Etre titulaire au minimum d’un diplôme secondaire ou équivalent.

Expérience:

• Minimum trois (3) ans d'expérience pertinente dans le domaine de l’administration;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.);
• Expérience dans la manipulation de l’internet et des messageries.

Langues requises:

• Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
• Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.