Background
Sous la supervision de l’Expert International, Conseiller Technique Principal du Programme d’Appui à la Finance Inclusive à Madagascar (PAFIM), l’Assistant Administratif et Financier (A.A.F.) est chargé de la gestion des ressources financières, matérielles et humaines du PAFIM. Il a également une fonction d’appui financier et administratif auprès du Conseiller Technique Principal.
Duties and Responsibilities
Sous la supervision du Conseiller Technique Principal, l’AAF accomplira les tâches suivantes :
- Participer à la mise en place des procédures comptables, administratives et financières du Programme ;
- Assister les Experts dans le suivi des activités du Programme par l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, les ressources, les budgets et les dépenses ;
- Préparer à la signature du Conseiller Technique Principal les requêtes de paiement établies par le Programme et préparer les vouchers y afférents;
- Tenir la comptabilité régulière et conforme aux normes internationales ;
- Gérer les dossiers financiers du Programme ;
- Développer des procédures comptables et financières adaptées à l’exécution du Programme ;
- Effectuer et vérifier les concordances bancaires ; calculer les intérêts sur dépôts et sur les lignes de refinancement et de garantie mises en place ;
- Préparer les procédures d’acquisition des biens et services du Programme ;
- Suivre avec le PNUD les commandes et les livraisons d’équipement et de fournitures du Programme et créer les réquisitions y afférentes;
- Préparer les états financiers, élaborer des rapports d’analyse financière du Programme ;
- Appuyer le Conseiller Technique Principal et les Experts Nationaux dans la préparation des révisions budgétaires ;
- Assurer l’achèvement de toutes les révisions mandataires dans les délais prescrits ;
- Instruire à tout moment les implications financières et procédurales du Programme et aviser les requérants des conséquences éventuelles au moment opportun ;
- Participer à l’alimentation et à la gestion des bases de données ;
- Faciliter, par la tenue d’une documentation conséquente, la réalisation des audits annuels ;
- Fournir des notes d’information et de brefs rapports au niveau comptable et financier (avis, suggestions, propositions, directives, etc.) à l’intention du Programme ;
- Participer à l'élaboration du budget annuel et suivre son exécution ;
- Participer à l’élaboration des plans de travail annuels ;
- Fournir un appui à la préparation des divers rapports de suivi opérationnel (mensuel, trimestriel et annuel) ;
- Apporter au personnel de la Cellule de Gestion tout appui professionnel nécessaire et fournir toute information administrative relative à la situation du personnel ;
- Préparer les missions et les déplacements de l’équipe de gestion en rédigeant les ordres de mission ;
- Assurer la gestion de la correspondance du Programme avec UNCDF, le PNUD et les partenaires du projet ;
- Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Programme ;
L’AAF assumera toute autre responsabilité qui lui sera confiée par le Conseiller Technique Principal dans le cadre de la mise en œuvre du Programme PAFIM.
Competencies
Valeurs intrinsèques :
- Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
- Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques du PNUD;
- Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
- Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé.
Compétences fonctionnelles :
Gestion de la connaissance
- Favorise la gestion de la connaissance au PNUD et un environnement d’apprentissage dans le bureau par sa propre conduite et son comportement;
- Aptitude à continuer à renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques;
- Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe sous sa supervision.
Aptitudes opérationnelles
- Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets;
- Bonnes qualifications en Informatique;
- Aisance dans la communication écrite et orale;
- Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes;
- Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.
- Il/Elle doit disposer des qualités de travail en équipe et montrer de l’aptitude au travail sous pression.
Required Skills and Experience
Education:
- L’Assistant Administratif et Financier doit avoir le niveau fin d’études secondaires avec certification dans l’un des domaines suivants : Comptabilité/Finance/Gestion ou autres diplômes jugés équivalents.
Expérience:
- Il/Elle devra justifier d’une expérience qualifiante d’au moins 6 ans sur un poste similaire dans une entreprise, une ONG ou organisation sous-régionale ou internationale;
- Etre très familier aux applications Windows, traitement de texte, tableurs, PowerPoint et graphiques avec une maîtrise des applications Internet;
- La connaissance du système de gestion des données Atlas est un atout.
Connaissances linguistiques:
- Parfaite maîtrise du français; et
- Bonne connaissance de l’anglais.