Assistant(e) administratif (ve)



Advertised on behalf of :

Location : Tunis, TUNISIA
Application Deadline :05-Oct-21 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Gender Equality
Type of Contract :Individual Contract
Post Level :National Consultant
Languages Required :
Arabic   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
15-Oct-2021
Duration of Initial Contract :6 mois
Expected Duration of Assignment :120 jours ouvrables

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

ONU Femmes, ancrée dans la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles, l'autonomisation des femmes et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix, et de la sécurité.

Depuis la révolution de 2011, ONU Femmes Tunisie a soutenu l'intégration de dispositions relatives à l'égalité dans la constitution de 2014 et de conditions de parité dans les lois électorales. Ces efforts ont été consolidés au cours de ce processus post-révolution par la révision de différentes lois discriminatoires, L’adoption de la loi N°58 - Juillet 2017, l’adoption du Plan d'action national en 1325, et l'intégration de la parité dans la loi électorale.

L'adoption de la loi N°2017-58 luttant contre les violences faites aux femmes est une étape fondamentale dans la lutte contre les discriminations. La loi criminalise tous les types de violence : physique, morale, sexuelle, économique et politique. Elle instaure les différents mécanismes pour la protection des femmes et assure leurs accès aux services essentiels.

Dans le cadre de son programme « Accès des femmes à la justice » et du programme « Femmes, Paix et Sécurité » et afin d’éliminer les violences faites aux femmes en Tunisie, ONU Femmes soutient l’Observatoire nationale de lutte contre les violences à l’égard des femmes (ci-après « Observatoire ») et renforce sa mission dans la lutte pour avancer sur l’implémentation de la loi N°2017-58. L’Observatoire, un des mécanismes de garantie de l’application de la loi citée et qui est devenu opérationnel suite au décret gouvernemental datant du 12 Aout 2020

Objectif de la mission :

L’objectif général de la consultation est de renforcer la direction générale de l’Observatoire et de mettre en place une coordination technique solide qui contribue à sa pérennité.

Les objectifs spécifiques visent à :

  1. Assister le coordinateur technique dans la planification et l’implémentation de la stratégie de l’Observatoire.
  2. Assister l’Observatoire à la gestion administrative du projet
  3. Accompagner l’Observatoire à mettre en place une meilleure gestion axés sur les résultats en optimisant les ressources financières avec ses partenaires nationaux et internationaux.

Les résultats attendus sont les suivants :

  1. Rapport mensuel sur l’avancement des activités
  2. Rapport trimestriel au besoin du bailleur pour le suivi budgétaire
  3. Rapports administratifs et financiers liés aux activités du projet
  4. Rapports d’activités liés au projet

 


Duties and Responsibilities

Sous la supervision du chef de projet, l’assistant.e administratif.ve assistera l’équipe de projet dans la gestion de tous les aspects administratifs et financiers de l’organisation. En plus, il/elle devra mener, en présentiel et à plein temps, les tâches suivantes :

 

Appui à l’administration de la direction générale de l’Observatoire :

  • Garantir la gestion administrative de projet dans le respect des procédures du bailleur
  • Elaborer les rapports budgétaires dans le respect des procédures du bailleur
  • Appuyer la révision des documents de projet ainsi que les couts et budgets en conformité aux procédures en vigueurs
  • Fournir la documentation nécessaire à l’administration du bailleur pour l’élaboration des rapports techniques et financiers
  • Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions ou de séminaires et des documents administratifs (courriers, rapports, …), de les reproduire et de les diffuser aux intéressés ;
  • Appuyer le Coordonnateur de projet pour les achats de biens et services, appel d’offre etc.
  • Appuyer le Coordinateur de projet dans la correcte gestion des payements des salaires, taxes et impôts
  • Contrôler les dépenses semestriel/annuel dans le respect du budget prévu
  • Fournir les données comptables au Coordinateur de projet afin de lui permettre d'effectuer le contrôle et la planification des dépenses
  • Assurer le correct archivage des documents administratifs de projet
  • Fournir un appui technique et opérationnel général au travail de l’équipe

Appui aux services généraux et logistique liés à la direction générale de l’Observatoire :

  • Gérer la logistique (réserver salles, hôtels, transport etc.)
  • Rechercher les fournisseurs suivant les besoins (qualité, prix et délais)
  • Gérer les commandes de fournitures, mobiliers de bureau, télécom et matériel informatique : devis, bons de commande, cotations, relations fournisseurs, inventaires…
  • Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins de la structure

Secrétariat :

  • Organiser et participer aux : réunions, assemblées, conférences, comités, missions (écrire les convocations, préparer et classer les documents officiels…)
  • Gérer les horaires de rendez-vous et délais
  • Rédiger les lettres/documents/rapports ainsi que les procès-verbaux de réunions
  • Partager les documents de projet avec les parties concernées après approbation
  • Assurer la bonne circulation des informations administratives entre les partenaires
  • Assurer l’interface téléphonique et l’accueil des visiteurs
  • Etre en contact régulier avec les partenaires du projet et le bailleur de fond
LivrablesTimelines
  • Rapport mensuel sur l’état d’avancement des activités assignées au consultant
  • Rapport trimestriel au besoin du bailleur pour le suivi budgétaire
  • Rapports administratif et financier liés aux activités du projet
  • Rapport d’activités liées au projet 
  • A la fin de chaque mois
  • 31 Décembre 2021
  • A la fin du contrat
  • A la fin du contrat

 


Competencies

Valeurs et éthique

  • Respect pour la diversité ;
  • Intégrité;
  • Professionnalisme.

Compétences de base

  • Sensibilisation et sensibilité à l'égard des questions de genre ;
  • Responsabilité ;
  • Résolution créative de problèmes ;
  • Communication efficace ;
  • Collaboration inclusive ;
  • Engagement des parties prenantes ;
  • Donner l'exemple.

Veuillez visiter ce lien pour plus d'informations sur les valeurs fondamentales et les compétences d'ONU Femmes.: https://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-values-and-competencies-framework-en.pdf?la=en&vs=637

 

Compétences fonctionnelles

  • Maitrise de la mise en œuvre des projets.
  • Expérience en gestion administrative et financière dans les ONGs
  • Expérience dans la gestion de projets financés par les bailleurs de fonds
  • Expérience dans l’utilisation de bases de données comptables
  • Avoir des qualités en termes d’analyse et de synthèse et de très bonne capacité rédactionnelle et de communication ;
  • Capacité à travailler sous pression et à livrer à temps;
  • Axé sur les résultats, flexible et doté de compétences en résolution de problèmes
  • Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook);


Required Skills and Experience

Education

  • Diplôme de l’enseignement supérieur dans au moins l’un des domaines suivants : gestion financière, administrative, RH  ou discipline similaire ;
  • Un diplôme universitaire de premier cycle associé à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur

Expérience

  • Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans le domaine
  • Avoir une bonne connaissance de la gestion des projets financés par les bailleurs de fonds
  • Avoir une connaissance et une maîtrise de la gestion financière et comptable des projets et des programmes
  • Aptitude à travailler de façon autonome et proactive.
  • Capacité à identifier des priorités et à compléter les tâches en temps voulu
  • Bonnes connaissances en informatique, y compris les logiciels de traitement de texte et de tableur
  • Excellentes capacités de gestion, de communication et qualités interrelationnelles avérées
  • Expérience en appui institutionnel auprès d’au moins une institution publique ou organisation de la société civile dans la région MENA ;
  • Une connaissance du système des Nations Unies et d’autres donateurs internationaux en Tunisie est un atout

Langues requises

  • Bonne maîtrise des langues arabe et française (oral et écrit)
  • L’anglais est un atout

Critères d’évaluation

L’assistant(e) administratif(ve) sera évalué.e sur la base de la méthodologie suivante : Seuls les candidats ayant obtenu un minimum de 49 points à l'évaluation technique seront pris en considération pour l'évaluation financière.

Critères de pondération

Technique : 70% (70 points)

  • Critère 1 : Éducation (10 points)
  • Critère 2 : Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle en appui institutionnel auprès d’au moins une institution publique ou organisation de la société civile dans la région MENA (50 points)
  • Critère 3 : Maîtrise de l’arabe, la langue française : (10 points)

Financier : 30% (30 points)

Les points de la proposition financière seront attribués selon la formule suivante : (Offre la plus basse proposée*/ (Offre du/de la consultant.e) x 30 ;

* « Offre la plus basse » désigne le prix le plus bas proposé par les soumissionnaires ayant obtenu au moins 49 points lors de l'évaluation technique.

Le contrat sera attribué au/à la consultant.e techniquement qualifié.e qui obtiendra le score combiné (financier et technique) le plus élevé

Soumission

Les consultants individuels intéressés doivent soumettre les documents/informations suivants pour démontrer leurs qualifications :

  • Une lettre de motivation avec une brève présentation de l’expérience antérieure du candidat et reflétant  sa capacité d’accomplir les tâches prescrites dans ces termes de références;
  • Le formulaire de notice personnelle d'ONU Femmes (P-11) qui peut être téléchargé sur http://www.unwomen.org/about-us/employment ; CV personnel ;
  • Proposition technique incluant l’approche de la mission, la méthode et le calendrier de la mission
  • Proposition financière d’un taux de rémunération mensuelle.

Les documents susmentionnés doivent être regroupés dans un fichier autonome les incluant tous, car la soumission en ligne ne permet de télécharger qu'un seul fichier par candidature. Une soumission incomplète peut être un motif de disqualification.

 

À Noter :

En juillet 2010, l'Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l'Entité des

Nations Unies pour l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes. La création d'ONU

Femmes s'inscrit dans le cadre du programme de réforme des Nations Unies, rassemblant

des ressources et des mandats pour un plus grand impact. Elle fusionne et s'appuie sur le

travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies

(DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l'égalité des

sexes et l'autonomisation des femmes.



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