Background

Le plan d’initiation du PNUD vise à développer les instruments et outils programmatiques pour la mise en place d’un programme d’appui à la transition numérique en Mauritanie. Les actions planifiées dans le cadre de ce plan permettront de réaliser les études préliminaires nécessaires, la formulation du programme national sur le numérique ainsi la mobilisation de toutes les parties prenantes pour créer des synergies. Le programme envisagé viendra en appui à la mise en œuvre de la stratégie nationale du numérique 2022-2025. Aligné avec la nouvelle offre stratégique du PNUD 2022-2025, le plan d’action permettra notamment:

•  L’opérationnalisation d’un dispositif national de pilotage et de coordination de la transition numérique en Mauritanie, y compris la création d’une dynamique gouvernementale collective en matière de gouvernance numérique, aboutissant à une vision partagée et un mode opératoire coordonné.
• La mise au point de services numériques divers permettant de démontrer l’impact catalytique de la transition numérique sur l’accélération des Objectifs de Développement Durable (ODD);
• L’opérationnalisation d’une nouvelle génération de business model gouvernementale basée sur les économies d’énergies, d’échelle et l’innovation.

Les orientations stratégiques du plan émanent du Ministère de la Transition numérique, de l’Innovation et de la Modernisation  de l’Administration (MTNIMA), la gestion est portée par le PNUD et l’exécution se fera par divers acteurs publics, OSC et privés, en coordination avec les principaux ministères concernés. Répondant favorablement à leur demande, le PNUD va accompagner trois ministères (Ministère de la Transition Numérique, de l’Innovation et de la Modernisation de l’Administration, Ministère de l‘Environnement et du Développement Durable et Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle) dans la gestion d’un immeuble de 10 étages qui héberge leurs bureaux à Nouakchott.Le consultant International aux services communs aura donc pour tâche principale d’appuyer le bureau du PNUD dans la mise en place et la gestion quotidienne des services communs du bâtiment.Placé sous la supervision directe de l’Operations Manager et celle, plus générale du Représentant Résident Adjoint/Opérations du PNUD, le consultant International aux Services Communs est appelé à jouer un rôle important dans la coordination de ces activités communes.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions:

• Assurer une budgétisation et un reporting efficaces des activités de services communs du bâtiment
• Assurer une planification et une mise en œuvre efficaces des activités des locaux communs
• Assurer une gestion efficace des ressources budgétaires
• Superviser toutes les activités des prestataires de services du bâtiment.
• Assurer l’évaluation des services rendus par les prestataires
• Assurer un soutien administratif et logistique efficace.

Assurer une budgétisation et un reporting efficaces des activités de services liées à la gestion du bâtiment:

• Elaboration de tous les budgets des services communs du bâtiment
• Collecte et suivi des contributions des agences participantes aux différents budgets communs;
• Assurer le suivi budgétaire régulier et faire le rapport hebdomadairement au superviseur sur les actions et corrections jugées nécessaires; 
• Préparation des rapports narratifs et financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels à partager avec les agences participantes;
• Assurer le recouvrement des coûts des services rendus aux autres agences et entités par l’approbation des bills;

Assurer l’évaluation des services rendus par les prestations/fournisseurs:

• Procéder à l’évaluation des performances des prestataires des services communs et initier les réquisitions pour les renouvellements avant expiration des contrats;
• S’assurer que les services rendus par les prestataires des services communs ainsi que les locaux loués par les bailleurs des bâtiments communs sont de qualité, qu’il y a suffisamment des ressources et que les factures afférentes sont payées dans les délais;
• Préparation et à la mise à jour de tout arrangement se rapportant aux services communs. 

Assurer une planification et une mise en œuvre efficaces des activités des services communs des locaux:

• Planifier et superviser la maintenance et l’entretien pour assurer le bon fonctionnement des matériels et équipements relevant des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes, climatiseurs, ascenseurs, extincteurs, etc.) ainsi que les installations d’eau et l’électricité et aménagement paysager;
• Planifier et surveiller les travaux d’entretien/réparation et peinture de l’immeuble;
• Assurer les inventaires périodiques, le suivi et la maintenance des assets et autres biens relevant des services communs;
• S’assurer que les sociétés de nettoyage et de gestion des immondices, de gardiennage et toute autre, s’acquittent convenablement de leurs taches;
• S’appuyer sur la Sécurité et ICT dans la gestion des espaces communs et salles de réunions afin de garantir à toutes les agences un accès équitable;
• Veiller à ce que les dispositifs mis en place dans le cadre de la prévention à la COVID-19 e sont en place, efficaces et fonctionnels.
• Collecter les renseignements généraux, assurer la compilation, la préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des documents pour les réunions;
• Assurer la gestion des événements organisés dans le cadre des activités communes aux ministères (conférences, ateliers, retraites) par le canal;
• Assister l’unité des Opérations du PNUD dans la mise en œuvre opérationnelle des activités;
• Préparer des rapports financiers périodiques à présenter aux Comités et agences;
• Maintenir en appui à la Clinique l’existence d’un stock de sécurité des médicaments et autres besoins.

Assurer le soutien administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants

• Gérer, la réservation des salles de réunion;
• Préparer et soumettre un plan annuel d’acquisition et en assurer l’exécution en lien avec le Procurement;
• S’assurer que les consommations en carburant ainsi que les coûts de leur maintenance sont conformes aux directives de l’organisation;
• Appuyer l’Administration dans la mise en œuvre des mécanismes d’administration des véhicules en Pool;

Assurer une gestion efficace des ressources:

• Veiller sur les dépenses des locaux communs, les demandes et l'émission des bons de commande et certifie les paiements,
• Assurer la liaison avec l'Unité des achats pour les achats de services communs conformément aux directives d'achat du PNUD.
• Faire le Suivi des Contributions financières des ministères,
• Examiner les factures émises par les fournisseurs en conformités avec les contrats signés;
• Suivre et rendre compte de l'état des dépenses mensuelles des services communs
• Vérifier et analyser les transactions des services communs pour assurer la conformité avec les règles et réglementations du PNUD.
• Surveiller l'état des soldes dus et provenant par les ministères pour les services communs

Competencies

• Large culture générale, bonne connaissance géopolitique de la région et solides capacités d'analyse;
• Leadership avéré et compétences managériales démontrées alliées à la flexibilité;
• Bon jugement et aptitudes à la prise de décision;
• Capacité à identifier les principaux problèmes, objectifs, opportunités et risques stratégiques;
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à prendre des initiatives et à entretenir des relations de travail efficaces avec des partenaires de nationalités et de cultures différentes;
• Bonne connaissance du système des Nations Unies;
• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'organisation afin de convertir les actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace .  Connaissance des concepts et mécanismes pertinents

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’études supérieures de niveau BTS (BAC+2) en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie, Gestion ou équivalent

Expériences:

• Avoir au minimum une expérience professionnelle de 7 ans dans l’administration, la gestion des services communs, de la logistique et des opérations ;
• Une expérience de 5  ans dans la gestion des achats et surtout des processus d’achat formel (RFP, ITB);
• Une expérience antérieure de 2 ans  dans l’utilisation d’ATLAS et d’autres outils de gestion des ressources financières;
• Connaissance dans l’élaboration, le suivi et la gestion des budgets (communs);
• Expérience d'1 an au PNUD ou au sein des Nations Unies;
• Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).

Langues: 

• Très bonnes connaissances orales et écrites du français;
• Bonne compréhension de l’anglais  est un atout

Documents à inclure lors de la soumission de l'offre

Les Consultants intéressés doivent soumettre les documents et renseignements suivants pour prouver leurs qualifications :

Offre technique:

• Une lettre de motivation expliquant pourquoi il/elle pense qu’il/elle est le/la plus indiqué/e pour le travail;
• Une méthodologie détaillée sur la façon dont il/elle va aborder et mener le travail;
• Un CV personnel incluant l'expérience de projets similaires

Offre financière

• Une proposition financière sous forme de montant forfaitaire incluant les honoraires du consultant

Evaluation

Les consultants individuels seront évalués comme suit:

 Analyse cumulative

En utilisant cette méthode d’évaluation pondérée, un contrat sera attribué au consultant individuel dont l’offre a été évaluée et déterminée comme étant, à la fois:

Efficace/conforme/acceptable, et

Comme ayant’ reçu le score le plus élevé, déterminé à partir d’un ensemble prédéfini de critères techniques et financiers pondérés, spécifiques à la demande.

Seuls les candidats qui obtiennent un minimum de 70 points seront pris en compte pour l’évaluation financière

Critères d'évaluation

La note technique est décomposée comme suit:

• Diplôme d’études supérieures de niveau BTS (BAC+2) en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie, Gestion ou équivalent: 10 points
• Avoir au minimum une expérience professionnelle de 7 ans dans l’administration, la gestion des services communs, de la logistique et des opérations: 30 points
• Une expérience de 5 ans  dans la gestion des achats et surtout des processus d’achat formel (RFP, ITB): 10 points;
• Une expérience  antérieure de 2 ans  dans l’utilisation d’ATLAS et d’autres outils de gestion des ressources financières : 10 points
• Connaissance dans l’élaboration, le suivi et la gestion des budgets (communs): 20 points;
• Expérience  d' 1 an au PNUD ou au sein des Nations Unies: 10 points;
• Compétences linguistiques: ( 10 Points)

Le détail de critères se trouve dans les termes de référence

NB : instructions importantes:

Les offres incomplètes seront rejetées. Une offre compléte comprend la proposition technique et la proposition financière

Veuillez obligatoirement envoyer votre offre compléte en deux fichier séparé à l'adresse: recrutement.mr@undp.org

Veuillez consulter les termes de référence détaillé et les annexes de cette consultance sur le site: UNDP | Procurement Notices - 88622 - Consultant International en Gest