Background

L’Union des Comores ambitionne de rejoindre le peloton des pays émergents, à l’horizon 2030. A ce propos, le gouvernement a élaboré et adopté en 2019, un plan à l’horizon 2030, le PCE (Plan Comores Emergent) qui est le cadre de référence pour l’action de développement du gouvernement et de l’appui de ses partenaires au développement. Le PCE est conçu autour du double objectif de contribuer à la fois à la réalisation des ODD et à l’ambition d’émergence du pays, tout en intégrant les besoins de mise en œuvre de l’Agenda 2063 de l’Union Africaine. La mise en œuvre du PCE requiert la mobilisation et la gestion optimale de ressources conséquentes pour financer les énormes investissements publiques prioritaires. Il faudrait donc élaborer et mettre en œuvre un programme d’investissement public (PIP) exhaustif et étroitement aligné sur les priorités nationales en matière de développement. Or, le PIP qui est actuellement produit ne répond pas à ces exigences, et le lien entre les dépenses d’investissement du budget national et la stratégie nationale de développement est faible. Cette situation est de nature à entraver sérieusement l’atteinte des objectifs retenus dans la plan national.

Par ailleurs, la gestion du PIP se fait de façon sommaire et se limite pratiquement à recueillir auprès des administrations publiques, des sociétés d’état, des partenaires au développement et autres projets publics, à l’aide de fiches manuelles, les données sur les projets d’investissement publics et à les traiter sur Excel au Service PIP du Commissariat Général au Plan (CGP) et/ou à l’Agence Nationale de Conception et d’Exécution des Projets (ANACEP). Ces données sont totalement décontextualisées du cadre stratégique nationale de développement, le Plan Comores Emergent (PCE) et ses projets prioritaires. Ce système de collecte et de gestion des données sur les investissements publics, outre son caractère fastidieux, entraîne une perte d’information et une manque d’effectivité et de fiabilité de la programmation des investissements au niveau du budget national. Les coûts de transaction sont également élevés car les structures sollicitées pour remplir les fiches manuelles de collecte ne s’acquittent pas spontanément de cette tâche et les agents du service PIP sont contraints de faire plusieurs relances pour obtenir les fiches remplies.

Le gouvernement, avec l’appui du PNUD, a procédé à la mise en place sur la plateforme DAD-Comores, d’une application devant servir à gérer le cycle entier du programme d’investissement public, incluant la soumission des propositions de projets, les processus de revue, le suivi de l’exécution des projets et l’évaluation des résultats. Cette application, hébergée au Commissariat Général au Plan (CGP), n’est pas utilisée de manière effective jusqu’ici et la gestion du PIP continue à se faire de manière peu rationnelle comme décrite ci-dessus.

L’Union des Comores a obtenu des ressources du Fonds commun des Nations Unies pour les ODD pour mettre en œuvre un projet dont l’objectif principal est de soutenir le renforcement des capacités nationales en matière de mobilisation des ressources pour le financement des ODD.  Le résultat 2 du projet est « D’ici 2021, le pays met en place et utilise des mécanismes, des outils et des procédures efficaces pour une gestion optimale des ressources de développement en vue d’atteindre les ODD » avec comme un des produits associés « Le processus de modernisation de la gestion du programme d’investissement public (PIP) comprenant la numérisation de son cycle complet et l’introduction de marqueurs ODD est renforcé ».

Le Gouvernement comorien souhaite utiliser une partie des ressources allouées au Projet RCEF-ODD pour réaliser une étude portant sur le diagnostic institutionnel, organisationnel et technique des structures impliquées dans la gestion du PIP en vue de promouvoir  les nouveaux mécanismes institutionnels appropries, y compris la coordination pour une gestion efficace du PIP sur la plateforme DAD-PIP

Duties and Responsibilities

OBJECTIF DE LA MISSION 

L’objectif global de la mission est d’appuyer le Gouvernement comorien dans ses efforts pour la modernisation de la gestion du programme d’investissement public.

Les objectives spécifiques sont: 

• Réaliser un consensus sur le flux opérationnel (workflow) dans la gestion du PIP, en ligne avec les règles et dispositions établies dans le cadre de la conception et du développement de la DAD-PIP ;
• Avoir une connaissance approfondie des capacités institutionnelles, organisationnelles et techniques des structures impliquées dans la gestion du PIP pour l’accomplissement des tâches qui leur sont assignées dans ce cadre, incluant dans la DAD-PIP ;
• Disposer d’un plan de renforcement des capacités des structures impliquées dans la gestion du PIP en vue de l’opérationnalisation de la DAD-PIP 

Les principaux résultats attendus de la mission sont : 

1. le nouveau système de gestion du cycle complet du PIP informatisé sur la DAD est clarifié et formalisé,
2. un consensus des parties prenantes est établi sur les capacités à renforcer des structures impliquées dans le nouveau système de gestion du PIP,
3. des solutions pratiques sont identifiées pour combler les gaps de capacités des structures concernées pour l’opérationnalisation de la DAD-PIP.

Portée du travail, méthodologie et arrangements institutionnels .?

es consultants travailleront sous la supervision générale du Commissaire Général au Plan et la supervision technique du Directeur Général de la Coordination de l’Aide et de la Directrice Générale du Budget afin de fournir des conseils d’experts et un appui technique au Gouvernement dans la réalisation de la présente étude. Ils travailleront en étroite collaboration avec les structures gouvernementales impliquées et/ou concernées par la gestion du PIP et les représentants de la société civile, du secteur privé et des partenaires au développement.

L’étendue des travaux pour ce mandat sera en grande partie autour des fonctions clés suivantes :

• Clarification et formalisation du nouveau workflow et des mécanismes institutionnels sous-jacents pour la gestion du PIP, à partir des bases opérationnelles sur lesquelles a été bâti le module DAD de gestion des investissements publics
• Conduite de concertations idoines avec les parties prenantes pour la (re)appropriation du nouveau workflow et  des mécanismes institutionnels sous-jacentes pour la gestion du PIP incluant la coordination du processus
• Evaluation des capacités institutionnelles, organisationnelles et techniques des structures impliquées dans le nouveau workflow du PIP et identifier les points d'amélioration.

Pour l’évaluation institutionnelle, la mission passera en revue les documents juridiques régissant les structures concernées ; elle examinera attentivement la réglementation qui régit leurs missions. Pour l’évaluation organisationnelle, la mission devra faire l’état des lieux de l’organisation actuelle de ces structures ; elle procédera à la revue de l’organigramme, à l’analyse de la répartition des rôles et responsabilités, des qualifications et compétences des cadres pertinents et relèvera les difficultés pratiques (matérielles et humaines notamment) relatives à l’organisation de ces structures. Pour ce qui est de l’évaluation technique, la mission devra passer en revue notamment les outils de travail utilisés.

• Proposer des solutions pratiques pour le renforcement des capacités des structures impliquées dans le nouveau workflow du PIP pour les habiliter à assumer pleinement leurs mandats respectifs.

La méthodologie  comprendra :

1. Revues documentaires  et les réunions bilatérales avec les acteurs clés sur le système actuel de gestion du PIP et sur les changements visés à travers l’adoption de la DAD-PIP ;
2. Examen et analyse de l’information et des documents pertinents pour produire une note synthétique sur le nouveau système de gestion du PIP sur la plateforme DAD, spécifiant les structures concernées dans le workflow et les mécanismes de coordination afférents;
3. Identification des gaps de capacités des structures impliquées dans le nouveau système de gestion du PIP pour assumer efficacement leur rôle ;
4.  Proposition d’interventions et autres actions pertinentes à mettre en œuvre pour combler les gaps de capacités identifiés. 

L’étude sera menée de façon participative et inclusive des différentes parties prenantes pour assurer un large consensus autour de ses conclusions et recommandations.

Livrables de la mission :

Les livrables suivants sont attendus au terme de la présente mission :

1. Un rapport de démarrage avec la méthodologie et incluant un chronogramme détaillé pour la réalisation de la mission ;
2.  Une note technique décrivant le nouveau système de gestion du PIP, en ligne avec la DAD-PIP et indiquant les mécanismes de coordination idoines à mettre en place ;
3.  Un rapport préliminaire portant évaluation des capacités institutionnelles, organisationnelles et techniques des structures impliquées dans le nouveau système de gestion du PIP et plan afférent de renforcement des capacités requises;
4.  Un rapport final d’évaluation des capacités institutionnelles, organisationnelles et techniques des structures impliquées dans le nouveau système de gestion du PIP et plan afférent de renforcement des capacités requises, prenant en compte les commentaires reçus de la part des principales parties prenantes.

Les livrables seront soumis au gouvernement par courrier électronique pour examen et approbation. Une Task force composée de représentants du CGP, du Secrétariat Général du Gouvernement, du Ministère des Finances, du Ministère de l’Economie et du PNUD sera mis en place par le Commissariat Général du Plan pour le suivi technique de la mission.

Composition et durée de la mission 

La mission sera conduite par une équipe de deux consultants composée d’un expert international et d’un expert national, de très haut niveau. L’expert international sera le consultant au sommet et le chef d’équipe. Il sera le premier responsable de la bonne réalisation de la mission et de la fourniture des livrables attendus dans les délais impartis.

La durée totale de la mission est de 30 jours étalés sur une période maximum de quarante-cinq jours. Elle se déroulera principalement sur l’île de Ngazidja. Cependant, des déplacements dans les îles de Ndzuwani et de Mwali seront effectués au besoin.

Gestion, directives et ressources disponibles 

Le consultant international de même que le consultant national devront apporter et utiliser leurs propres matériels informatiques (ordinateurs notamment). Ils financeront le coût de leurs communications (internet et téléphone) et leurs frais de transport (intra-île).

Documents à joindre lors de la soumission des propositions 

Les Consultants individuels intéressés doivent soumettre un dossier comprenant deux propositions (technique et financière) et comprenant les documents / informations suivantes pour justifier leurs qualifications:

 Proposition technique:

1. CV personnel ou P11, indiquant toute expérience passée dans le cadre de projets similaires, ainsi que les coordonnées (email et téléphone) du Candidat et d'au moins trois (3) références professionnelles ;
2. Une brève description des raisons pour lesquelles le candidat se considère comme le plus apte à remplir la mission, et une méthodologie, le cas échéant, sur la manière dont il abordera et réalisera la mission. 

 Proposition financière:

La proposition financière doit spécifier un montant forfaitaire total et des conditions de paiement autour de livrables spécifiques et mesurables (qualitatifs et quantitatifs). Afin d'aider à effectuer une comparaison des propositions financières, la proposition financière comprendra une ventilation de ce montant forfaitaire (y compris les honoraires, le nombre de jours de travail prévus et les frais de voyage dans les iles).

 Voyage :

Tous les frais de voyage envisagés doivent être inclus dans la proposition financière.

Dans le cas d'un voyage imprévisible, le paiement des frais de voyage, y compris les billets, les frais d'hébergement et de terminal, doit être convenu, entre le PNUD et le Consultant individuel, avant le voyage et sera remboursé.

Le PNUD mettra à disposition des consultants un espace de travail ainsi que l’accès à internet. Les contractants devront disposer de leurs propres moyens de travail comme les téléphones, radios ou ordinateurs.

Les soumissionnaire devront offrir un prix total fixe pour l’ensemble de la prestation qui couvre les salaires et autres charges, que ce soit les frais de communication, supports administratif et logistique ou tous autres frais.

Le soumissionnaire veillera à lister tous termes et conditions additionnels dans sa proposition.

Le format suivant devra être rigoureusement respecté lors de la préparation de la proposition financière. Dans le cas contraire, cela pourra constituer l’annulation de la proposition.

Format de présentation de la proposition financière

Ventilation des coûts

À l'appui de la proposition financière globale 

 A) Ventilation du coût par composants :

B) Ventilation du coût par livrables*

NB: 

• Les coûts ne doivent couvrir que les besoins identifiés dans les termes de référence (TOR).
• Les frais de déplacement ne sont pas nécessaires si le consultant travaille à domicile.

Evaluation des dosseirs de candidature

Les propositions seront évaluées selon la méthodologies du score combiné (proposition technique : 70 points et proposition financière : 30 points).

La sélection sera faite sur la base des critères suivants notés sur 100 :

Evaluation technique : 70 points

Evaluation financière : 30 points

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum de 70% des points à la suite de l’évaluation technique seront pris en considérés pour l'évaluation financière.

Une note financière sera calculée pour chaque proposition sur la base de la formule : 

Note financière A = [(Offre financière la moins disant) /Offre financière de A] x 30

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf). L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

Conditions de paiement 

Le consultant sera payé sur la base d'une somme forfaitaire, sous réserve de l'achèvement des tâches convenues, sur acceptation des livrables, comme suit :

• Rapport de démarrage (10%);
• Deuxième projet de rapport/Avant-projet de la stratégie de financement (40%);
• Rapport final & document de briefing politique (50%).

Competencies

Une excellente capacité d'analyse, de rédaction et d’organisation ;

• Un excellent esprit d'équipe avec de bonnes capacités de relations interpersonnelles ;
• Une capacité à gérer une charge de travail avec un minimum de supervision;
• Une capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés ;
• Une capacité à satisfaire les demandes supplémentaires à court préavis;
• Une capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Une capacité à travailler efficacement avec le personnel des contreparties à tous les niveaux, ainsi qu’avec tous les groupes impliqués dans le domaine;
• Des bonnes aptitudes relationnelles et une grande capacité en matière de communication ;
• D'un fort sens de l’initiative et d’autonomie ;
• Une parfaite maîtrise des logiciels informatique courants et de l’internet.

Required Skills and Experience

Qualifications académiques 

• Avoir un niveau minimum de la maîtrise universitaire (BAC+4) en Economie, statistiques ou sciences sociales

Expérience professionnelle

 ·       Au moins dix ans d’expérience dans le domaine du développement et notamment dans le domaine de la planification stratégique et de la planification opérationnelle,

• Une bonne connaissance du système actuel de préparation et gestion du PIP aux Comores;
• Une connaissance de la DAD-Comores et notamment de DAD-PIP constitue un atout important;
• Excellente capacité de communication et de rédaction en Français;
• Bonne connaissance de l’outil informatique et de la gestion de bases de données.

Exigence linguistique 

• Maîtrise du français (à l'écrit et à l'oral), et capacité à résumer et à présenter des informations de manière efficace.