Background

Ce poste est situé au sein du Bureau pays du Programme des nations Unies pour le Développement au Tchad. La/le titulaire de poste rend compte au Spécialiste Stabilisation et Résilience (Coordinateur des projets de Consolidation de la Paix) à N’Djamena responsable du projet de renforcement des capacités de renforcement des de réinsertion des ex-associés aux groupes extrémistes.

1. OBJECTIFS ET DESCRIPTION DE LA MISSION DE STAGE

Objectif général

Sous la supervision du Chef d’équipe du Spécialiste Stabilisation et Résilience à N’Djamena responsable de la mise en œuvre du projet de renforcement des capacités de renforcement des ex-associés aux groupes extrémistes  l’Analyste de Programme  a pour mission d’appuyer la mise en œuvre du projet . Elle/il assure également les relations de travail avec le personnel du bureau en charge des opérations pour la bonne exécution administrative et financière du projet. Ses tâches principales sont :

Duties and Responsibilities

• Assurer le suivi et la coordination de la mise en œuvre des activités du projet qui lui est assigné selon le Calendrier et le Budget prévu ;
• Appliquer efficacement les outils de Gestion Axée sur les Résultats, pour l’atteinte des résultats
• Faire le suivi et l’évaluation efficace des activités liées au projet y compris leur réajustement au besoin ;
• Elaborer et mettre en exécution le plan de travail trimestriel en rapport avec les composantes du projet ;
• Contribuer dans l’élaboration, dans les délais, des rapports périodiques (trimestriels) du projet et de ceux du Portefeuille Résilience aux conflits ;
• Organiser et coordonner les consultations et rencontres en lien avec les activités relatives du projet ;
• Soutenir une meilleure interaction entre les acteurs de mise en œuvre, les communautés locales et les autorités administratives et traditionnelles dans la zone d’intervention du projet ;
• Participer aux groupes de travail et aux réseaux d’échanges sur la thématique des ex-associés aux groupes extrémistes.
• Appuyer la préparation et la tenue des réunions statutaires du Comité de Pilotage du projet
• Contribuer dans l’élaboration des rapports périodiques du projet ;
• Assurer un suivi budgétaire en rapport avec la mise en œuvre des activités du projet et surveiller l’utilisation des ressources financières, en conformité avec les règles et procédures du PNUD

Gestion financière :

• Assister dans l’élaboration du budget du plan de travail annuel et des budgets des activités du projet ;
• Se charger des transactions financières relatives à la gestion du projet :
• Assister l’équipe du projet dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel et à la mise en œuvre des activités du projet ;
• Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement ;
• Élaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ;
• Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ;
• Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers du projet ;
• Maintenir et classer les fichiers et dossiers relatifs aux documents administratifs et comptables du projet de manière confidentielle ;
• Assurer l´archivage des documents administratifs et comptables du projet ;

Gestion administrative :

• Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ;
• Formaliser et finaliser toutes les correspondances initiées par l’équipe du projet et s’assurer de leur bon acheminement jusqu’aux destinataires ;
• Rédiger des correspondances au nom du projet et de s’assurer qu’elles aient été dûment approuvées et signées par le superviseur immédiat avant leur expédition auprès des partenaires;
• Rédiger les rapports des réunions de coordination et de l’équipe organisées hebdomadairement et mensuellement au sein du projet et se rassurer que les comptes-rendus soient envoyés à tous les participants ;
• Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques ;
• Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées du PNUD sur support papier et électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ;
• En étroite collaboration avec les collègues du projet, mettre à jour les listes de contacts des partenaires des projets de consolidation de la paix tels que les institutions étatiques, les ONG Nationales et Internationales, organismes de la société civile, Agences des Nations Unies, ambassades, bailleurs entre autres ;
• Appuyer les collègues de l’équipe du projet dans les aspects administratifs liés à la mise en œuvre du projet (réunions de coordination, ateliers, visites conjointes, formations et/ou retraites entre autres) ; Cela peut comprendre les réservations de voyages et d'hôtels, salles de conférence et réunion, préparation d'autorisations de voyage et autorisations de sécurité.

Gestion logistique:

• Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet,
• S’assurer que tout le matériel, les outils et fournitures à utiliser soient fournis pour le bon déroulement du projet ;
• Assurer la bonne gestion et la maintenance de tout le matériel mis à la disposition du staff du projet.
• Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements du projet ou du staff ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans les meilleurs délais ;
• Être le point focal pour différentes demandes du projet : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant de l’équipe 
• Assister dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire ;
• Suivre l’utilisation des véhicules et dotation en carburant ;
• Assister dans l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le projet ;
• Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays ;
• S’assurer que les missions internes et externes soient bien organisées et assistées en collaboration avec les collègues des Finances, voyages et d’autres assistants administratifs du terrain (réservation d’hôtel, ticket, réunions sur terrain et déplacement sur terrain par véhicule) en effectuant les demandes de voyages, les réservations d’hôtel, de billets d’avion, etc.

Competencies

Valeurs fondamentales :

• Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes éthiques de l'ONU ;
• Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques du PNUD ;
• Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité,
• Démontrer une rigueur dans le travail, une grande flexibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative.

Compétences fonctionnelles :

Gestion de la connaissance

• Volonté de se former et de renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratique ;
• Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management et de gestion de la connaissance au sein du Bureau Pays du PNUD.

Aptitudes opérationnelles

• Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels ;
• Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail ;
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives ;
• Capacité à planifier et à organiser les tâches ;
• Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi, évaluation et de gestion financière de projets ;
• Solides compétences en informatique ;
• Aisance dans la communication écrite et orale ;
• Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

Required Skills and Experience

Pour être retenu, les candidats(es) devront disposer des qualifications minimales suivantes :

Formation

Diplôme universitaire Bac+4 en Economie, droit, sociologie, finance ou tout domaine équivalent