Stagiaire en Administration-Hub Regional


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :28-May-22 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Management
Type of Contract :Internship
Post Level :Intern
Languages Required :
English   French  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
20-Jun-2022
Duration of Initial Contract :2 mois

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint aux Opérations (RRAO) et sous la supervision directe du Responsable des services généraux et des Achats, le stagiaire exécutera toute tâche suivant les instructions données et en conformité avec les procédures de l’organisation.  Accessoirement il peut être appelé en appui au chargé des voyages ou de l’administration en cas de besoin.


Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions:

  • Prépare les autorisations de voyage pour les fonctionnaires et participants à des conférences/séminaires et les ordres de mission pour les fonctionnaires en mission sur le terrain.  S’occupe des réservations auprès des compagnies aériennes et des agences de voyage ;
  • Assure la distribution des fournitures au personnel et prépare le rapport mensuel sur l’utilisation des fournitures et élabore la liste des articles à commander ;
  • Fournit au service des Finances les copies des bons de commande avec les autorisations permettant le paiement des factures ;
  • Mise à jour de la base de données des IC dans le SharePoint et archivage électronique des dossiers dans la même base ;
  • Classement des documents des achats (PO, PVE, vendors, offres reçues…)
  • Transmission des bons de commande aux fournisseurs/Prestataires et aux projets ; 
  • Appui dans la Préparation des tableaux comparatifs des sélections des fournisseurs et des rapports d’évaluation des consultants individuels suivant les instructions données ; 
  • Appui dans le Suivi des créations des vendors (documents complets et approbation) et Suivi Dashboard GSSU 
  • Assume toute autre tâche entrant dans le cadre de ses compétences


Competencies

 

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.


Required Skills and Experience

  • (Bac+4) en Administration des Affaires, Administration Publique, Economie, Finance ou équivalent.  
  • Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook….);
  • Maîtrise de la langue française est exigée. 
  • Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.



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