Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Ce poste est basé à Kinshasa mais peut, à l’avenir, être transféré dans d’autres localités selon les besoins opérationnels de l’Organisation.

Sous la tutelle du Chef de Section Administration et Finances et la supervision directe du Chargé de l’unité Chaine d’Approvisionnement, l’Assistant (e) à la logistique & aux inventaires est responsable de l’exécution efficace des services de la logistique et des inventaires au niveau du Bureau OCHA/RDC. Il est aussi chargé de promouvoir une approche de collaboration axée sur le client. Il collabore étroitement avec les bureaux de terrain en vue de résoudre des problèmes complexes de la logistique et afin d’échanger des informations

Duties and Responsibilities

Gestion des Inventaires des équipements du Bureau OCHA-RDC :

  • Identification et enregistrement de nouveau matériel dans le Système UMOJA;
    Suivi des mouvements des équipements dans UMOJA;
  • Contrôle physique des équipements au moins une fois l'an dans tous les Bureaux, Sous- Bureaux et Antennes ;
  • Mettre à jour le fichier d'inventaires Non IPSAS et la base des données UMOJA;
  • Conduire des missions de contrôle de matériel inventorié dans les différents bureaux et Antennes;
  • Proposer les listes de matériel à déclasser et initier les « case reports » à soumettre au Siège pour  certification;
  • Préparation et constitution des dossiers de déclassement à soumettre au CAP/PNUD;
  • Faire le suivi avec le PNUD/CAP pour assurer un processus de déclassement de matériels jusqu’à son retrait effectif des Inventaires OCHA-DRC.

Expédition et réception de frets national et international :

  • Préparation des colis (matériel et fournitures, emballage, colisage, pesage, marquage et  étiquetage) à l’expédition;
  • Etablissement des documents de frets (Packing List et Waybill);
  • Prendre contact et faire le choix  du  transporteur  pour expédier les colis;
  • Superviser le chargement des colis (matériel et fournitures);
  • Faire le check-in et le déballage des colis internationaux ;
  • Vérifier la conformité du contenu aux document d'expédition envoyés par e-mail;
  • Faire le rapport de réception aux expéditeurs.

Préparation et suivi des réquisitions d’achats :

  • Réceptionner les demandes exprimées par les différentes Sections, Unités de Kinshasa et les bureaux des provinces ;
  • Préparer et analyser les réquisitions dans conformément aux règles et règlements en vigueur ;
  • Preparer et soumettre des requisitions dans Umoja afin d’obtenir des Bon de Commande ;
  • Preparer et soumettre des bons de commandes dans Umoja d’une valeur de moins de 10.000USD ;
  • Préparer et soumettre le mémorandum de transmission de réquisitions au Chef de l’Administration pour approbation et instructions à l’Unité Achat.

Gestion des demandes d'enregistrement des fournisseurs dans UMOJA et UNGM :

  • Sensibiliser les fournisseurs potentiels à se faire enrôler dans les nouvelles Plateformes UMOJA et UNGM ;
  • Obtenir des fournisseurs les documents requis pour faciliter leur enregistrement et leur enrichissement  dans les systèmes des Nations Unies ;
  • Aider au processus de création des fournisseurs en tant que "Business Partner", "Land Lord "ou "Third Party "puis l'envoyer à UMOJA MDM pour création ;
  • Agir et interagir avec les collègues de Brindisi pour attribution de numéros "Business Partner", "Land Lord" et avec le Bureau de New York pour attribution de numéro «  Third Party » ;
  • Interagir avec le bureau de Genève pour insertion des coordonnées bancaires du fournisseur dans UMOJA;
  • Créer une base de données pour tous les fournisseurs enregistrés dans les deux systèmes (UMOJA & UNGM) de gestion des fournisseurs.

Appui au service de transport :

  • Superviser le prélèvement de carburant à la pompe pour l’approvisionnement des véhicules OCHA-Kinshasa ;
  • Suivi avec le dispatch du classement de documents des véhicules tels que les autorisations de conduire pour le staff International, les factures les bons de commandes, etc ;
  • Vérifier les inventaires des pièces détachées des véhicules dans le stock

Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

Required Skills and Experience

Education : Même si un Diplôme de fin d’études secondaires est requis, la détention d’un diplôme d’études universitaires dans le domaine de gestion financière ou dans un domaine apparenté comme l’Administration publique, Gestion des Affaires, Droit, économie ou Sciences commerciales est vivement souhaitée.

Expérience : Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans le domaine de la gestion logistique et tenue des inventaires. Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise du logiciel « ATLAS » /ou « Umoja » ou tout autre logiciel d’inventaire serait un atout considérable.

Une expérience dans le dédouanement et le fret serait un atout.

Langues : Maîtrise parfaite du français écrit et parlé

  • Bonne connaissance professionnelle de l’Anglais
  • Connaissance des langues locales.

COMMENT POSTULER

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien "https://jobs-admin.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=106837

, un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant :

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences  et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer.  Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

OCHA applique une politique de tolérance zéro contre les cas d’exploitation sexuelle, abus sexuels et du harcèlement sexuel.

Selon la Circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2003/13, l’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « abus sexuel » toute atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, la menace d’une telle atteinte constituant aussi l’abus sexuel. Le « harcèlement sexuel » implique toute avance sexuelle non souhaitée, toute demande de faveur sexuelle, toute conduite verbale ou physique ou tout geste de nature sexuelle, ou tout autre comportement de nature sexuelle auquel on pourrait raisonnablement s'attendre ou sembler choquer ou humilier. Le harcèlement sexuel peut se produire lorsqu'il interfère avec le travail, devient une condition d'emploi ou crée un environnement intimidant, hostile ou offensant.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.