Contexte organisationnel

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.

 Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,8 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2021. La situation alimentaire a connu une dégradation importante avec une baisse de production céréalière de 6,28% par rapport à l’année dernière et de 6,33% par rapport à la moyenne quinquennale. Pour renforcer la section Administration- Appui aux Operations, au regard des activités de plus en plus croissantes, le bureau OCHA Tchad ouvre un poste de Commis Logistique, Grade GS3/ICS3.

Le commis logistique travaillera sous la supervision directe de l’Associé Principal à l’Administration & Logistique, en étroite collaboration avec toute l’équipe de l’unité pour la réussite et la mise en œuvre réussie des activités à lui confiées.

Responsabilités

Sous la supervision directe de l’Associé principal à l’Administration & Logistique, et de toute l’équipe de la section Appui aux Operations, le/la Commis assumera les tâches suivantes :

• Apporter tout le soutien nécessaire, à la gestion courante des petites activités de bureau et les préparatifs des réunions etc ;
• Assurer la gestion du petit stock des matériels de bureau etc ;
• En charge de l’entretien et de l’hygiène des locaux ; 
• Appuyer la section Administrative dans les petites taches récurrentes journalière qui sont entre autres : la photocopie des documents, les distributions des courriers dans les différentes sections et ministère public ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour la logistique dans le cadre de la réalisation de supports, l’organisation des événements publics, de séminaires et les missions de terrain ;
• Faire la mise en place des besoins récurrents pour l’organisation des réunions de coordination générale ou sectorielle ;
• Maintenir un contact régulier avec les assistants administratifs afin d’assurer une bonne circulation des informations et de coordonner les actions à entreprendre dans la journée ; 
• Maintenir un contact régulier avec les médias locaux et internationaux et mettre à jour la base de données des médias ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le responsable de la section / le chef de bureau.•

Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui de l’équipe Administrative au bureau.

CORE

Atteindre les résultats :

NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante :

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.

Apprendre continuellement :

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S'adapter avec agilité :

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.

Agir avec détermination :

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant.

S'engager et s'associer :

NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Faciliter la diversité et l'inclusion :

NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.

COMPETENCES TECHNIQUES

Administration & Opérations - Gestion des documents et des archives

• Appui a la gestion globale des documents (imprimés ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.

Administration & Opérations - Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)

• Appui pour gérer les événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.

Gestion d’Entreprise -  Communication

• Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par communication écrite et verbale ; adapter les messages et choisir des méthodes communication selon le public. 
• Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux médias et autres canaux appropriés.

Gestion d’Entreprise - Planification et Organisation :

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;
• Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins ;
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Mots Clés

• Connaissance des procédures administratives, capacité d’écoute, communication Claire et flexibilité dans le travail.

Education :

• Posséder un diplôme d’étude secondaire.
• Etre détenteur d’un diplôme de niveau BTS (Brevet de Technicien Supérieur) sera un atout mais n’est pas obligatoire.  
• Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.

 Expérience :

• Avoir au minimum 3 ans d’expérience professionnelle ; 
• La Connaissance des questions administratives est un atout ;  
• Bonne aptitude à la communication orale et à la rédaction ;
• Esprit d’initiative ;
• Bonnes relations interpersonnelles ;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
• Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile.

Langues :

• La maitrise parfaite du français. Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.