Background

Contexte organizationnel

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.

 Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,8 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2021. La situation alimentaire a connu une dégradation importante avec une baisse de production céréalière de 6,28% par rapport à l’année dernière et de 6,33% par rapport à la moyenne quinquennale.

 Pour renforcer la section Administration- Appui aux Operations du bureau OCHA Tchad et au regard des activités de plus en plus croissantes, et afin de mieux répondre aux nombreuses sollicitations et besoins du bureau, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Assistant(e) Administratif (ve) grade GS4/ICS4

L’Assistant(e) Administratif(ve) travaillera sous la supervision directe de l’Analyste à l’Administration& Finance et en étroite collaboration avec toute l’équipe de la section et le Bureau du PNUD au Tchad pour assurer la mise en œuvre réussie des activités à lui confiées.

Duties and Responsibilities

Responsabilités

• Préparer les dossiers d’achats ;
• Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
• Effectuer le suivi administratif des dossiers de paiement (voyages, mission, fournitures de bureau, transport ;
• Assurer le classement des documents comptables ;
• Faire le suivi des congés et ARC (Annual Record Card) du personnel national et international ;
• Assister à l’organisation d’évènements (Réunions, Atelier, etc.) ;
• Appuyer la préparation des documents de travail (photocopie, scan, préparation des packages) ;
• Assurer la gestion du stock de carburant ;
• Procéder à un archivage électronique et chronologique des dossiers du personnel ;
• S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie du bureau.

Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui de l’équipe Administrative au bureau.

Competencies

Compétences

CORE

Atteindre les résultats :

NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante :

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.

Apprendre continuellement:

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S'adapter avec agilité :

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.

Agir avec détermination :

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant.

S'engager et s'associer :

NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Faciliter la diversité et l'inclusion :

NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.

COMPETENCES TECHNIQUES

Administration & Opérations - Gestion des documents et des archives

• Gestion globale des documents (imprimés ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.

Administration & Opérations - Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)

• Capacité à gérer les événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.

Administration & Opérations - Gestion des stocks

• Chaque bureau s'assure que suffisamment d'articles d'inventaire sont disponibles pour utilisation ainsi que des rapports pour les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de $5 000 et plus.

Gestion d’Entreprise - Communication

• Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par communication écrite et verbale; adapter les messages et choisir des méthodes  communication selon le public ; 
• Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux médias et autres canaux. appropriés.

Gestion d’Entreprise - Planification et Organisation :

• Développe des objectifs clairs qui soient compatibles avec les stratégies convenues ;
• Identifie les activités et taches prioritaires et modifie les priorités selon les besoins ;
• Suit l’exécution des plans et actions si nécessaires et utilise le temps efficacement.

Mots Clés

Connaissance des procédures administratives, capacité d’écoute, communication Claire et flexibilité dans le travail.

Required Skills and Experience

Education

• Posséder un diplôme d’étude secondaire ;
• Être titulaire d’un diplôme de BTS (Brevet de Technicien Supérieur) serait un atout.

 Expérience

• Justifier d’un minimum de quatre années d’expérience professionnelle dans le domaine connexe, (une année d’expérience professionnelle avec le niveau de Licence) ;
• Posséder une (1) année d’expérience dans une agence des Nations Unies, comme personnel régulier ou consultant est un atout. 
• Une bonne connaissance des questions administratives ;  
• Excellente connaissance en utilisation des machines et équipements de bureau photocopieur, imprimante, scan, etc.

Langue

• La maitrise parfaite du français ;
• Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.