Associé (e) Administratif (ve)


Location : N'Djamena, CHAD
Application Deadline :22-Aug-22 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-6
Languages Required :
French  
Duration of Initial Contract :12 mois avec possibilité d'extension

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Organizational Context

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi qu’à des problématiques humanitaires persistantes liées à l’insécurité croissante sur certaines parties du territoire et dans les pays voisins à l’Est et au Sud, ainsi qu’aux défis socioéconomiques, sanitaires et climatiques, dans un contexte de transition politique. L’exposition aux effets du changement climatique, l’ampleur des violences perpétrées par des groupes armés dans la région du bassin du Lac Tchad, la fragilité de la situation sécuritaire dans les pays limitrophes et les conflits intercommunautaires dans un contexte de sous-développement, pérennisent la situation humanitaire au Tchad.

 Le pays a par ailleurs connu également ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Près de 5,3 millions de personnes (51% de femmes) souffrent d’insécurité alimentaire dont 1,8 million en insécurité alimentaire sévère, selon la situation projetée du cadre harmonisé de novembre 2021. La situation alimentaire a connu une dégradation importante avec une baisse de production céréalière de 6,28% par rapport à l’année dernière et de 6,33% par rapport à la moyenne quinquennale. Pour renforcer la section Administration- Appui aux Operations du bureau OCHA afin de répondre aux nombreuses sollicitations du bureau OCHA N’Djamena et les sous bureaux, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Associé (e) à l’Administration Grade GS6/ICS6.

L’Associé (e) à l’Administration travaillera sous la supervision directe du Chef de la section Administration-Appui aux Operations et en étroite collaboration avec toute l’équipe de la section et le Bureau du PNUD au Tchad pour assurer la mise en œuvre réussie des activités à lui confiées.


Duties and Responsibilities

  • Assurer la collecte des besoins des sous bureaux OCHA pour en faire le traitement et le suivi des approvisionnement et les aider dans la gestion des stocks ;
  • Etablir les besoins en matériels et fournitures pour le bon fonctionnement du bureau OCHA et des sous bureaux ;
  • Assister à l’élaboration des plans d’achats annuels et aux processus d’achats/acquisitions selon les normes établies ;
  • Assurer la préparation des documents d’achats et le suivi des signatures et contrôles par niveau, y compris la réception et la vérification des factures fournisseurs avant de les transmettre aux paiements ;
  • Assurer la transmission et faire le suivi rigoureux des dossiers de paiements auprès des services compétents à OCHA et au PNUD ;
  • Initier les demandes de paiement des factures fournisseurs/prestataires de service via UMOJA ;
  • Informer régulièrement les fournisseurs/prestataires de service sur le statut du paiement de leurs factures ;
  • Assister à la vérification mensuelle des transactions financières assurées par le PNUD(IOVs) ; 
  • Assurer un archivage électronique et chronologique des dossiers d’achats et des paiements des fournisseurs/prestataires de service ;
  • Assurer le classement des documents administratifs et comptables ;
  • Assister le personnel dans les requêtes émises (visa de séjour, logement, déplacement, divers besoins de matériel de travail, requêtes de routine) ;
  • Effectuer le suivi des dossiers administratifs : voyages, frets, courriers, pouch diplomatiques ;
  • Faire le suivi des convocations aux réunions, de la mise en place de la salle de réunion ;
  • Assister à l’organisation d’évènements ; Appuyer la préparation des documents de travail (photocopie, scan, préparation des packages) ;
  • S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par la hiérarchie.

Les principaux résultats attendus entraîneront les répercussions sur l’efficacité générale du bureau OCHA Tchad, y compris sur l’amélioration des résultats et de l’appui de l’équipe Administrative au bureau.


Competencies

Compétences

CORE

Atteindre les résultats :

NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.

Penser de manière innovante :

NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.

Apprendre continuellement :

NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S'adapter avec agilité :

NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.

Agir avec détermination :

NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant.

S'engager et s'associer :

NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Faciliter la diversité et l'inclusion :

NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.

COMPETENCES TECHNIQUES

Administration & Opérations - Gestion des documents et des archives

  • Gestion globale des documents (imprimés ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.

Administration & Opérations - Gestion des stocks

  • Chaque bureau s'assure que suffisamment d'articles d'inventaire sont disponibles pour utilisation ainsi que des rapports pour les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de $5 000 et plus.

Administration & Opérations Gestion des contributions

  • Capacité à recevoir, enregistrer, déclarer et gérer les contributions reçues.

 Administration & Opérations - Compréhension commerciale au sein du secteur public

  • Comprend le rôle, l'importance et les pratiques comptables des activités commerciales ;
  • Comprend les options de génération de revenus et les risques et récompenses connexes ;
  • Comprend l'importance des fournisseurs commerciaux pour le secteur public et évalue leur résilience financière ;
  • Est à l'aise avec les comptes du secteur privé et leur utilisation au sein des ramifications commerciales et des filiales ;
  • Possède des compétences d'influence et de négociation et peut faciliter et s'engager dans un « dialogue compétitif productif » ;
  • Comprend le cycle d'approvisionnement ainsi que la portée et les caractéristiques d'une bonne gestion des contrats.

Administration & Opérations-  Gestion immobilière et des actifs

  • Capacité à évaluer la demande d'investissements en biens fonciers et immobiliers et à mettre en œuvre une stratégie d'investissement pour les actifs ;
  • Comprendre les réglementations et les normes relatives aux biens et actifs et s'assurer de leur conformité ;
  • Capacité à effectuer des évaluations précises des immobilisations pour les terrains et les bâtiments.

Gestion d’Entreprise - Planification et organisation

  • Élabore des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues ; détermine les activités et les affectations prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l'accomplissement du travail ; prévoit les risques et les imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficace.

Gestion d’Entreprise - Satisfaction client/Gestion des clients

  • Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, fournir des solutions cohérentes et fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. 
  • Fournir des apports au développement de stratégie de service à la clientèle. 
  • Recherchez des moyens pour aller au-delà de l’attente immédiate des clients.
  • Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Mots Clés

Connaissance avérée des procédures d’achat et de gestion des stocks, maitrise d’un système de gestion de type ERP, avoir une bonne orientation client.


Required Skills and Experience

Education

  • Être titulaire d’un Diplôme de fin d’études secondaires ;
  • Être titulaire au moins d’un BTS en Comptabilité, Administration, Finance, ou tout domaine apparenté, une Licence en gestion, comptabilité, Administration serait un atout.

Expérience

  • Avoir un minimum de 6 années (3 ans avec la Licence) d’expérience professionnelle dans un poste similaire, dans une agence des Nations Unies, ou toute autre organisation internationale, une ONG, ou le secteur privé ;
  • Démontrer une bonne connaissance d’un système de gestion intégré, SAP, UMOJA, etc. ;
  • Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc. ;
  • Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière ;
  • Le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.

Langue

  • La maitrise parfaite du français ;
  • Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.



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