Background

Dans le cadre de la mise en place d’un Roster d’Asssitant Administratif et Financier de projet PNUD et agences affiliées, le PNUD s’apprête à recruter un certain nombre d’ Assistants Administratifs et Financiers de Projets.
Afin de préparer ces recrutements, le Bureau du PNUD Madagascar  souhaite constituter rapidement une liste de réserve de candidatures et c’est dans ce cadre qu’il lance le présent avis d’appel à Candidature.

Après une période de publication du présent appel sur deux semaines, le PNUD procèdera à une analyse des CV et des lettres de motivation en vue d’établir une première  présélection de candidats. Les candidats issus de cette première phase de pré sélection seront invités à passer un test écrit et oral.

Après cette deuxième phase de pré sélection, un certain nombre de candidats seront invités à participer à des entretiens au PNUD.  Ces différentes étapes ont pour but de constituer cette liste de réserve. Les candidats qui auront passé cette dernière étape avec succès seront retenus pour constituer cette liste de réserve.

Dans le cadre de la mise en place d’un Roster d’Asssitant Administratif et Financier de projet PNUD et agences affiliées, le PNUD s’apprête à recruter un certain nombre d’ Assistants Administratifs et Financiers de Projets.
Afin de préparer ces recrutements, le Bureau du PNUD Madagascar  souhaite constituter rapidement une liste de réserve de candidatures et c’est dans ce cadre qu’il lance le présent avis d’appel à Candidature.

Après une période de publication du présent appel sur deux semaines, le PNUD procèdera à une analyse des CV et des lettres de motivation en vue d’établir une première  présélection de candidats. Les candidats issus de cette première phase de pré sélection seront invités à passer un test écrit et oral.

Après cette deuxième phase de pré sélection, un certain nombre de candidats seront invités à participer à des entretiens au PNUD.  Ces différentes étapes ont pour but de constituer cette liste de réserve. Les candidats qui auront passé cette dernière étape avec succès seront retenus pour constituer cette liste de réserve.

Duties and Responsibilities

Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats suivants:

  • Respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière axée sur la clientèle ;
  • Mise en œuvre des accords de partage de coûts et fonds d’affectations, élaboration des conditions de contributions à l’effort de mobilisation de ressources du projet ;
  • Elaboration de propositions et mise en œuvre des stratégies de réductions de coûts en consultation avec toute l’équipe.

Assurer la gestion budgétaire des projets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants:

  • Préparation des révisions budgétaires du projet ; 
  • Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
  • Préparation de l’exercice de planification des ressources financières ; 
  • Elaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;
  • En étroite collaboration avec les unités de Gestion et d’Appui au Programme et Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
  • Appui au reporting annuel du projet. 

Assurer l’appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants : 

  • Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements de l’unité dans le système de gestion intégré du PNUD, ATLAS ;
  • Réalisation des paiements dans ATLAS des prestations liées à la mise en œuvre du projet 
  • Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;
  • En étroite collaboration avec l’unité d’appui à la gestion du Programme (PMSU) et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ; 
  • Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
  • Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles ;  

Aider au suivi des dossiers:

  • Partage du savoir et renforcement de la connaissance du projet afin d’atteindre les résultats suivants : 
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme ;
  • Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.

Assurer le suivi des activités et l’obtention des résultats :

  • Assurer la bonne mise en œuvre des activités basées sur le suivi et l'analyse continue des besoins humanitaires et de développement, des capacités d'intervention, de la situation d'accès, de l'environnement opérationnel et des problèmes de sécurité applicables et de l'avancement des activités dans la zone ouest ;
  • Faciliter l'atteinte des résultats attendus dans la zone ouest en étroite collaboration avec le chef d’unité Gouvernance et les coordonnateurs des programmes et projets du PNUD ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le superviseur.
  • Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité Programme.;
  • Une analyse exacte et une présentation des informations renforcent la capacité du bureau du RRA/P et fait la promotion de l'image du PNUD comme un contributeur effectif au développement du pays;
  • Les initiatives du titulaire du poste sont décisives du fait du travail et la finalisation opportune des taches.

Competencies

Finance:

  • Connaissance des concepts, des principes, des cadres, des normes, des règlements, des politiques et des tendances en matière de comptabilité, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Administration & Operations:

  • Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ;
  • politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l'archivage.
  • Capacité à collecter, enregistrer, conserver et distribuer le courrier et la valise diplomatique du PNUD ;
  • capacité à gérer les archives;
  • Capacité à gérer des événements, y compris l'identification des lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc. 

Required Skills and Experience

Education:

  • L’obtentiond’un diplôme de niveau secondaire est requise ou
  • Un baccalaureate en finances et en comptabilité ou un diplome equivalent ou Une certification en Finances sera dûment pris en considération.

Experience:

  • Minimum de 5 ans d’expérience pertinente avec l’enseignement secondaire, et 2 ans d’experience avec un diplôme de maitrise dans la gestion administrative et financière des projets et programmes dans une organisation non gouvernementale nationale/internationale ou une organisation internationale ou au sein d’entreprise privée ;
  • Une expérience professionnelle récente ou en cours serait considérée comme un avantage certain ;
  • Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.)
  • Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS) serait considéré comme un avantage certain .

Langage:

  • Excellente connaissance du Français.