Historique

Toute clarification concernant cette proposition doit être soumise par courriel à proc.dji@undp.org au plus tard le _20 novembre 2022

Le PNUD accueille les propositions de consultants individuels ainsi que de sociétés ayant une expertise pertinente en matière de communication.

Toute demande d’éclaircissements doit être envoyée par écrit ou par courrier électronique à l’adresse indiquée ci-dessus. Le PNUD répondra par écrit ou par courrier électronique, et enverra à tous les soumissionnaires les copies des réponses écrites avec toutes les clarifications nécessaires, sans mentionner l’auteur de la question.

CONTEXTE

La justice est un des piliers de l’Etat de droit. À Djibouti, elle fait cependant face à des défis importants. Elle est perçue comme difficile d’accès, les services judiciaires sont difficiles à utiliser, les délais de justice sont longs, le langage juridique est hermétique, la connaissance des citoyens à l’égard du droit et de l’aide disponible sont faibles.

Pour remédier à tout cela, le Ministère de la Justice et des Affaires Pénitentiaires, chargé des Droits de l’Homme, a entamé des réformes.  Un effort de réforme important se poursuit pour renforcer la prestation et l'accès à la justice.  Une partie de ces réformes est mise en œuvre par le biais du projet d'appui à la Justice (PAJ) financé par l'Union Européenne, qui est exécuté par le PNUD en collaboration avec le Ministère de la Justice et d'autres acteurs nationaux.

La communication est essentielle pour le processus de réforme, à la fois pour informer les gens de leurs droits et des voies de recours pour protéger leurs droits, et pour informer les gens des institutions de la justice et de leurs activités.

Cependant, la communication du ministère ne répond pas aux besoins d’une société en constante évolution et où l’information est devenue primordiale. Les citoyens ne sont pas informés de leurs droits, les actions du Ministère ne sont pas visibles et les infrastructures d’accueil n’existent pas ou si elles existent ne sont pas opérationnelles. Pour l’instant, l’intranet n’est pas encore en place et il n’existe pas de journal propre au Ministère. Les supports utilisés ne permettent qu’un faible impact de ces actions sur les groupes cible visés.

La Communication du Ministère est sous la responsabilité de la Direction de la Communication, des nouvelles technologies et de la documentation.

Elle est chargée :

• De la gestion, de la diffusion et du développement de l'information ;
• De la préparation et de la mise en œuvre des plans d'action destinés à promouvoir la communication et l'information relatives à la politique juridique et judiciaire du pays en procédant à l'étude, l'élaboration et le suivi d'un schéma directeur de la communication et de l'information dans l'objectif de rendre compte de l'action du Gouvernement dans le domaine judiciaire ;
• De la documentation et des archives du Ministère ;
• De l'introduction et de la gestion des nouvelles technologies.

La Direction de la Communication, des nouvelles technologies et de la Documentation comprend deux services :

• Le service de la communication et des nouvelles technologies,
• Le service de la documentation.

Cette consultation s'inscrit dans le cadre du projet d’appui à la justice et concerne toutes ses activités de communication visant à renforcer le Ministère de la Justice, le Médiateur de la République et la Commission Nationale des Droits de l’Homme dans leurs efforts de communication.

Devoirs et responsabilités

DESCRIPTION DU PROJET

Le projet d’appui à la justice s’inscrit dans la vision 2035, et le Plan National de Développement 2020-2024 dénommé Djibouti ICI, qui met spécifiquement l'accent sur la gouvernance politique et judiciaire.

Le projet d’appui à la justice a pour objectifs de renforcer l’Etat de droit et des droits de l’homme, y compris l’équité de genre, et d’améliorer la gouvernance judiciaire à travers quatre produits :

• Produit 1 - Le fonctionnement des institutions est amélioré dans le secteur de la justice
• Produit 2 - L’accès au droit et à la justice est amélioré pour tous
• Produit 3 - Le dispositif de formation des acteurs de la justice est renforcé
• Produit 4 - Un système intégré de gestion de l’information judiciaire et pénitentiaire est opérationnel

Les présents Termes de Référence concernent l’exécution du produit 1 : Le fonctionnement des institutions est amélioré, notamment les activités 1.1.2 appui au développement et à la mise en œuvre d'une stratégie de communication pour le Ministère de la justice ; 1.3.2 appui au développement et à la mise en œuvre d'une stratégie de communication pour la CNDH ; 1.4.1 Appui au renforcement des capacités du Médiateur de la république en matière de communication.

Les termes de Référence concernent également le produit 2 : L’accès au droit et à la justice, notamment l’activité 2.2.3 appui à la sensibilisation des populations à leurs droits.

ÉTENDUE DES TRAVAUX, RESPONSABILITÉS ET DESCRIPTION ANALYTIQUE DES TRAVAUX PROPOSÉS

Le consultant national établira un diagnostic qui abordera de manière globale les besoins en communication du Ministère de la Justice y compris des tribunaux et prisons, de la Commission Nationale des Droits de l'Homme et du bureau du Médiateur de la République (par la suite, elles seront appelées institutions). Des analyses et actions distinctes devront être décrites pour chacune de ces institutions.

L'objectif général du diagnostic et des plans d’action est de renforcer l'État de droit, le respect des droits de l'homme et l'accès à la justice. Cela se fera par le biais de deux stratégies :

• De mieux faire comprendre le rôle des institutions, la confiance et le respect dont elles jouissent et de rendre les informations les concernant plus accessibles. Pour atteindre cela, les plans d’action doivent aider les institutions à répondre aux attentes du public en matière d'accès et de droit à l'information, à renforcer la transparence des actions et à développer les capacités et la coordination des activités de communication.
• Rendre la justice plus accessible en donnant aux gens des informations sur leurs droits et sur la façon de les protéger.

Le diagnostic et les plans d’action doivent porter sur la communication externe et doivent comporter notamment les éléments suivants :

A) Analyse

• Etat des lieux en ce qui concerne les capacités, les outils et les informations disponibles pour la communication
• Les principaux groupes qui seront visés par les efforts de communication. Un effort doit être fait pour identifier spécifiquement les besoins de communication des groupes vulnérables en matière de justice et de droits de l'homme dans tout le pays.

B) Information à communiquer

• Les messages spécifiques à transmettre à chaque groupe cible et les situations dans lesquelles elles ont besoin de recevoir une communication
• La communication informative au quotidien ainsi que la communication en réponse à une crise.
• Les informations et le message à communiquer par les institutions, cela devrait inclure :  
  • Les contacts et des services des institutions
  • Droits de l'homme tels que protégés par les lois et conventions internationales en vigueur à Djibouti
  • Les réformes de la justice en cours, y compris le PAJ

C) Moyens et outils de communication

• Les moyens pour chaque acteur de communiquer avec les groupes cibles, notamment:
  • Electroniques :  site internet, intranet.  Cela devrait inclure
    • La mise à jour du site web du ministère de la justice
    • La création du site web pour le Médiateur qui permette le dépôt des plaintes en ligne (le Médiateur a déjà avancé à cet égard).
    • Création d'un site-web central pour toutes les institutions judiciaires à destination du public.
  • Papier : brochures, dépliants, presse écrite. Cela devrait inclure des brochures et des documents imprimés qui seront disponibles au nouveau service d'accueil du Palais de Justice.
  • Oraux/réseaux : réunion, atelier, session d’information. Cela devrait inclure des possibilités d'utiliser la justice mobile pour la communication.
  • Audio-visuels : radio-TV. La radio étant très écoutée à Djibouti.
  • Infrastructures d’accueil, un centre de contact.
  • Événements : Cela devrait inclure
    • Une campagne de communication sur le mandat et la mission de la CNDH ;
    • Une campagne de communication afin de faire connaitre le mandat et le fonctionnement du Médiateur de la République à l’intérieur du pays ;
    • Une série de campagne de sensibilisation afin the sensibiliser les populations à leurs droits et au fonctionnement et à l’accessibilité de la justice formelle, notamment des campagnes spécifiques sur les droits spécifiques à la femme ;
    • Des portes ouvertes au Palais de Justice suite à la construction d’un service d’accueil et la réalisation de brochures et matériel informatif à ces occasions.
• Règles et procédures à suivre par les institutions pour communiquer avec les médias. Ces règles devraient déterminer l'équilibre entre le droit d'être informé et l'importance de la transparence, d'une part, et le droit à la vie privée, la présomption d'innocence, le droit à un procès équitable et les droits des victimes, d'autre part.

D) Plans de communication individuels

• Après le diagnostic, le consultant travaillera individuellement avec le Ministère de la Justice, la CNDH et le Médiateur pour développer un plan d’action avec un calendrier des activités de communication jusqu'à la fin de 2025. Si ces institutions choisissent de développer des actions communes à certains égards, le consultant les soutiendra et les inclura dans les plans d’action.
• Les ressources humaines, financières et matérielles dont chaque institution a besoin pour mettre le plan en œuvre, notamment la structure organisationnelle, des postes professionnels et la formation nécessaire. Le diagnostic et les plans d’action doivent proposer l'allocation des ressources disponibles pour la communication, y compris celles fournies par le PAJ et identifier les manques de ressources.
• Le diagnostic doit également définir des indicateurs et un système de suivi et d'évaluation.

Grâce au diagnostic et à la mise en œuvre des plans de communication, les résultats suivants devraient être atteints :

• Les citoyens connaissent leurs droits, savent à qui s’adresser et comment pour protéger leurs droits ;
• Le Ministère, la CNDH et le Médiateur de la République communiquent sur leurs activités ;
• Des informations pratiques sont fournies ;
• Les tribunaux sont mieux connus ;
• Une image positive des services judiciaires existe ou est créée ;
• Des infrastructures accueillantes sont créées avec un personnel formé et opérationnel ;
• Le Ministère de la Justice, la CNDH et le Médiateur disposent d'un personnel dédié à la communication et ce personnel a les compétences requises dans le domaine de la communication ;
• Les institutions sont perçues positivement par les citoyens.

ELEMENTS DE METHODOLOGIE

Le consultant national mènera des consultations dans chaque région (Ali Sabieh, Arta, Dikhil, Obock et Tadjourah). La Commission Nationale des droits de l’homme organisera des réunions avec les sociétés civiles et les acteurs concernés. Le consultant passera une journée dans chaque région soit un total de 6 jours.. Le projet fournira le véhicule. 

LIVRABLES ATTENDUS

ARRANGEMENTS INSTITUTIONNELS

Le consultant travaillera sous la supervision du conseiller technique principal du projet appui à la justice. Dans son travail, le consultant bénéficiera des conseils et du contrôle de qualité du Ministère de la Justice, de la CNDH le Médiateur et de l'expertise internationale fournie par le PNUD et ses partenaires.

DUREE DE LA MISSION

Trois mois

LIEU D’AFFECTATION

Djibouti

CALENDRIER DE PAYMENTS

• 20% avance à la signature du contrat
• 40% à la livraison d'un plan de travail, le diagnostic et l’atelier de validation  
• 40% à la livraison des plans d’action valides et la remise d'un rapport final sur la consultance.

Compétences

• Aptitude à interagir avec des personnes à n'importe quel niveau
• Avoir une solide capacité d'analyse et de synthèse des situations
• Avoir une solide capacité d'expression écrite et orale et des réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées
• Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité
• Une bonne compréhension de l'environnement opérationnel de Djibouti est un atout.
• La maîtrise du français écrit et parlé est indispensable

Qualifications et expériences requises

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

• Avoir au moins 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la communication. C'est un avantage si le candidat a déjà travaillé sur la communication dans le domaine de la justice et des droits de l'homme;
• Avoir de l’expérience dans l’élaboration de stratégies de communication de plans d'action budgétisés
• Avoir au moins une expérience de travail avec des institutions publiques

DOCUMENTS A INCLURE LORS DE LA SOUMISSION DE L’OFFRE

Les Consultants intéressés sont invités à soumettre les documents et renseignements suivants pour prouver leurs qualifications :

1. Offre technique :
   1. Lettre de motivation
   2. Description de la méthodologie sur la manière dont ils approcheront et effectueront le travail.
2. Offre financière. Veuillez utiliser ce modèle disponible via ce lien : Offerors Letter to UNDPhttps://popp.undp.org/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/UNDP_POPP_DOCUMENT_LIBRARY/Public/PSU_%20Individual%20Contract_Offerors%20Letter%20to%20UNDP%20Confirming%20Interest%20and%20Availability_FR.docx&action=default&DefaultItemOpen=1
3. CV personnel, en y incluant l’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références 

L'offre financière doit être globale.  Elle doit inclure les frais de communication et autres frais logistiques (espace de bureau, impression, etc.) nécessaires à la réalisation de la mission. Il devrait inclure les coûts des voyages éventuels. Elle ne doit cependant pas inclure les coûts d'éventuels ateliers car le PAJ les prendra en charge conformément à une méthodologie approuvée proposée par le consultant.

Notez que la méthodologie et l'offre financière ne doivent pas inclure la mise en œuvre d'activités de communication (élaboration de brochures, sites Web, etc.), mais se limiter à l'analyse et à l'élaboration de plans d'action comme décrit ci-dessus.

INFORMATIONS IMPORTANTES POUR LES ENTREPRISES

 Veuillez noter que les entreprises ne sont pas autorisées à postuler. Cependant, un membre du personnel peut postuler pour cette mission sur la base de son expertise et de ses références personnelles. 

Bien que le personnel doive mentionner dans la demande qu'il travaille pour une entreprise, il doit postuler et soumettre son offre financière en tant qu'individu et non en tant que représentant de l'entreprise ou en tant que membre d'une équipe. 

De ce fait, le candidat individuel intéressé est tenu de remplir le formulaire appelé "LETTRE DE L'OFFRANT AU PNUD CONFIRMANT DE L'INTÉRÊT ET DE LA DISPONIBILITÉ POUR LA MISSION D'ENTREPRENEUR INDIVIDUEL (IC)".

 Le candidat sélectionné aura le choix de signer soit un contrat individuel avec le PNUD, soit de demander à son employeur de signer une convention de prêt remboursable avec le PNUD au nom et pour le compte du candidat retenu.

Dans l'option où le candidat autorise à son employeur de signer ledit contrat "RLA", il communiquera au PNUD la personne de contact et les coordonnées de son employeur à cet effet. 

Il est noté que son employeur recevra les paiements convenus et, en contrepartie, mettra à disposition le candidat sélectionné qui exercera ses fonctions conformément aux termes de référence, qui font partie intégrante de l'accord.

EVALUATION DES OFFRES

Le contrat sera attribué au consultant individuel dont l’offre a été évaluée et déterminée comme étant, à la fois :

A) Evaluation technique (peut être défini comme respectant pleinement les termes de référence fourni) pour 70 points. Ces points sont accordés pour les qualifications et l'expertise professionnelles (50 points) et la méthodologie proposée (20 points).

B) Evaluation financière (offrant le prix/coût le plus bas) pour 30 points.

Annexe

Annexe 1- CONDITIONS GÉNÉRALES RELATIVES AUX CONSULTANTS INDIVIDUELS.

Annexe 2 - LETTRE DE SOUMISSION AU PNUD CONFIRMANT L'INTERET ET LA DISPONIBILITE DU PRESTATAIRE INDIVIDUEL (IC)

https://popp.undp.org/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=/UNDP_POPP_DOCUMENT_LIBRARY/Public/PSU_%20Individual%20Contract_Offerors%20Letter%20to%20UNDP%20Confirming%20Interest%20and%20Availability_FR.docx&action=default&DefaultItemOpen=1