Background
El PNUD trabaja en cerca de 170 países y territorios, ayudando a lograr la erradicación de la pobreza, y la reducción de las desigualdades y exclusión. Asistimos a los países en el desarrollo de políticas, capacidades de liderazgo, asociación e institucionales; y a crear resistencia con el fin de obtener resultados en materia de desarrollo.
Nos concentramos en ayudar a los países a elaborar y compartir soluciones para los desafíos que plantean las cuestiones siguientes:
- Desarrollo sostenible
- Gobernanza democratica y mantenimeinto de la paz
- Clima y resiliencia a los desastres
En cada una de estas esferas temáticas, el PNUD defiende la protección de los derechos humanos y especialmente el empoderamiento de la mujer. El PNUD es parte del Sistema de las Naciones Unidas en RD desde 1964.
Bajo la dirección y supervisión directa del/la Oficial de Adquisiciones, e/la Asistente de Adquisiciones brinda el apoyo logístico especializado necesario en las actividades diarias del equipo de trabajo, de conformidad con estos términos de referencia.
El/ la Asistente de Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con los equipos de operaciones, programas, proyectos en la Oficina País y el personal de la sede del PNUD para intercambiar información y asegurar un servicio consistente.
Duties and Responsibilities
- Administración y aplicación de estrategias operativas
- Apoyar en los procesos de adquisiciones
- Facilitación de la construcción del conocimiento y el intercambio de conocimiento.
1. Apoyar en la administración y aplicación de las estrategias operativas que se centran en la consecución de los siguientes resultados:
- Cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y estrategias PNUD relativas a actividades de adquisiciones (Procurement).
- Provisión de insumos a la Oficina país para la contratación de procesos de negocios y elaboración de procedimientos internos operativos estándar (SOP) en compras y contrataciones en consulta con la gerencia de la Unidad de Adquisiciones.
2. Apoyar en la administración y aplicación de las estrategias operativas que se centran en la consecución de los siguientes resultados:
- Cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y estrategias PNUD relativas a actividades de adquisiciones (Procurement)
- Provisión de insumos a la Oficina país para la contratación de procesos de negocios y elaboración de procedimientos internos operativos estándar (SOP) en compras y contrataciones en consulta con la gerencia de la Unidad de Adquisiciones
3. Apoyar en los procesos de adquisiciones de la Oficina País, proyectos NIM/DIM y a solicitud de otras agencias centrados en el logro de los siguientes resultados:
- Apoyar en la preparación y realización de las peticiones de oferta, ITB o RFP, la recepción de cotizaciones, ofertas o propuestas, su evaluación, negociación de ciertas condiciones de los contratos, en total conformidad con las normas y reglamentos del PNUD.
- Preparación de órdenes de compra y contratos dentro y fuera de Atlas, preparación de pedidos recurrentes de compra para la contratación de los servicios, la creación de suplidores en Atlas.
- Implementación del sistema de control interno que asegura que las órdenes de compras están debidamente preparados y enviadas. acciones correctivas oportunas sobre las POs con errores de comprobación de presupuesto entre otros problemas.
- Organización de los procesos de compras conjuntas de las agencias de la ONU en línea con la reforma de la ONU.
- Mantenimiento de los archivos de la Unidad de adquisiciones
Impacto de los Resultados
Los principales resultados tienen un impacto en la eficiencia global de la Oficina país en la contratación y el éxito en la implementación de estrategias operativas. El análisis preciso y la presentación de la información, procesos de adquisición bien organizados y transparentes garantizan la satisfacción del cliente y la entrega oportuna a los programas / proyectos del PNUD. La información proporcionada facilita la toma de decisiones de la administración.
Competencies
Competencias básicas:
- Salvaguardar la ética y la integridad
- Demostrar conocimiento corporativo y el buen juicio
- Auto-desarrollo, la toma de iniciativas
- Actuar como un jugador de equipo y facilitar el trabajo en equipo
- Facilitar y fomentar la comunicación abierta en el equipo , la comunicación efectiva
- La creación de sinergias a través del autocontrol
- Manejo de conflictos
- El aprendizaje y el intercambio de conocimientos y fomentar el aprendizaje de otros. Promover el aprendizaje y la gestión del conocimiento / compartir es la responsabilidad de cada miembro del personal.
- Tomar decisiones de manera transparente
Competencias Funcionales:
Construcción de alianzas estratégicas
Level 1.1: Mantenimiento de información y base de datos
- Analiza la información general y selecciona materiales en apoyo de las iniciativas de los socios.
- Promoción del aprendizaje e intercambio de conocimientos
Level 1.1: Investigación y Análisis Básico.
- Investiga las mejores prácticas y plantea formas más eficaces de hacer las cosas
Experiencia Técnica
Level 1.1: Conocimientos fundamentales de los procesos, métodos y procedimientos
- Comprende los principales procesos y métodos de trabajo con respecto a la posición
- Posee un conocimiento básico de las políticas y procedimientos de la organización relativos a la posición y las aplica sistemáticamente en las tareas de trabajo
- Se esfuerza por mantener el conocimiento de empleo hasta a la fecha a través del estudio auto dirigido y otros medios de aprendizaje
- Demuestra buen conocimiento de tecnología de la información y la aplica en las asignaciones de trabajo
Promoción del cambio y Desarrollo Organizacional
Level 1.1: Presentación de información sobre las mejores prácticas en el cambio organizacional
- Demuestra habilidad para identificar los problemas y propone soluciones
Diseño e Implementación de Sistemas de Gestión
Level 1.1: Recopilación de datos e implementación de sistemas de gestión
- Utiliza bases de datos / otros sistemas de información de gestión
Orientación al cliente
Level 1.1: Mantiene una relación efectiva con los clientes
- Informa a los clientes internos y externos de una manera oportuna y apropiada
- Organiza y prioriza el horario de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos
- La promoción de rendición de cuentas y gestión basada en resultados
Level 1.1: Recopilación y difusión de información
- Reúne y difunde información sobre las mejores prácticas en los sistemas de gestión y de rendición de cuentas basada en los resultados
- Prepara entradas oportunas a los informes
Required Skills and Experience
Educación:
- Educación secundaria
- Licenciatura en administración y finanzas o carreras afines es deseable, pero no es un requisito.
Experiencia:
- 5 años de experiencia progresivamente responsable en administración, finanzas, adquisiciones, contrataciones o servicios de apoyo logístico a nivel nacional o internacional combinados con educación secundaria.
- O 2 años de experiencia progresivamente combinados con Licenciatura en Negocios, Administración o carreras afines, a nivel nacional o internacional.
- Dominio de herramientas básicas computacionales (procesadora de palabras, hoja de datos, comunicación electrónica, internet).
Idiomas:
- Español e inglés nivel básico
Información Adicional
- Contrato NPSA para candidatas/os nacionales y personas legales en el país;
- Solamente aquellas personas que sean preseleccionadas en la lista corta, serán contactadas para entrevistas.